Los dispositivos móviles están entrando en la empresa corporativa de dos modos distintos. El primero es a través de la infraestructura tradicional en que los responsables de TI regularizan un dispositivo y lo distribuyen a los empleados. Sin embargo, debido a los bajos costos generalmente asociados con los PDAs, muchos empleados están adquiriendo sus propios dispositivos, incorporándolos a la infraestructura corporativa y demandando la adecuación de los sistemas para su soporte. Este segundo método de entrada comporta dificultades a la hora de crear estándares de hardware. En realidad, aun cuando se selecciona una sola plataforma de PDA, la demanda del empleado dictará que también se ofrezca soporte a otros dispositivos.
No importa cómo los PDAs entran en la empresa, los responsables de TI tienen poco control sobre la información que los empleados están recogiendo en estos dispositivos móviles cuando los sincronizan con el PC. Y, dadas las características de estos PDAs, como su tamaño, etc…, tienden a perderse o a ser robados, de forma que la información puede quedar a disposición del mundo externo.
Este pensamiento preocupa tanto a gerentes de TI como a los empresarios, los cuales buscan una solución que les proporcione un mayor grado de control sobre los PDAs que entran en la organización a través de la puerta trasera. La solución para muchos puede consistir en un software específico para la gestión de datos móviles.
En general, el software de gestión de datos móviles contiene dos elementos primarios. Existe un componente de sincronización de servidor que permite a los usuarios del dispositivo móvil acceder y sincronizar información personal (PIM) a cualquier hora y en cualquier parte. La información PIM incluye el e-mail, los contactos, los calendarios y las listas de tareas. La sincronización asegura que los usuarios de PDAs tengan la misma información en sus PDAs que cuando acceden a sus servidores corporativos.
En efecto, esto permite a usuarios móviles que sólo necesitan acceso a información de PIM olvidarse de los ordenadores portátiles y optar por los PDAs, que son más ligeros y baratos. La sincronización a nivel del servidor, contrariamente a lo que ocurre a nivel de PC, permite a los gerentes regular a qué información tienen acceso los usuarios y muchos gerentes de TI encuentran en esta posibilidad un beneficio mayor.
Segundo, las soluciones más robustas de gestión de datos móviles proporcionan características adicionales; éstas pueden incluir manejo de los datos y aplicaciones transferidas a los dispositivos móviles, información del estado del dispositivo móvil (proporciona un método de diagnosticar problemas en dispositivos móviles remotos) y capacidades de copia de seguridad y restauración.
Al ritmo en que los dispositivos móviles están entrando en la empresa, los gerentes de TI serán incapaces de evitar la necesidad de un software de gestión de datos móviles. Pero, ¿cómo pueden los gerentes escoger la solución correcta para su negocio?. Este artículo apunta las tres áreas críticas que los empresarios y el personal de TI deben mirar al investigar las soluciones disponibles actualmente en el mercado para la gestión de datos móviles. Estas consideraciones facilitarán la integración rápida y firme de los dispositivos móviles en la empresa, aumentando al mismo tiempo los beneficios de su despliegue..
La pregunta es ¿qué tipos de dispositivos móviles soporta el software y qué plataformas son soportadas a nivel servidor?. Y la respuesta apunta a la necesidad de buscar el producto que proporciona soporte en todos los niveles.
Actualmente, hay multitud de dispositivos móviles en el mercado y, generalmente, utilizan uno de los sistemas operativos siguientes Palm OS de Palm Computing, el Windows CE/Pocket PC de Microsoft o el EPOC de Symbian (más común en Europa). Hoy en día, estos sistemas operativos representan colectivamente alrededor del 90 por ciento del mercado.
Al seleccionar un software de gestión de datos móviles es indispensable que la solución puede manejar los sistemas operativos Palm y Pocket PC así como EPOC si el empleado se localiza en Europa. Existe la posibilidad de solicitar al departamento de TI que soporte los tres al mismo tiempo. En lugar de comprar software específico para manejar cada SO móvil, es más fácil y mucho más rentable adquirir una solución que soporte los tres.
También es importante determinar qué tipo de groupware o plataformas de software de e-mail soporta el producto. Por ejemplo, muchas corporaciones con Lotus Domino están considerando migrar a Microsoft Exchange y viceversa. En corporaciones más grandes con situaciones múltiples, las subsidiarias internacionales pueden tener productos de groupware en las diferentes localizaciones.
