Aguas de Reus es una de las empresas que componen el Grupo GAIA formado por tres sociedades anónimas cien por cien municipales y cuya razón de ser es la gestión integral del agua de la ciudad de Reus, comenzando por su captación, pasando por la distribución y llegando hasta su recuperación y retorno al medio.
Dentro de su función municipal, la empresa se caracteriza por priorizar la calidad de servicio, por encima de la rentabilidad económica, aunque siempre con un marco de trabajo basado en la eficacia. La facturación consolidada del Grupo se aproxima a los diez millones de euros y el número de empleados se sitúa en los ochenta.
Precisamente, la búsqueda de mejores índices de calidad en los distintos procesos de negocio han llevado a la empresa a provocar un cambio tecnológico con la implantación de una nueva plataforma de gestión bajo modelo SAP.
La tecnología utilizada con anterioridad a la selección de las soluciones de SAP estaban basadas en su mayoría en desarrollos a medida sobre un entorno de trabajo centrado en una servidor IBM AS/400.
A principios del año 2001, Aguas de Reus comenzó a analizar el mercado en busca de una solución que pudiera satisfacer las necesidades y objetivos de sistemas de información que sus gestores planteaban para el futuro de la empresa. Debido a que la razón de ser de la empresa es la atención al ciudadano y que la estrategia pasa por su mejora permanente, cualquier nueva solución debería soportar imprescindiblemente los procesos de gestión comercial.
Se planteó un alcance global de los procesos de la compañía, aunque el mayor esfuerzo se centró en los procesos de atención a los ciudadanos. Finalmente, después de estudiar distintas plataformas, la empresa se decantó por una solución desarrollada por Atos ODS Origin y denominada Water Pack, que permite una gestión integral del ciclo del agua.
El proyecto de implantación de la solución Water Pack tuvo una duración de ocho meses y fue realizado por la empresa desarrolladora.
Dentro del plan de sistemas de información de Aguas de Reus, el proyecto de implantación de la solución mySAP Utilities se enfocó como una de las fases necesarias para alcanzar los objetivos, para establecer la base de la pirámide de información y la estructura transaccional, aunque sin perder de vista la globalidad del proyecto, motivo por el cual la implantación se dividió en tres grandes fases.
La primer se llevó a cabo con la integración de la herramienta SAP mediante la metodología de proyectos ASAP y sus etapas: preparación del proyecto, planos empresariales, realización, preparación para productivo e inicio de operaciones y soporte.
En segunda instancia, se cubrió la fase de estabilización, con el objetivo de eliminar cualquier error o incidencia, conseguir que los usuarios dominasen la herramienta, obtener la funcionalidad necesaria para la operativa diaria y como mínimo alcanzar las mismas prestaciones de que se disponía con la plataforma de gestión anterior.
En la tercera y última etapa, los objetivos fueron mejorar la eficiencia en cada uno de los procesos de negocio, aplicando las nuevas tecnologías ofrecidas por la herramienta, reorganizar los puestos de trabajo y rediseñar los procedimientos. Como afirma Pablo García, director de sistemas de información, el conocimiento que SAP podía aportar sobre los diferentes proyectos de Utilities a nivel mundial, daba al proyecto una mayor garantía. En este sentido, cabe indicar que la involucración de SAP fue muy correcta así como su servicio, aportando nuevos conocimientos en algunos puntos importantes, apoyando las necesidades que se producían y corroborando que lo que se estaba realizando era lo óptimo.
Water Pack ha permitido a la empresa disponer de una única plataforma para soportar los procesos de todas las áreas, facilitando una integración horizontal y creando una visión unificada de los negocios, común a todos los departamentos.
Durante la implantación se ha documentado la mayoría de procesos de la empresa, llegando a realizar importantes rediseños. Además, al ser SAP una solución parametrizable en lugar de un desarrollo a medida, proporciona la flexibilidad necesaria de cara a los diferentes cambios que puedan surgir en las estrategias de negocio.
La centralización de todos los datos en una plataforma única, facilita el diseño de información de forma completa y fiable, haciéndola accesible a cualquier miembro de la organización. Ahora, como asegura García, la empresa y el departamento de tecnología pueden dedicarse al negocio, mientras la herramienta evoluciona e incorpora las últimas novedades tecnológicas y empresariales.
Recientemente, se ha creado un holding de empresas en Reus, denominado Innova, que agrupa a todas las empresas municipales como es el caso de Aguas de Reus. El primer proyecto que se plantea este Grupo es la implantación de un aplicativo común para todas las sociedades que dé soporte a los procesos económico-financieros. Después de un análisis previo de viabilidad, se ha empezado a trabajar en el plan maestro que será llevado a cabo por Atos ODS Origin y que se efectuará sobre plataforma SAP, aprovechando las sinergias con el proyecto realizado en Aguas de Reus.
