Esker, compañía especializada en la automatización de flujos documentales, informa de que está trabajando con Nexecur, subsidiaria de sistemas de seguridad del banco Crédit Agricole, para automatizar sus procesos de facturación mediante la tecnología de automatización de facturas a clientes de Esker. El objetivo de Nexecur es incrementar su volumen de facturas electrónicas, anticipándose a la nueva normativa, que a partir del 1 de enero de 2018, exige a los proveedores de la Administración Pública francesa a emitir sus facturas a través de Chorus, la plataforma de facturación electrónica establecida por el gobierno francés, equivalente al sistema FACe en España.
Con tres unidades de negocio y más de 118.000 puntos protegidos en toda Francia, los equipos de contabilidad de Nexecur venían empleando a dos trabajadores, dos días al mes, para realizar la facturación mensual a clientes, y cuatro empleados, durante más de una semana, para la facturación anual. A fin de reducir el tiempo de proceso, recortar costes operativos, incrementar la flexibilidad y mejorar la satisfacción de sus clientes, Nexecur buscaba una solución que automatizara el proceso de sus facturas.
“Necesitábamos una solución escalable que nos permitiera mejorar por etapas, automatizando el proceso de facturas mientras evolucionábamos progresivamente a la e-factura”, ha declarado Stéphanie Poirier, directora de proyecto de Nexecur. “La solución de Esker es escalable y fácil de usar. La implementación fue flexible, algo que no nos podía ofrecer ninguno otro competidor del mercado. Los equipos de Esker trabajan con seriedad y destacan por un perfecto entendimiento de nuestras necesidades”.
Transición progresiva a la e-factura
Nexecur implementó la solución de Esker a principios de 2013, empezando con la externalización y automatización de sus 350.000 facturas a clientes, y seguidamente con las cartas de cobro y otras correspondencias administrativas adicionales (que suponen 54.000 documentos extra). Ya en 2014, Nexecur había conseguido la transición a la e-factura de algunos clientes, los cuales hoy representan el 70% del volumen de facturas (aproximadamente 250.000 e-facturas).
Para estimular a sus clientes a cambiar a la factura electrónica, Nexecur llevó a cabo diferentes acciones:
• Enviar emails a los clientes en el momento de facturarles anualmente, a fin de informarles.
• Mediante una cláusula en los contratos de nuevos clientes, lo que resultó en un ratio de adopción del 90%.
“Estamos muy satisfechos con los elevados ratios de adopción: más de 40.000 de nuestros clientes han estado de acuerdo en cambiar a la e-factura, lo que supone casi la mitad de nuestra base de clientes”, señala Stéphanie Poirier.
Más de 40.000 de nuestros clientes han estado de acuerdo en cambiar a la e-factura
Según se acerca el 1 de enero, Nexecur debe asegurarse de que está lista para suministrar sus facturas a través de Chorus.
Integrada en su ERP Microsoft Dynamics NAV, la solución de Esker ha procurado otros muchos beneficios, según apunta la propia firma:
• Posibilidad de absorber los incrementos de actividad, gracias a un proceso más rápido de las facturas (unos minutos al día, en vez de 17 horas al mes).
• Reducción de los costes del proceso.
• Mayor eficiencia (por ejemplo, menos interrupciones en el flujo gracias a la impresora virtual para enviar correo en papel, o la posibilidad de enviar correo con unos pocos clics, etc.)
• Incremento de la frecuencia de facturación, ahora diaria, y antes dos veces a la semana.
• Reducción del volumen de papel con el archivo electrónico.
• Posibilidad de tener nuevos usuarios rápidamente operativos.
