La puesta en marcha de un parque temático no está exenta de riesgos. Cada minuto de más entre el momento en que se adjudica el proyecto de construcción y su entrada en explotación se traduce en costes y en pérdida de beneficios. Por esta razón, acertar en las primeras decisiones es vital para el futuro desarrollo de la instalación.
Terra Mítica (TM) fue el tercer parque temático que se instaló en nuestro país hace cinco años. Desde el primer momento, los responsables de sistemas de la empresa confiaron en SAP como solución de gestión empresarial e implantaron la versión R/3 4.0b como paraguas para cubrir la práctica totalidad de las áreas departamentales, un proyecto que se realizó entre 1999 y 2000.
Con esta versión se dio cobertura al área financiera en los procesos de contabilidad general, cuentas a pagar y a cobrar, activos fijos, gestión de caja y de fondos y controlling; al área de gestión de proyectos; a los programas de compras y distribución; se cubrieron las tareas de Recursos Humanos tanto en la parte de nómina como de formación y selección y, por último, las de mantenimiento con la implantación del módulo PM. Una solución global que, como asegura Carlos de las Marinas, jefe de Sistemas y Telecomunicaciones, “fue un completo acierto que ha permitido al parque evolucionar dentro de un mismo entorno de trabajo y permitirnos atacar los nuevos proyectos de migración de plataforma que acabamos de finalizar recientemente”.
Proyectos que se han fraguado en un cambio de la antigua versión hacia SAP Enterprise (4.7) y la implantación de SAP PLM como módulo de mantenimiento para atracciones y obra civil, y que han supuesto unas inversiones cercanas a los 400.000 euros.
A lo largo de 2002, los responsables de sistemas de TM y los usuarios de las diferentes aplicaciones de gestión empezaron a realizar un análisis de las funcionalidades aportadas por la plataforma y a detectar indicios que manifestaban una infrautilización de sus capacidades. En concreto, el uso del módulo de mantenimiento no era el adecuado y tampoco en los procesos de selección y formación se utilizaba el módulo implantado y parametrizado.
No sólo era una cuestión de desaprovechamiento de las capacidades del sistema, incluso se tenía la sensación de un funcionamiento erróneo en algunos apartados. “durante los dos primeros años, la compañía profundizó en el conocimiento del negocio y se optimizaron muchos procedimientos de trabajo que no encajaban en las parametrizaciones iniciales, lo que nos llevó a realizar continuos ajustes en el sistema de información. Por otra parte, los usuarios tenían un conocimiento limitado de las funcionalidades de las aplicaciones, dado que preferían utilizar otros procedimientos más adaptados a sus tareas. Esta situación, en definitiva, era lo que provocaba una infrautilización de las soluciones e, incluso, errores no deseados”, comenta De las Marinas.
Además de estas conclusiones, se produjo otra inevitable. SAP anunció el fin del mantenimiento estándar de la versión 4.0b para finales de 2003, aunque por la fórmula de extensión se podía llegar al horizonte de 2006, si bien con penalizaciones de coste. “Este fue un factor determinante, ya que nos obligaba a realizar un gasto superior si queríamos continuar con la versión, algo que no se ajustaba a la estrategia de contención de costes auspiciada por Terra Mítica en aquellos momentos”.
Por último, la división de mantenimiento del parque, que prácticamente no estaba utilizando el módulo PM de la versión SAP, empezó a demandar un mayor control de su trabajo que le permitiera disponer de información de gestión integrada con otras áreas y abandonar los programas ofimáticos que habían ido utilizando hasta la fecha para resolver sus necesidades. “El área de mantenimiento es vital y necesita integrarse con otros muchos programas de negocio, la primera versión SAP no se ajustaba con exactitud a los requerimientos de los procesos y, por esta razón, los usuarios de esta división buscaron soluciones parciales que finalmente tampoco aportaban las facilidades requeridas”.
Ante esta tesitura, se plantearon dos alternativas de continuidad. Por un lado, seguir con la antigua versión hasta 2006, optimizando el módulo de mantenimiento y realizando una revisión del resto de los módulos y, por otro, hacer una migración de la versión antigua, con un esfuerzo suplementario en la formación de los usuarios y en el realineamiento de los procesos de negocio para adaptarlos al conocimiento interno adquirido, opción que fue elegida finalmente.
A partir de aquí se llevó a cabo la selección de la consultora encarga de realizar la migración. En este proceso, se elaboró un documento de requerimientos, con una descripción técnica por parte del departamento de sistemas, y un documento inicial que incluía las demandas de los usuarios en cuanto a la evaluación de las nuevas funcionalidades deseadas. Ambos análisis se remitieron a once consultoras.
De forma, se estudió también la experiencia de los posibles socios tecnológicos en proyectos análogos de cambio de versión y reingeniería de procesos, en la implantación de módulos de mantenimiento. Finalmente, HP Servicios obtuvo la puntuación más alta.
El suministrador presentó la oferta del proyecto de consultoría para el cambio de versión en marzo de 2003 y tres meses más tarde le fue adjudicado, para comenzar a finales de septiembre del mismo año y ponerlo en explotación en los primeros días del pasado mes de marzo.
Las áreas funcionales de TM involucradas en el proyecto de cambio de versión han sido: ventas, almacenes, restauración, merchandising, gestión de proyectos, compras generales, contabilidad general, cuentas a cobrar y a pagar, tesorería y activos fijos, control de gestión y las áreas de administración, selección y formación de Recursos Humanos.
Los servicios y productos ofrecidos han tenido un enfoque integral que incluía la dirección de proyecto, la consultoría funcional SAP de los diferentes módulos implicados, el desarrollo ABAP, la consultoría tecnológica SAP, formación, soporte y hardware, permitiendo a TM disponer de un único interlocutor para acometer el proyecto.
El alcance del proyecto contemplaba el análisis de la funcionalidad y los procesos anteriores, el cambio de versión, la realización de las peticiones realizadas por los usuarios, la adaptación de desarrollos a medida e interfaces, la formación y documentación de usuario en la nueva versión, la transferencia de conocimiento al personal de sistemas de TM, el soporte post-arranque y la renovación de la plataforma hardware.
En cuanto al módulo de mantenimiento, el proyecto ha cubierto las siguientes funcionalidades: definición del parque temático, mantenimiento correctivo y preventivo, solicitudes de trabajo y nuevas instalaciones, mantenimiento basado en condiciones, gestión de órdenes de trabajo, gestión de taller y de horas de trabajo, así como la integración con las facilidades de gestión de almacenes, compras de servicios, controlling (costes de mantenimiento), gestión de proyectos, activos fijos y control de presencia.
Entre estos proyectos de futuro, TM está pensando ya en remodelar su web estudiando nuevas posibilidades de Internet como canal de venta y buscar soluciones en los entornos de CRM y de facturación y firma electrónica.