Para asegurar que la inversión que se hizo en software de gestión de datos móviles siga siendo una inversión a largo plazo, es importante determinar si el software de gestión soporta múltiples aplicaciones de PIM. Una vez más, es necesario buscar una sola solución que soporte los dispositivos y el software de groupware más populares en el mercado.
Uno de los beneficios mayores de sincronizar los PDAs a través de los servidores a diferencia de sincronizarlos con el PC es que permite la dirección central. Los responsables de TI tienen control sobre qué empleados están accediendo al servidor, pero poco control sobre la información a la que acceden a través de sus PCs.
Al evaluar las diferentes soluciones del mercado, es necesario buscar aquellas que permiten perfiles de grupo, posibilidades de instalación remotas, capacidades de backup y restauración, e informes de incidencias.
Invariablemente, los distintos empleados de una organización tendrán necesidades diferentes al usar PDAs. Una solución de software de gestión de datos móviles sólida permitirá a los administradores preparar perfiles de grupo que determinen qué aplicación se instala y qué ficheros se transfieren, así como sincronizar los datos para cada grupo concreto.
Por ejemplo, cuando un vendedor conecta un dispositivo móvil a la red podría recibir un juego diferente de aplicaciones que el ingeniero industrial. Y es que el administrador tuvo la posibilidad de incluir la última presentación de ventas de la compañía al grupo de comerciales pero no al grupo de ingeniería.
Con una posible mezcla de PDA de empleado y de la compañía, los costos asociados son enormes cada vez que se revisa una versión revisada o se instala una nueva aplicación. El software de gestión de datos móviles debe permitirle a los administradores instalar remotamente y configurar aplicaciones en dispositivos móviles. Siempre que una nueva aplicación necesite ser instalada, los administradores tienen que poder seleccionar el grupo que debe recibirla. Al conectar el dispositivo a la red, o a través de un cable o la conexión inalámbrica, el empleado recibirá las últimas actualizaciones y versiones revisadas en su PDA.
Una preocupación incesante para el personal de TI es asegurar que los dispositivos de la compañía sean respaldados regularmente. Servidores y, por consiguiente, PCs, portátiles y PDAs requieren el mismo tratamiento y necesitan contar con capacidades de copia de seguridad y de restauración. Por ello es necesario disponer de una solución de gestión de datos móviles que permita el backup fácil y simple de datos tanto en un PDA como en los servidores corporativos.
Finalmente, los informes de incidencias son una consideración importante. Inherentemente, los usuarios de dispositivos móviles en el campo tendrán problemas. Una buena solución de gestión de datos móviles anotará el estado y error de los dispositivos móviles, de forma que los administradores pueden diagnosticar fácilmente los problemas que sufren los empleados remotos.
La sincronización de PIM puede satisfacer la mayoría de las necesidades del empleado. Muchos indicarán que lo que realmente quieren es acceso en su PDAs a su e-mail, calendario, contactos y listas de tareas. Pero muchos administradores están explorando las capacidades de los dispositivos móviles como herramientas de campo, reemplazando a los portátiles, más voluminosos y eficazmente más costosos.
Una solución de gestión de datos móviles eficaz soportará la personalización de aplicaciones en PDAs y la sincronización de bases de datos compatibles ODBC.
Por ejemplo, los representantes podrían recoger información de ventas y marketing mientras visitan a los clientes; esta información podría introducirse en una aplicación personalizada que reside en un PDA y, una vez que el representante conecta el PDA al servidor corporativo (a través de una conexión alámbrica o inalámbrica), esta información se transmite automáticamente a un almacén central (base de datos personalizada y compatible ODBC). Este sistema puede reemplazar eficazmente un sistema basado en papel y permite a la dirección tomar decisiones de manera más oportuna.
Otro ejemplo está en el campo médico. Los doctores en rondas de pacientes podrían tener una aplicación en un PDA donde recoger información sobre la condición de los individuos bajo el cuidado del hospital; completas rondas, los datos podrían transmitirse y sincronizarse a un servidor central, asegurando que todos los doctores tengan acceso a información actualizada. La historia médica y los archivos farmacéuticos podrían estar disponibles electrónicamente y aliviar cualquier preocupación sobre los errores tipográficos.
Toni Horcajada López, responsable de producto de Abox
