Esker, compañía de automatización de procesos de negocio basados en documentos, anuncia que ha sido seleccionada por Direct Energie-compañía privada francesa de electricidad y gas- para automatizar el pago de un volumen anual de 7.500 facturas de proveedores. Implementada como un servicio en la nubeen menos de dos meses y completamente integrada en SAP, la solución de automatización de cuentas a pagar de Esker ofrece a esta compañía visibilidad de su proceso de pago a proveedores, desde la recepción de las facturas hasta su archivo.
Dado que opera en una industria particularmente sensible como es el suministro eléctrico, Direct Energie necesitaba ajustar y agilizar sus procesos de negocio tras su fusión con Poweo. El incremento del negocio y del volumen de registros de contabilidad trajo consigo una mayor complejidad a la hora de gestionar las facturas de sus proveedores en términos de trazabilidad e intercambios seguros.
“El deseo de automatizar el pago a proveedores surgió de la necesidad de contar con procesos más viables y eficientes”, señala Louis-Mathieu Perrin, director financiero de Direct Energie. “Nuestras facturas son particularmente sensibles, y una deficiente gestión de los pagos puede tener consecuencias significativas en la solvencia de la compañía y en el suministro de energía, que es el corazón de nuestro negocio”.
Implementación con Cloud Computing
Anteriormente, las facturas de los proveedores de Direct Energie llegaban en papel, eran procesadas manualmente y se introducían en carpetas hasta que eran firmadas. Una vez se recogían, eran devueltas al departamento de contabilidad, que las pagaba y archivaba.
Ahora, la factura es digitalizada y los datos son capturados automáticamente. El responsable de pagos valida los datos reconocidos, que son integrados en SAP. Se activa un flujo de aprobación electrónico, basado en reglas predefinidas por la compañía (como cantidad de facturas, cargo, etc…), a fin de requerir autorizaciones y autorizar los pagos. Una vez la factura es aprobada, el pago se refleja en SAP y la factura queda archivada con todo el proceso asociado de validación.
“La solución de cuentas a pagar fue instalada en menos de dos meses gracias al cloud computing”, afirma Perrin. “Hoy la utilizan diariamente más de 100 empleados. Sabemos con precisión en qué estado de validación están nuestras facturas, y tenemos también la posibilidad de recuperar cualquier factura archivada”.
Los principales beneficios que Direct Energy está obteniendo con la solución de gestión de facturas de proveedores de Esker son:
- Tiempo de proceso un 50% más rápido, desde la recepción de la factura hasta la validación del documento.
- Mayor trazabilidad, gracias al archivo electrónico y las analíticas y herramientas de auditoría de Esker.
- Incremento de la productividad para los profesionales de contabilidad, que no tienen que introducir los datos de la factura, enviar recordatorios de aprobación o gestionar errores relacionados con el proceso manual.
- Mejora sustancial en la relación con los clientes y en términos de solvencia, gracias al incremento de los pagos a tiempo.
“Además de la usabilidad de la solución, las capacidades de reporte nos ganaron”, señala Perrin. “Cada día se envía un e-mail a contabilidad, que monitoriza la lista de facturas no aprobadas. Una de las grandes ventajas de la solución es la posibilidad de establecer los flujos de validación en función de centros de costes y proveedores”.
