ERP: ¿qué es y qué empresas lo necesitan?

El término ERP (Enterprise Resource Planning) hace referencia a aquellos programas informáticos que permiten la implantación de un sistema de planificación de recursos empresariales. El ERP para empresas permite realizar diferentes operaciones internas de la organización mejorando la eficiencia y la productividad de la compañía.

En los últimos años, la implantación de este tipo de programas de gestión empresarial se ha convertido en una práctica al alza en las compañías que buscan la eficiencia en el trabajo, el incremento de la rentabilidad y productividad de la empresa, así como la mejora del rendimiento de los empleados.

¿Qué es un sistema ERP para empresas?

La planificación de recursos empresariales (ERP) se refiere a un tipo de software que las organizaciones utilizan para administrar las actividades comerciales cotidianas, como la contabilidad, las adquisiciones, la gestión de proyectos, la gestión de riesgos y el cumplimiento, y las operaciones de la cadena de suministro. Una suite ERP completa también incluye software de gestión de recursos humanos, y del rendimiento empresarial que ayuda a planificar, presupuestar, predecir e informar sobre los resultados financieros de una organización.

Qué empresas lo necesitan

Todavía son muchas las compañías que se plantean si este tipo de soluciones informáticas son adecuadas para ellas. Sin embargo, estos sistemas son adecuados para cualquier tipo de organización, independientemente de su tamaño o sector en el que operan. Ya sean multinacionales o pymes, la implantación de software ERP dentro de la organización les va a ayudar a mejorar sus resultados gracias a la eficiencia interna que logran. Para ello, estas soluciones informáticas automatizan procesos internos y permiten a los trabajadores dedicar tiempo a aquellas tareas que aportan más valor a las compañías.

En este sentido, es destacable que los ERP se pueden adaptar a las necesidades de cada compañía, por lo que no es necesario introducir un software de esta índole en todos los departamentos. Gracias a la existencia de diferentes módulos personalizables, cualquier compañía puede personalizar su propio ERP y aumentar el rendimiento de un área específica, logrando mejores resultados.

Características de un ERP para empresas

Un sistema ERP debe contar con las siguientes características:

• Diseño modular. El diseño modular de un sistema ERP incorpora distintos módulos comerciales, como fabricación, finanzas, contabilidad y distribución. Estos módulos pueden operar por separado, pero están integrados dentro del sistema ERP para proporcionar un flujo continuo de datos e información entre todos los módulos.
• Base de datos común central. Todos los datos se ingresan y almacenan solo una vez y luego son utilizados por todos los departamentos simultáneamente.
• Base de datos flexible y abierta. Estos sistemas tienen una arquitectura de sistema abierta, lo que les permite conectar o desconectar cualquier módulo cuando sea necesario sin afectar a los demás módulos.
• Generación automática de información. Un sistema ERP proporciona herramientas de inteligencia comercial que ayudan a tomar decisiones basadas en datos.

ERP por sectores

Las empresas enclavadas en el sector industrial son las que más han visto la ventaja que les ofrece este tipo de soluciones informáticas al rendimiento de su negocio. La implantación de un ERP industrial les permite contar con un sistema de gestión que nace de la planta de producción y cubre a la perfección todas las necesidades de la empresa, desde la planificación de compras, pasando por el diseño e ingeniería de producto y por todos los procesos productivos, hasta la logística.

Este tipo de soluciones permite a las empresas del sector entrar de lleno en la denominada Industria 4.0, en la que todo está conectado.

El software ERP está diseñado para ayudar a las empresas a gestionar sus procesos principales de forma más eficaz. Es por ello que los sistemas ERP se utilizan en una variedad de industrias, ya que, además del sector industrial y de la fabricación, se implanta en retail, el comercio, servicios profesionales, sanidad, educación o construcción.

Ventajas y desventajas de un ERP empresarial

Disponer de un sistema ERP tiene muchas ventajas, pero no garantiza el éxito total de la empresa. La cultura organizacional, saber involucrar al personal y anticiparse a los cambios que sufrirá la organización utilizando este sistema son elementos claves para culminar la implementación.

Las ventajas que presenta el ERP son muchas e inciden en la mejora de la productividad y de la optimización de los procesos de negocio, también en el acceso preciso a la información, en la posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización, en integrar la información en la misma base de datos, en el incremento del rendimiento y en la atención al cliente, entre otros muchos aspectos.

Uno de los inconvenientes que presenta el ERP es que su instalación puede ser costosa

En cambio, también hay que tener en cuenta una serie de inconvenientes que presenta el ERP. El más llamativo es que su instalación es costosa, de hecho, los consultores de ERP son muy caros; por ello, el éxito depende de las habilidades y la experiencia de la fuerza laboral. Asimismo, la resistencia a compartir información interna entre departamentos puede reducir la eficiencia del software, además de que los sistemas pueden ser difíciles de usar.

Personalización de un ERP

Tener un ERP personalizable y escalable ofrece muchas ventajas para el usuario. Para empezar, porque el ERP se ajusta exactamente a lo que necesita la empresa. Si hace falta disponer de alguna funcionalidad, no hay más que utilizarla. Esto quiere decir que el ERP es modificable a medida que la compañía presenta algún tipo de necesidad.

Cada organización tiene procesos únicos y requisitos particulares, y entender estos asegura que el ERP se ajuste perfectamente a esas necesidades, mejorando así la eficiencia y la productividad, ya que se eliminan tareas manuales innecesarias y se automatizan procesos.

También contribuye a una toma de decisiones más precisa basadas en datos reales y ayuda a la empresa a mantenerse ágil y competitiva. Por otro lado, brinda flexibilidad y escalabilidad a medida que la empresa crece y evoluciona, lo cual significa que si los requisitos y las operaciones cambian, el sistema ERP personalizado se adecúa fácilmente para los nuevos procesos o mercados. Esto garantiza que el sistema siga siendo viable y eficiente a largo plazo.

