El e-Purchasing se puede definir como el proceso de automatizacin de la funcin de compras en las empresas. Se estructura en dos procesos e-sourcing y e-procurement. El e-sourcing se refiere al proceso de negociacin (planificacin, seleccin de proveedores, toma de decisin…) y suele tener un carcter eminentemente estratgico, mientras que el e-procurement se refiere a todo el proceso de aprovisionamiento (peticin de material / servicio, flujo de aprobaciones, aceptacin del material por el almacn…) y tiene carcter operativo.
En la actualidad, cuando se habla de e-purchasing se asocia a una herramienta informtica y an siendo cierto, no se debe olvidar que la idea que subyace es el deseo de profesionalizar y hacer ms eficiente la funcin de compras. Para conseguir este objetivo, las aplicaciones informticas de e-purchasing pueden utilizarse como un remedio eficaz para erradicar algunos de los grandes males de las organizaciones
1.- No conseguir las mejores condiciones de calidad, servicio y precio en la adquisicin de productos / materiales.
2.- Falta de transparencia e imposibilidad de trazabilidad (seguimiento) del proceso de compras.
3.- Poca agilidad en las compras y dificultad para realizar su control.
4.- Carencia de una nica poltica de compras.
Por lo general, las herramientas de e-purchasing aprovechan Internet para facilitar la relacin entre compradores y proveedores, de manera que existe un website (marketplace) donde los compradores reflejan sus necesidades y los proveedores realizan sus ofertas. En definitiva, lo que hacen estas herramientas es reproducir de forma virtual las negociaciones que antes se hacan cara a cara o por telfono y, al mismo tiempo, automatizan todo el proceso de negociacin, de adquisicin de la mercanca, el pago…
Como caractersticas generales encontramos
* El acceso se realiza mediante la introduccin de un cdigo de usuario y una contrasea.
* En funcin del perfil asignado por el administrador de la aplicacin, las funcionalidades a las que tienen acceso los usuarios de la herramienta son diferentes.
* Son aplicaciones modulares, de manera que se pueden adquirir slo aquellos mdulos que realmente se vayan a utilizar.
* Una vez realizada la fase de adjudicacin del pedido, integran los datos con los ERPs de las compaas.
Desde un punto de vista funcional, estas herramientas soportan la automatizacin de los dos grandes procesos de la funcin de compras
1. E-Sourcing o Negociacin realizacin de peticiones de oferta, bsqueda y seleccin de proveedores, envo y recepcin de ofertas, gestin de la negociacin y toma de decisiones, adjudicacin de proveedores, contrato y condiciones de suministro, realizacin de informes, etc.
2. E-Procurement o Aprovisionamiento configuracin y mantenimiento del catlogo de productos, lanzamiento de las solicitudes de pedido, flujo de trabajo y aprobaciones, recepcin / rechazo de pedido, pago, seguimiento de contratos y pedidos , informes, etc.
Las herramientas que hay en el mercado suelen estar especializadas en alguno de los dos procesos de la funcin de compras (e-sourcing y e-procurement), aunque casi todas cubren ambas funcionalidades. No se puede destacar una herramienta como la mejor, pero s se puede saber en qu est especializada cada una de ellas. Entre las empresas enfocadas al e-sourcing o negociacin se cuentan Fullstep, Portum y Goodex, entre otras. Y entre las especializadas en el aprovisionamiento, Opciona, Azertia, Oracle, SAP y Adquira.
Pese a la reciente aparicin de estas aplicaciones, ya existe una autntica leyenda sobre los ahorros que provocan en las organizaciones en las que se implantan; aunque, estas reducciones de costes hay que tomarlas con mucha precaucin.
Los proveedores de las herramientas hablan de dos tipos de ahorros ahorros en el coste de transaccin y ahorros en el coste de los materiales. Sin embargo, existe un tercer ahorro que no se suele comentar la filosofa del e-purchasing.
Los ahorros en el coste de transaccin son los que se producen por la mejora operativa del proceso de compras que, segn los proveedores, son de hasta un 80 por ciento. Pero este dato, que deslumbra a muchos directores generales, es slo una verdad a medias, porque es necesario saber de qu situacin se parte en una empresa cuando se instala una herramienta de este estilo, para poder determinar qu reduccin de costes de transaccin se puede aplicar.
Como regla general, se debe tener en consideracin que cuanto ms informatizada y menos burocrtica sea la funcin de compras de una organizacin, menor ser el ahorro por coste de transaccin que se recibir.
Desde el punto de vista operativo, se ahorra tiempo en llamadas telefnicas, fax, etc., se sustituye la realizacin de papeleo por la automatizacin de las mismas tareas, se evitan duplicidades de datos y se reducen errores.
Los ahorro en el coste de materiales son los que se obtienen por las reducciones en el precio de compra de los materiales que se adquieren y que suelen estar entre el 5 y el 6 por ciento del coste anual de las compras. Este dato depender mucho del tipo de materiales que necesite cada empresa y de la situacin de partida a la hora de instalar la herramienta.
El ahorro se consigue gracias al aumento de la competitividad, ya que al estar las herramientas en Internet y estar automatizados los procesos se tiene acceso a un mayor nmero de proveedores, mejorando la competitividad y, como consecuencia, el precio. Este porcentaje de ahorro puede parecer insignificante, pero, por ejemplo, para una empresa que compre 30 millones de euros al ao, el ahorro sera de 1,5 millones anuales.
Los ahorros procedentes de la filosofa del e-purchasing son los que se obtienen como consecuencia de la revisin del rea de compras que se debe realizar antes de instalar una herramienta de e-purchasing. Es el mayor de los ahorros que se puede obtener, pero es un ahorro a medio o largo plazo. No se suele destacar por los proveedores de las herramientas, ya que generalmente son vendedores de software y no asesores o consultores especializados en compras.
La instalacin de una herramienta de este estilo supone un punto de inflexin para el rea de compras de cualquier empresa y hay que aprovecharlo para realizar programas de mejora, una prctica que no se realiza en muchas reas de compra y que puede producir ahorros de hasta un 4-5 por ciento. Ejemplos de programas de mejora son programas de estandarizacin, de especializacin del personal, de comunicacin interna, etc. Y es que adems de su filosofa, el e-purchasing puede suponer una revolucin en muchos sectores, ya que empresas competidoras pueden comenzar a colaborar entre s para agregar volmenes y reducir el coste de adquisicin de sus materiales.
Diego de la Cruz Lpez y Carlos Mara Garca, profesores del rea de e-Business de IDE-CESEM.
