De Blas y cia es una conocida empresa de transporte interurbano que cubre diferentes localidades de la zona sur de la Comunidad de Madrid. Actualmente dispone de una plantilla de 500 empleados y una flota de 200 autobuses. Su facturación roza los 36 millones de euros.
En los últimos años, la compañía se enfrenta a la fuerte competencia de otros medios de transporte como el metropolitano, que han provocado evoluciones no deseadas de sus principales parámetros de negocio. En concreto, mientras que el número de viajes de su flota sigue al alza, el de pasajeros se ha reducido de manera significativa durante los tres últimos años.
Esta situación ha exigido según Joaquín Gallego, responsable de la Unidad de Análisis y Control, “la aplicación de nuevas soluciones en el área de planificación, con el objetivo de disponer de mejor información para la toma de decisiones. Para conseguirlo, hemos optado por la implantación de un proyecto global de gestión del rendimiento corporativo, que comenzamos a mediados del año pasado y que ahora se encuentra en plena fase de desarrollo”.
Los principales objetivos de este proyecto CPM, realizado con el apoyo de Lantares y los productos de Cognos, pasan por propiciar un cambio cultural que haga evolucionar la empresa desde un enfoque puramente administrativo, hacia otro de gestión de los parámetros de negocio; acabar con las manipulaciones de los datos fuera de los sistemas de información corporativos; eliminar los típicos análisis a través de hojas de cálculo Excel; disponer de información oportuna y de calidad para una correcta toma de decisiones; controlar permanentemente los riesgos y oportunidades de negocio; detectar las ineficiencias de gestión, y depurar e integrar los sistemas transaccionales de la compañía.
El proyecto cubre así todas las áreas de planificación desde el presupuesto, análisis, reporting y previsiones, hasta la monitorización de la información comparada con la realidad del negocio. En resumen, como apunta Gallego, “se trata de aumentar la rentabilidad de todos los procesos de negocio, cubriendo totalmente el ciclo de gestión de la empresa”.
En términos más tecnológicos, la fase primera del proyecto se soporta en la creación de un nuevo modelo de planificación con el concurso de Cognos Planning, la segunda se dirige al análisis y seguimiento del plan establecido (Cognos Powerplay y ReportNet), y la tercera acabará con la monitorización gracias a las herramienta Metrics Manager del mismo suministrador. En palabras de Gallego, “la selección de Lantares como integrador y consultor en el proyecto, y por ende de Cognos, se basó en las funcionalidades de los productos, sus facilidades de configuración y su coste”.
El estudio de situación previo al arranque del proyecto detectó que Blas y cia disponía de una planificación basada en un modelo descendente (Top-Down), que partía del departamento financiero y se extendía a lo largo de la organización. Este esquema implicaba una centralización excesiva que obstaculizaba la participación del resto de las áreas de negocio.
Por otra parte, había una excesiva introducción manual de datos y una no deseada dependencia del departamento de sistemas a la hora de solicitar la información necesaria para realizar los análisis. “En consecuencia, la balanza se desequilibraba hacia las tareas menos productivas: el 80 por ciento del tiempo se empleaba en tareas de introducción de datos, mientras que sólo se dedicaba un 20 por ciento a su análisis”, resume Gallego. Una forma de trabajar que también incapacitaba a la compañía la realización de simulaciones y revisiones necesarias sobre lo ya planificado.
En el momento actual, De Blas y cia ya ha cubierto varios de los objetivos principales del proyecto. Se ha conseguido reducir los costes de planificación, se han eliminado las hojas de cálculo, se realizan simulaciones y aunque el departamento financiero sigue gestionando el sistema, las otras áreas disponen de la información necesaria para planificar sus actividades de negocio, monitorizar su seguimiento y realizar las correcciones oportunas, sin depender de la información proporcionada por el departamento de sistemas.
Básicamente, en palabras de Joaquín Gallego, “hemos conseguido automatizar la construcción de un modelo de planificación que fluye de manera ascendente (Bottom-Up), lo que nos permite adelantarnos estratégicamente a las circunstancias cambiantes del mercado”.
