Una de las cuestiones que más preocupa a las empresas en estos momentos de incertidumbre en el que sus instalaciones permanecen cerradas y las reuniones se realizan a trave´s de videoconferencia, es la firma de acuerdos y documentos en remoto. Formalizar la última fase de un acuerdo comercial es clave para la continuidad del negocio; de ahi´ la importancia de conocer las posibilidades de las soluciones tecnológicas que permiten la firma electrónica.
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Transformación digital de los acuerdos
Toda organizacióntiene un sistema de acuerdos que contempla las fases de preparación, aprobación, revisión firma, envío y gestión de toda la documentación. Estos sistemas, en muchas ocasiones manuales y en formato papel, no se adecuan a la velocidad que requieren las empresas.
Además, estos sistemas de acuerdo manuales suelen tener un coste elevado para la organización, por lo que digitalizarlos puede suponer para la empresa, ademásde una optimización de tiempo y recursos, un ahorro de costes.
Según un informe de Forrester, las empresas suelen tardar 7 díasen firmar un acuerdo, lo que supone una pérdida de productividad del 58% y un gasto de 30€ por acuerdo firmado. Con la herramienta adecuada de firma electrónica todos estos costes se reducen y la empresa gana en agilidad, simplicidad y seguridad en sus procesos.
En este sentido, las organizaciones buscan tener un sistema de acuerdos homogéneo, automatizado y conectado.
Qué puede ofrecer la firma electrónicaa tu empresa
Una solución de firma digital debe permitir la automatizaicón de acuerdos con un nivel de innovacio´n muy avanzado, incluyendo funcionalidades como flujos, APIs, SDKs, administracio´n, IA, asi´ como integraciones preconstruidas que la hagan compatible con la mayoría de sistemas del mercado, pudiendo adaptarse a todas las compañías. Debe garantizar, de igual modo, un alto nivel de adaptabilidad y flexibilidad que acerque a las empresas a sus objetivos.
En este sentido, Prodware apuesta por la solución DocuSign, la herramienta de firma electrónica que está ayudando a las empresas a cambiar la forma de hacer negocios. Se trata de una solución con funcionalidades que permiten firmar documentos desde cualquier dispositivo y lugar, con todas las garantías legales, y de forma rápida y segura.
DocuSign agiliza las operaciones, mejora la seguridad de los documentos, fomenta el negocio sostenible y ahorra costes, permitiendo cerrar acuerdos, confirmar órdenes de compra o aprobar procesos mediante la firma online con validez legal. Esta herramienta busca automatizar y conectar al máximo todos los procesos y sistemas involucrados en la consecución de acuerdos, yendo más allá de un servicio de firma digital básico.
Trámites online en tiempos de pandemia
El confinamiento decretado tras el estado de alarma como consecuencia de la expansión del Covid-19, ha dibujado un nuevo escenario empresarial sin precedentes. En este contexto tan excepcional, la tecnología se está convirtiendo en el mejor aliado estratégico de las organizaciones para mantener su competitividad. Así, las herramientas de firma electrónica ofrecen innumerables ventajas para las empresas, que ahora tienen la posibilidad de mantener la continuidad de sus negocios mediante la formalización de acuerdos y contratos de manera no presencial, a fin de evitar los desplazamientos físicos para protegerse del coronavirus.
