La mesa redonda que tuvo lugar en el ocaso del Congreso sirvió, no sólo para conocer los puntos de vista de dos actores tan relevantes como Adobe y gedas iberia en el ámbito de la firma y facturación electrónico, sino que los asistentes tuvieron ocasiones de conocer de primera mano experiencias exitosas en nuestro país.
La primera de estas experiencias relatadas fue la de la Agencia Notarial de Certificación (ANCERT), que cuenta en su haber con múltiples iniciativas vinculadas a la firma digital al día llegan a tener 8.000 ocasiones en la que se hace uso de ella-. Así lo puso de manifiesto su presidente, Marek Szymanski, que quiso dejar muy claro que “se trata de proyectos largos; si buscan una implantación rápida es mejor recurrir a procesos que lo impongan la digitalización, porque si se deja al libre albedrío del usuario, el factor cultural echará por tierra todo el proyecto”. La Agencia cuenta, incluso, con una experiencia como Autoridad de Certificación.
Szymanski relató que, por ley, en 2002 todos los notarios debían soportar la firma digital y, dada la amplitud de notarios, la ANCERT determinó iniciar los trabajos dos años antes, en 2000, habiéndolo hecho ya en 3.000 despachos, si bien sus infraestructuras son muy avanzadas aunque tremendamente heterogéneas.
El proyecto fue largo, con el freno añadido de que “los fabricantes de hardware y software no ayudaban en absoluto a resolver todos los problemas que teníamos con la compatibilidad”. No obstante, la realidad actual es que la remisión de los índices notariales -cada mes la notaría está obligada a enviar informes de su actividad a su Colegio, Ayuntamiento, Comunidad y Catastro- se realiza por vía telemática, habiendo eliminado los tradicionales sistemas de llevarlo en persona en formato papel, acompañándolo de un diskette o un correo electrónico. Según Szymanski, “el nuevo sistema, basado en XML y con firma electrónica, es mucho más seguro, cómodo, rápido y económico”. Lo mismo ha sucedido, por ejemplo, con los partes testamentarios.
En la actualidad, la ANCERT cuenta con más de 30 aplicaciones ligadas a la firma electrónica y su director general asegura que “para el Notariado, esta tecnología está muy madura y es utilizada a diario por un colectivo tan exigente como el nuestro”.
Por su parte, Obralia se presentó como el portal de la construcción que ha sabido adaptarse a las nuevas tecnologías, superando el boom de marketplaces de similares características y que fracasaron por el camino. Juan Gil Rabadán, director general de Obralia, constituye buena parte del éxito de la empresa, que entre otros pilares ha tenido en la adopción de la facturación electrónica una de sus piedras angulares. Sin embargo, tal y como explicó el director general, “no ha sido un camino fácil; empezamos con la parte de facturas y lo quisimos hacer muy poco a poco”
El primer paso que decidieron dar fue solicitar la consultoría de Albalia Interactiva para determinar el enfoque estratégico. El planteamiento de Obralia era muy sencillo: “como la ley permite que sea un tercero el que firme las órdenes de compras, asumimos ese papel, de modo que nuestros clientes no precisaban de firma electrónica”. No obstante, en la parte de recepción de facturas se va a mantener el circuito de papel, jugando para ello con el formato PDF. Entre las ventajas del sistema se erige la total compatibilidad con los sistemas de facturas de los proveedores, del tipo de SAP, ContaPlus, etc.
Gil apuntó que “la implantación de este tipo de sistemas en ocasiones cuesta mucho y decidimos planificar la implantación empezando con las empresas que considerábamos más avanzadas y que poseían grandes volúmenes de facturas”. Si bien es cierto que no se trata de un proceso rápido, no es menos cierto, en palabras del director general que “supone una ventaja muy clara, sobre todo para los proveedores que tiene muchos movimientos de facturas y en este sector una constructora puede manejar más de 300.000 facturas al año”.
Otra de las grandes novedades viene de la mano del almacenamiento de las facturas: “La custodia de las facturas o la hace el propio usuario o la hacemos nosotros mismos y al final del año les damos un CD con todo”.
