Para las empresas, la e-factura es el equivalente funcional a la factura en papel y por lo tanto, las normas que deben cumplir son las mismas: libertad de gestión, almacenamiento y garantía de autenticidad. Este sistema permite al emisor y receptor agilizar la tramitación de sus facturas, que se convierte en un proceso rápido, fiable y automatizado, siendo más seguro que el tradicional, ya que la firma digital garantiza la integridad y no repudio y además, reduce los errores del proceso manual.
Pero, ¿cómo ha contribuido la tecnología de Adobe a este procedimiento? La contribución de Adobe es significativa desde diversos puntos de vista. Desde un punto de vista visual, la incorporación a la firma digital del popular formato PDF una forma estándar de intercambio de documentos muy difundida entre la Administración, los profesionales y los ciudadanos-, ofrece a los usuarios un documento electrónico que tiene la misma apariencia que los realizados en papel y que permite la firma electrónica interna; es decir que el propio documento contiene las firmas asociadas necesarias para que el documento sea legalmente válido.
Otros beneficios añadidos a la utilización del PDF son la distribución inmediata de los documentos y la posibilidad de trabajar tanto on-line como off-line con Adobe Reader, siempre con la máxima seguridad y protección de la autenticidad, integridad y confidencialidad de los documentos. Es integrable con bases datos y servicios Web estándares XML, SOAP, J2EE-; facilita la firma electrónica desde el software de distribución gratuita Adobe Reader y resulta especialmente útil para el indexado de documentos, las búsquedas y el archivo y recuperación de los mismos. Con unas sencillas pulsaciones del ratón, los documentos quedan sellados en el tiempo y almacenados de forma segura.
Algunas empresas que ya están facturando en España a través de PDFs son Hyundai, Camper o el grupo cementero CEMEX, utilizando las soluciones de la “Adobe Intelligent Platform”. A través de esta plataforma se puede obtener una gestión automatizada y centralizada de facturas electrónicas, con una composición personalizada con los datos o imágenes y formatos requeridos por cada cliente. Además permite establecer un envío automatizado en formato papel, por fax o por correo electrónico o simplemente publicando los documentos originales en su portal y creando un archivo digital online al que los clientes pueden acceder.
En este sentido, CEMEX, multinacional que opera en más de 30 países y que está considerada una de las primeras productoras a nivel mundial de cemento, ha conseguido ahorrar más de 100 horas mensuales de su personal administrativo gracias al sistema basado en tecnología Adobe. No sólo han reducido considerablemente los costes en la emisión de facturas, también los costes de almacenamiento, lo que se traduce en un beneficio añadido si tenemos en cuenta que sólo la división de Hormigón (Hormicemex) con 3 millones de euros en facturación y 8.000 clientes, emite alrededor de 6.500 facturas cada una con 3 copias- una información que ahora se guarda en su totalidad en PDF, en un archivo digital.
