La gestión del conocimiento es un proceso clave para una firma de abogados como Cuatrecasas, Gonçalves Pereira, que ha iniciado su proceso de transformación digital de la mano de Ibermática a través de la creación de una red social corporativa que le permite aunar y compartir todo el conocimiento de sus más de mil profesionales de todo el mundo.
Cuatrecasas, Gonçalves Pereira, entidad que representa a algunas de las principales empresas de España y Portugal, países en los que está presente, así como a inversores extranjeros interesados en el mercado ibérico, necesitaba aunar y gestionar el conocimiento de su plantilla de abogados distribuidos en 24 oficinas dispersas por el mundo.
Para darle solución a este reto, Ibermática propuso la implantación de una red social corporativa que les permitiera captar el conocimiento de cada uno de sus integrantes y compartirlo con el resto de la organización. Como resultado, desde su implantación, se colabora más, se comparte más y se fomenta la cultura corporativa. Hasta ahora, la gestión del conocimiento de Cuatrecasas era muy explícita. Se centraba en documentos elaborados por sus distintos profesionales, contratos, demandas y todo ese tipo de datos de que disponen para sus clientes.
Esa información se podía quedar en experiencias de una persona, en un tribunal, con un cliente, ante un caso o situación, por lo que podía perderse de cara al colectivo. Al ser este tan grande y disperso, se llegó a la conclusión de que una red social corporativa podría ayudar a captar ese conocimiento y compartirlo con el resto de la organización.
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Etapas
La red social de Cuatrecasas ya ha cumplido dos años divididos en dos etapas. Una de prueba piloto, para comprobar si se producían beneficios de forma clara; y otra de despliegue en toda la compañía. En opinión del director de Sistemas de la firma de abogados, Francesc Muñoz Molina, los beneficios conseguidos “han sido las ‘ces’ clásicas: Colaborar, comunicar y compartir conocimiento”. Explica a su vez que “esos son los vectores fundamentales para esta red social y se están cumpliendo. Se colabora más, se comparte más, se está dando acceso a la gente que está más lejos al mismo tipo de conocimiento que tienen otros. Y un aspecto importante que quizá contaba menos al principio del proyecto y estamos viendo que tiene mucho valor, que es fomentar cultura corporativa, crear cohesión. Ayuda a cohesionar mucho más la firma, en aspectos no únicamente profesionales sino también personales, sociales o más lúdicos”.
Papel de Ibermática
Ibermática ha sido el proveedor tecnológico en el que Cuatrecasas se ha apoyado para llevar a cabo la implantación de la red social. Una de sus mayores aportaciones fue ayudar a sensibilizar a los principales stakeholders de la compañía (socios, abogados, etcétera) sobre la importancia que podía tener una red social corporativa, de qué beneficios se podían extraer y, por otra parte, acompañar a lo largo de todo el proceso de gestión del cambio. Muñoz Molina afirma que “una red social no es un proyecto tecnológico enorme, es tecnología sencilla, es fácil. Es sobre todo un proceso de gestión del cambio, y ese acompañamiento es clave a la hora de reducir el riesgo de fracaso en un proyecto de este estilo”. Cuatrecasas, Gonçalves Pereira seleccionó Yammer de Microsoft como herramienta de colaboración.
Una red social no es un proyecto tecnológico enorme, es sobre todo un proceso de gestión del cambio
A pesar de las posibles reticencias que puede suscitar al principio un proyecto de este tipo, actualmente en Cuatrecasas ya son 1.600 los profesionales que utilizan esta red social corporativa. De hecho, hay abogados que pertenecen a los centros de gestión del conocimiento que juegan un papel muy importante a la hora de dinamizar la plataforma, aportando sentencias y comentándolas, lo que genera mucho valor. Muñoz Molina reconoce que “en un primer momento hubo algunos miembros de la organización que dudaban de si realmente una red social aportaba elementos positivos o si suponía más un elemento de distracción. Incertidumbres parecidas a cuando abrimos la navegación web hace ya 15 años. El consejero delegado vio claro que era una palanca más para comunicar, colaborar y compartir ese conocimiento que no existe en otros sitios hoy en día y vencimos esas resistencias. Esto, unido al apoyo de Recursos Humanos a la hora de sensibilizar y formar a la compañía, y de Comunicación, que ha tenido un papel muy activo en la dinamización de la red social, está haciendo que sea un éxito”.