Integración con los distintos departamentos

A menudo nos encontramos con sistemas orientados a la entrada de datos, pero no a la explotación de los mismos. Para evitarlo hay que pensar en un software con capacidad suficiente para integrar todas las áreas. El departamento de compras, producción, facturación, logística deben interrelacionarse, y aquí el ERP es el pegamento que facilita esa cohesión.

Un ERP es de gran ayuda para cualquier empresa, independientemente de su tamaño, y para cualquier departamento. Puede racionalizar eficientemente todas las operaciones que se llevan a cabo en la empresa, y se pueden elegir y personalizar los módulos ERP en función de las necesidades de la empresa.

Mejora de la productividad

La tecnología utilizada en el software de gestión empresarial permite automatizar las tareas internas y realizar un seguimiento de todas las actividades en cada área del negocio. La automatización de procesos también le permite concentrarse en otras actividades de mayor valor para maximizar el rendimiento y los beneficios económicos producidos por la empresa.

Debido a que toda la información está centralizada en un solo lugar, todos los departamentos pueden acceder a ella a través del software. De esta forma, la información se intercambia constantemente y es posible la colaboración en tiempo real, lo que facilita enormemente la toma de decisiones.

Además, el intercambio de información en toda la empresa puede ser muy útil para conocer el desempeño dentro de cada sector. Con la ayuda de un sistema ERP, se pueden obtener informes de ventas, ver la rentabilidad de la empresa así como los objetivos que se cumplen.

Costes de un software de gestión empresarial

Establecer un presupuesto para un nuevo ERP requiere planificación y previsión junto con una comprensión profunda de lo que necesita el negocio en particular.

Un informe de ERP de 2022 de Software Path mostró que el presupuesto promedio por usuario para un proyecto de ERP es de 9.000 dólares. Cuando considera cuántos usuarios puede tener su sistema (especialmente para empresas más grandes) y los costos adicionales, encuentra que una implementación de estas soluciones puede costar entre 150.000 y 750.000 dólares para una empresa mediana. Este es un punto de referencia bastante amplio, por lo que, para planificar un presupuesto más preciso, hay considerar los requisitos específicos para cada negocio.

En primer lugar, hay que establecer un presupuesto y justificar los costes. Y considerar tarifas de licencia de software, servidores adicionales y hardware de red, la transferencia de datos al nuevo ERP, la personalización, capacitación, soporte, consultoría…

El software ERP debe justificarse con una sólida proyección de ROI. Hay que ser meticuloso acerca de qué características y módulos se necesitan exactamente y qué espera que el ERP proporcione a nivel financiero. Y valorar si se opta por un modelo de suscripción SaaS.

Evolución del ERP en las empresas

Pero un software de gestión empresarial solo puede ayudar a fomentar ese crecimiento si se mantiene al día con la velocidad de la industria y la innovación. Así es como los ERP han evolucionado con los cambios de la industria.

Como ejemplo, muchas empresas están trasladando sus datos, activos y cargas de trabajo a la nube y también buscan ERP basados ​​en la nube.

Los ERP que funcionan como sistemas SaaS benefician a las empresas que desean que su fuerza laboral esté conectada; y también pueden vincular operaciones en ubicaciones de todo el mundo.

Los sistemas ERP analizan los datos para extraer información que ayude a mejorar las operaciones

Hay que considerar que los ERP funcionan como un núcleo a través del cual las empresas pueden recopilar sus datos, y los buenos sistemas ERP también los analizan para extraer información que ayude a mejorar las operaciones.

Veremos que estas herramientas brindan a las empresas pronósticos más precisos. Esto puede abarcar desde anticipar el mantenimiento y la reparación de los activos físicos hasta una mejor gestión del coste de los materiales y la predicción de interrupciones en las cadenas de suministro en todo el mundo.

El ERP puede ayudar además a identificar áreas donde la automatización beneficiaría las operaciones, y las empresas también pueden usar su ERP para administrar sus automatizaciones.

Seguridad y protección de datos

Nadie obvia que hay que tomar medidas de seguridad efectivas para evitar cualquier infiltración dentro de los ERP, ya que son un punto débil al que apuntan los ataques informáticos. Para muchas empresas, la seguridad del ERP es un punto ciego. Si bien dedican tiempo y recursos a actualizar sus sistemas de gestión empresarial, a menudo pasan por alto o no invierten lo suficiente en ciberseguridad.

El propósito de un sistema ERP es combinar sus activos administrativos dentro de una aplicación, desde recursos humanos hasta gestión de la cadena de suministro. Pero desafortunadamente, al tener todos los huevos en una sola cesta en términos de datos críticos e información comercial esencial, existe un mayor riesgo de amenazas externas. Si un pirata informático compromete una sola pieza del sistema, tendrá acceso a los activos más valiosos de la organización en todos los departamentos.

A pesar de esto, muchas organizaciones los mantienen fuera del alcance de los equipos de seguridad o confían solo en las herramientas del proveedor ERP, pero eso ya no es suficiente. Esto significa que muchos sistemas están desactualizados y permanecen sin parches durante años, y a menudo se carece del conocimiento de seguridad necesario.

Como resultado, estas brechas en los sistemas ERP obsoletos facilitan que los atacantes cibernéticos se aprovechen de las organizaciones. Hay que pensar en un sistema ERP como en un castillo de naipes. Cuanto más pequeño es el sistema, más estable y más difícil es volarlo. Sin embargo, cuanto más grande se vuelve, más puntos débiles hay en la estructura, lo que significa que es más fácil que se desmorone.