Kalamazoo es un proveedor europeo de soluciones informáticas para el sector de la distribución de automoción y fabricantes de automóviles, con una amplia gama de productos que van desde la gestión de redes de concesionarios y soluciones basadas en Internet, hasta servicios profesionales de consultoría.
Nacida en Birminghan (Inglaterra) hace más de cien años, como empresa dedicada a la impresión de documentos oficiales, la empresa evolucionó al sector de servicios informáticos y más concretamente al de soluciones para el mundo del automóvil, a raíz de la adquisición de la unidad de automoción de Datapoint en 1996, fecha en que crea su red de filiales europeas con presencia en Inglaterra, Holanda, Francia, Suiza y España.
En nuestro país, el acuerdo con Datapoint supuso empezar a trabajar directamente con Ford y su red de concesionarios, una cartera de clientes que ha crecido desde entonces. Como explica José López Noa, director administrativo de la compañía, la compra de la unidad de automoción de Datapoint nos facilitó enormemente la entrada en España, la continuidad con sus clientes y el trabajo de la empresa, ya que heredamos sus sistemas internos de gestión con los que estuvimos operando durante un par de años, hasta que empezamos a valorar otras soluciones de mercado que nos permitiesen abrir los sistemas hacia soluciones más estándar.
La aplicación de gestión contable desarrollada por Datapoint estaba vinculada a un entorno operativo y de red propio de este fabricante y, en concreto, sobre su sistema operativo RMS y la solución de red sobre protocolo ARCNet; un mundo propietario, que cubría perfectamente las necesidades de la empresa, pero que no facilitaba la adquisición de nuevas herramientas de negocio. El sistema era muy cerrado y pronto vimos que tenía pocas expectativas de crecimiento. Era una aplicación desarrollada a la medida de Datapoint que cubría todos los procesos económico-financieros, pero no permitía evolucionar dentro de la política común de sistemas por la que se había decantado Kalamazoo, comenta López.
Ante estas expectativas, La empresa empezó la búsqueda de nuevas soluciones. Como cualquier multinacional, se empezaron a estudiar fórmulas comunes para todas las filiales, con el análisis de sistemas de gestión que permitiesen procedimientos consolidados para facilitar el intercambio de información y compartimiento de herramientas.
En 1998, la casa matriz se decidió por la utilización de la plataforma Platinum, desarrollada por la empresa británica Epicor una elección que pronto se vería frustrada por la realidad del mercado.
Un año más tarde de la implantación de Platinum, las filiales española y alemana de Kalamazoo volvieron a plantearse un cambio de sistema de gestión y la búsqueda de una nueva plataforma a la que se llegó tras el análisis de diferentes herramientas estudiamos la solución de Sage, pero se quedaba corta; vimos también una oferta de Navisión pero la consideramos demasiado costosa y, finalmente, nos volcamos en la plataforma de Exact Software (Exact Globe), no sin antes conocer el producto, visitar las instalaciones de Exact en Holanda y conocer muy bien a los responsables de esta empresa en España, asegura López.
Exact Globe se ceñía a los requisitos de entrada planteados por ambas filiales de Kalamazoo en términos de coste y de rendimiento. Lo primer que nos llamó la atención fue una oferta económica muy clara y competitiva respecto de los otros sistemas que habíamos analizado y, por supuesto, se ajustaba a todos los requerimientos iniciales.
La experiencia con Platinum permitió a Kalamazoo entrar en el mundo Microsoft, un entorno que la empresa no quería abandonar en ningún momento. El trabajo sobre las herramientas Office y la necesidad de reporting con la casa matriz exigían mantener esta plataforma de trabajo, incorporando un ERP que facilitará herramientas con elevadas prestaciones. El primer requisito era un ERP abierto a los estándares de mercado, pero los conocimientos adquiridos con Platinum sobre Windows y SQL, nos habían dejado un buen sabor de boca que queríamos seguir aprovechando. Exact Globe incorpora, por ejemplo, la herramienta Excel Adding que está siendo decisiva para mejorar nuestras capacidades de reporting, gracias a que los datos se importan directamente de la base de datos del ERP, lo que nos permite eliminar todo tipo de errores manuales y utilizar los datos reales de la empresa para elaborar cualquier tipo de informes.
