El Grupo Iberostar está compuesto por un conjunto de empresas dedicadas a los sectores turístico, hostelería y transporte aéreo, que incluyen establecimientos hoteleros, agencias de viajes y una línea charter con 6 aeronaves. Durante el año 2000, el grupo movió casi 9 millones de personas por todo el mundo y alcanzó un volumen de facturación cercano a los 276.000 millones de pesetas dentro de una organización que aglutina a una red comercial de 350 oficinas y más de 8.000 empleados, de los cuales unos 5.500 se localizan en España y el resto en el extranjero.
La propia diversidad de la actividad y su extensión geográfica dificultan la gestión de los recursos humanos del grupo. Desde esta perspectiva, hablamos de centros de trabajo en los que trabajan desde una sola persona, hasta complejos hoteleros donde, en temporada alta, pueden colaborar hasta 350 profesionales que se encuadran en cinco convenios laborales sectoriales diferentes y en otros dos de empresa.
En febrero de 2000, los responsables de recursos humanos del grupo vieron la necesidad de analizar las necesidades de futuro de su departamento con dos preocupaciones en la mente por un lado, adaptar la nómina al euro dentro de una empresa en plena expansión, por otro, gestionar de manera adecuada la carrera profesional de sus 8.000 empleados. Y todo ello sin provocar un crecimiento excesivo en las capacidades de los servicios administrativos centrales del grupo.
Desde el punto de vista funcional, la nueva aplicación debía cubrir varios requisitos ser una solución global que integrase tanto la administración de la nómina, como la gestión de los recursos humanos en sentido estricto; facilitar la descentralización de los procesos, de tal forma que la carga de datos se pudiera hacer en local, y que el acceso a la herramienta desde cada centro de trabajo se realizase en un entorno web. Como explica Rafael Sampol, jefe de personal, El futuro pasa por ampliar la gestión de nómina y recursos humanos a todos los centros y empleados del grupo y esto no podíamos hacerlo con la solución anterior que implicaba un gran esfuerzo a los servicios centrales del grupo. Necesitábamos una herramienta potente y versátil para alcanzar cada rincón de la organización y para facilitar tanto una alimentación de los datos en local, como su proceso centralizado. Por último, requeríamos un entorno de trabajo sencillo como el proporcionado por Internet. Con todo ello, la verdad es que el análisis de las herramientas de mercado se simplificó bastante, ya que no hay tantas que cumplan estos criterios.
Además de estos principios fundamentales de gestión, los responsables de Iberostar basaron su decisión en otros aspectos también decisivos. La solución debía ser fácil y poco costosa de mantener, incorporar cambios de manera sencilla y contar con un integrador capaz de ofrecer servicio a una organización mundial.
A partir de aquí, dos fueron las plataformas finalistas SAP y Meta 4. Y esta última la que mejores índices obtuvo en el estudio realizado.
Según Sampol, la solución PeopleNet Versión 4 desarrollada por Meta 4 fue la que nos aportó una mayor potencia funcional con menores costes de mantenimiento, un resultado al que llegamos después de probar la herramienta en sesiones intensivas de test y con la colaboración de nuestro departamento de informática. Por otro lado, hemos constatado que la plataforma incorpora los cambios de forma rápida y fiable, gracias a la capacidad de su integrador, Arinso, para introducirlos sin afectar al resto de los programas y a la formación del personal.
A partir de septiembre de 2000, una vez decidida la solución de Meta 4, el proyecto se dividió en tres fases análisis funcional de requerimientos, parametrización y fase de prueba, prevista para el último trimestre de este año. De forma paralela, se estableció un programa de formación por etapas en el que se han involucrado de forma sucesiva los profesionales del departamento de informática, los de la organización de personal y los usuarios finales de los centros de trabajo inicialmente, empezamos con los centros de trabajo con mayor número de empleados, pero la idea es ampliar la cobertura de manera progresiva a la gran mayoría de nuestros centros tanto nacionales, como internacionales. Al menos esa es la filosofía de futuro.
Una de las grandes ventajas de PeopleNet es, según los responsables de personal de Iberostar, la de ser una plataforma plenamente desarrollada para trabajar en un entorno web que ofrece elevadas capacidades de información a los usuarios finales.
La solución se basa en una aplicación multicapa de tres niveles que exige poca carga local en usuarios remotos la capa de base de datos se soporta en Oracle 8; el servidor de aplicaciones propio de Meta 4 en un entorno operativo Windows NT, y el cliente en Windows 98 con un interface de navegador Explorer.
Con esta base tecnológica, los planes pasan por crear la nómina y empezar a atacar los procesos de gestión de recursos humanos clásicos como los de selección, formación, carrera profesional, valoración de puestos, etc. tenemos la sensación de que no aprovechamos convenientemente el potencial de una organización humana como la nuestra y que muchas veces buscamos en el mercado laboral perfiles que tenemos en casa. Por ello debemos gestionar mejor a las personas del grupo, con el convencimiento de que ello redundará en una mayor satisfacción y en cotas más altas de motivación.
