En todo este proceso, se han ido sumando nuevos actores a la aventura; es el caso de Grupo Vocento, que desde finales de 2000 se erige como socio de la empresa. A su intensa actividad como uno de los principales valedores del cine español se suma la fuerza con la que la compañía entró a mediados de los años 90 en el ámbito de la producción televisiva, tanto con series como con programas concurso.
Así las cosas, a su evolución profesional le ha acompañado, irremediablemente, otra que afecta de manera directa a sus sistemas de información, con los que ha de cubrir la actividad de 150 empleados. El crecimiento informático experimentado por la firma ha sido el mismo que, en definitiva, padecen las empresas pequeñas que ven como su actividad se expande, esto es, la multiplicidad de bases de datos. Al principio, esta situación no planteaba problemas, pero con el paso del tiempo la gestión y mantenimiento de todo el entramado se vuelve mucho más complejo. A ello es preciso unir que, cada una de las bases de datos, se había convertido en islas de información totalmente inconexas entre sí. Cada uno de los departamentos se aferraba a su propia isla -contabilidad, producciones, marketing, informática, etc.-, dificultando extraordinariamente la compartición y explotación de toda la información.
Así se pone de manifiesto desde la productora, que apunta que sólo para el área de Contabilidad no existía una sola dimensión de coste, por lo que se reducía bastante el ámbito de análisis y control de la información, dándose incluso casos como que la Tesorería estaba separada de la Contabilidad.
En este contexto, resulta lógico pensar que desde el departamento de Sistemas de BocaBoca se persiguiera la consolidación de todas las bases de datos departamentales en un sistema integrado de gestión. De este modo, sería posible la optimización de la gestión de todas las áreas de la compañía, incorporando ventajas como la visualización del estado de las mismas en tiempo real.
Tras analizar diferentes alternativas en el mercado, la productora apostó por la solución de Microsoft Business Solutions Navision, de la mano del integrador Bindar. Entre los criterios que inclinaron la balanza del lado de Navision, el departamento de Sistemas apunta, además del bajo coste, la rápida implantación, la flexibilidad y facilidad de uso y la escalabilidad del producto. entre otros.
Así pues, el proyecto de implantación se desarrolló a lo largo de ocho meses, cubriendo no sólo el negocio nacional, sino también el internacional, con hasta 21 usuarios concurrentes. Tras las parametrizaciones realizadas por el equipo de Bindar, el resultado ha sido una solución orientada a la producción entendida como unidad de negocio básica, ampliando desde ese punto la funcionalidad necesaria para el resto de áreas de la compañía.
De esta manera y con objeto de simplificar la gestión, cada una de las producciones se concibe desde el punto de vista administrativo como si fuera una pequeña empresa, en la que los jefes de producción son los encargados de elaborar y controlar su cuenta de explotación.
Desde la implantación de Navision, BobaBoca disfruta de una mayor conectividad con otras aplicaciones, como es la solución de Nóminas, sin haber renunciado a la naturaleza modular de la aplicación. Los beneficios se revelaron desde el primer momento, accediendo a tareas antes impensables, como las previsiones de tesorería por distintas dimensiones (por cuenta corriente, por entidad bancaria, por producción, etc.).
Dos de los principales beneficiados con el proyecto en BocaBoca, en el desarrollo de su actividad diaria, son Ignacio Ribate, financiero, y Joaquín Rodríguez de la Fuente, jefe de Contabilidad, que coinciden a la hora de recalcar la notable mejoría del sistema de reporting y los procedimientos administrativos, al haber adaptado la solución a la problemática de las empresas productoras.
De este modo, BocaBoca puedo ahora gestionar de un modo centralizado desde la contratación con los proveedores y el control de la venta de derechos sobre ventanas de explotación al control y liquidación de las coproducciones y de la venta de Product Placement. En ese sentido, la integración con el entorno operativo Microsoft ha sido clave, puesto que Excel continúa siendo una herramienta esencial en la administración y Navision permite la importación de presupuestos a partir de formatos predefinidos en Excel. Sobre este misma base, el gestor cuenta con la flexibilidad de, en caso de modificaciones en la planificación temporal de las partidas presupuestarias o del plan de trabajo de los recursos o equipos asignados a la producción, acometer una reestimación de los presupuestos.
Otro de los puntos más destacados por los usuarios es el mayor automatismo existente, como sucede con la activación de todos los gastos de producción; así como el hecho de que la productora cuenta ahora con una base de datos de anteproyectos, es decir, contemplando el archivo, la evaluación y seguimiento.
Desde el punto de vista del cliente, la solución también cubre la gestión comercial con un pequeño módulo CRM con el que es posible la planificación de tareas. Esto es posible, en gran medida, gracias a la gestión documental y de ficheros con que ahora cuenta la productora, asociando a cualquier pantalla o documento, archivos Word, Excel, fotos o imágenes, vídeos, maquetas, etc.