Por otro lado, Kalamazoo se planteó los caminos de evolución dentro de la plataforma. Si en una primera fase de su proyecto ERP solamente se quería cubrir los procedimientos contables, también era necesario disponer de otros entornos de futuro con el fin de mecanizar otras áreas de la empresa e incorporarla, llegado el caso al mundo de la web. Si la filial alemana se decantó por la solución Internet eSinergy de Exact Software, la española optó por una plataforma cliente/servidor, aunque con la vista puesta en el futuro no quisimos riesgos en la primera etapa, pero para nosotros es importante saber que la posibilidad de evolución es sencilla y que contamos con todas las herramientas necesarias dentro del abanico de soluciones de nuestro proveedor de sistemas. Además de esta expectativa, Exact Globe cumplía otro de los requisitos de principio contar con programas capaces de cubrir el resto de áreas de la empresa en los circuitos comerciales y de servicio a clientes.
Para el año próximo, Kalamazoo se plantea una continuación de su proyecto de sistemas con la implantación de nuevos módulos en las áreas de ventas y de servicio a clientes. Con la integración de los procesos económicos se ha cubierto sólo una primera etapa de una mecanización que se pretende profundizar el trabajo administrativo comienza cuando un comercial trae un pedido, pero hasta ese momento han sucedido muchas cosas. Los módulos CRM para la automatización de las tareas de venta pueden agilizar enormemente este trabajo y, lo que es más importante, integrarlo con los procesos económicos para ganar en productividad. Por otra parte, somos una empresa de servicios que firma contratos de mantenimiento de hardware y software con nuestros clientes y Exact Globe también cubre este área, donde pensamos obtener un elevado rendimiento en temas como líneas de soporte, control de llamadas, gestión por tipo de contrato, etcétera.
Si para José López, la plataforma cubría todos los requisitos planteados por Kalamazoo en cuanto al tratamiento de los procesos y la adaptación plena al estándar –no queríamos que el ERP se adaptase a la empresa, sino al revés, y por ello hemos asumido el estándar casi en un cien por cien, evitando posibles problemas de mantenimiento y de cambios de versión-, lo más llamativo de la forma de trabajar de Exact Software fueron los tiempos de respuesta y de implantación de la solución. En un proyecto valorado en algo más de cinco millones de pesetas, el suministrador ofreció unos tiempos totales de implantación que se consideraron como un récord respecto a todo lo conocido anteriormente, y que se cumplieron a rajatabla.
Los programas incorporados cubren los procesos de contabilidad, activos fijos, gestión de cobros, contabilidad analítica y multiusuarios financieros, facturación, análisis de ventas y pedidos, gestión de stocks y compras, valoración de artículos, trazabilidad, multiusuarios distribución y logística, y todo ello con herramientas para la creación de informes. Es decir, la totalidad de los procedimientos administrativos de la empresa.
Para ello el contrato estipuló los siguientes plazos 1 día de instalación, 3 para la parametrización y formación en el área financiera, otros tantos para el departamento de ventas y facturación y 2 para la creación y formación en las herramientas de informes. Un total de 12 días que permitieron a Kalamazoo iniciar su nuevo ejercicio económico con el nuevo ERP finalizamos el año fiscal en 31 de marzo pasado con la herramienta Platinum y comenzamos el nuevo periodo con Exact Globe, y sin trabajar en paralelo con el anterior sistema de Epicor, que sólo mantenemos por cuestiones de seguridad. ¿Cómo lo hicimos?, pues sencillamente aunando los tiempos de implantación con los de formación, es decir, la formación se hacía en real, mientras que parametrizábamos la compañía a la solución y gracias a que los aplicativos están muy bien estructurados y con los procesos de trabajo muy claros.
Si la adaptación del ERP se ha considerado como un récord, la migración hacia el euro puede entenderse como milagrosa el pasado 8 de octubre empleamos un tiempo de reloj de 15 minutos y sin ningún fallo.
Desde su implantación, la solución no ha dejado de aportar beneficios a la compañía, aunque sean de difícil cuantificación en muchos casos. Se han simplificado procesos contables y de ventas. Se ha consolidado la información, facilitando un conocimiento de la situación real de la empresa en cada momento. Los informes se realizan sobre datos contenidos en las bases de datos del ERP, aumentando la fiabilidad de la información y eliminando errores humanos. También se han mejorado los tiempos empleados anteriormente en determinados procesos, aplicándolos a otras tareas más rentables para la empresa como, por ejemplo, para mejorar los contactos con clientes. En definitiva, según José López, se han cubierto todos los objetivos pretendidos en cuanto a productividad y simplificación de procesos en un entorno que nos permitirá evolucionar hacia soluciones de futuro sobre las que ya estamos empezando a trabajar.
