El uso de Tecnologías de la Información en la gestión corporativa de Escorpion se remonta a 35 años atrás; lo que la convierte en una de las firmas pioneras en informatizar la gestión de sus recursos. Según señala Francesc Tribó, su director de TI, la empresa instaló el primer ordenador en Igualada, el cual compartía con otra gran firma del género de punto en España como es Vives Vidal (que lleva la marca Punto Blanco). El directivo afirma que para llevar a cabo la gestión informática de la empresa, Biosca Riera disponía de una vasta estructura en el departamento de TI que contaba con un buen número de programadores trabajando en los antiguos sistemas propietarios.
A raíz de los cambios relacionados con el año 2000 y el euro, la dirección general de la empresa puso en marcha un proceso de transformación en el departamento de Informática. Lo primero que hizo fue contratar a Tribó en 2000 como máximo responsable del departamento de TI de Biosca Riera, con el cometido de realizar un cambio radical en los sistemas de información de la empresa. “En 2001 nos planteamos remodelar todo el planteamiento informático de la compañía, y empezamos por incorporar un ERP”, señala Tribó, al tiempo que puntualiza que la aplicación de SAP fue, tras un proceso de selección, la plataforma que la firma decidió instalar como sistema de gestión central. De acuerdo con Tribó, todas las áreas de la empresa desde finanzas hasta el control de costes, pasando por ventas, compras, control de calidad y producción están implantadas dentro de SAP, “lo cual permite que todo esté integrado, al tiempo que ahorra costes de personal. Ahora somos mucho más eficaces a la par que evitamos los errores que antes se producían”, señala Tribó, quien afirma que la instalación de un ERP ha permitido a Biosca Riera incorporar y adaptar nuevas tecnologías de una manera más fácil. Tribó se refiere en concreto al proyecto de integración de pedidos para PDAs; un proceso que hubiese sido impracticable con los antiguos sistemas propietarios.
Los cambios a nivel de hardware también fueron notorios, de acuerdo con el directivo. “Fue un cambio tecnológico importante en la empresa, ya que pasamos a instalar PCs en los puestos de trabajo en los que antes había una consola que solamente se comunicaba con el servidor. SAP trabaja con tecnología cliente-servidor y necesitábamos PCs que se conectasen con el servidor”. La implantación de la tecnología de SAP ha reportado otra serie de ventajas para Biosca Riera, como el diseño del proyecto relacionado con la fuerza de ventas en España en su totalidad, sustituyendo el clásico bloc de notas para realizar los pedidos por los actuales PDAs.
</em>En alusión a la infraestructura tecnológica general que maneja todos los procesos de la firma, Tribó señala que SAP se encuentra alojado en una plataforma IBM AS/400. Otro servidor, en este caso un HP Proliant, trabajando bajo Linux, gestiona la intranet de las 70 tiendas, mientras que un tercer servidor HP trabajando bajo Windows 2003 Server se encarga de la ofimática de la empresa. Un cuarto servidor se dedica a los servicios de impresión, mientras que un quinto servidor maneja los servicios compartidos. <em>“Las cuestiones relacionadas con la comunicación con empresas internacionales son controladas por el sexto servidor. Esta máquina nos permite establecer todas las comunicaciones con el exterior en el aspecto de las transmisiones electrónicas de albaranes y facturas vía EDI con El Corte Inglés (que supone el 20 por ciento del negocio de la marca Escorpion), y también gestiona las transmisiones de FTP de archivos de Tablets y PDAs”. <br /></em><br />Con una facturación anual que ronda los 40 millones de euros, Biosca Riera está al día en lo que se refiere a infraestructura TIC; no obstante, Francesc Tribó señala que el departamento que dirige está permanentemente buscando la plataforma hardware más adecuada al aplicativo que gestiona. <em>“SAP es la aplicación más importante que tenemos en la empresa y no puede fallar nunca; por lo tanto, necesita la mejor plataforma que, para nosotros, es AS/400. Tiene un coste mayor pero a la larga nos sale más barata ya que nos ahorra tareas de administración”</em>, manifiesta el directivo. El departamento de informática de Biosca Riera pasó de siete programadores a los dos gestores de sistemas TIC de la actualidad. <em>“Este es otro ejemplo del ahorro de costes que ha traído consigo la implantación de sistemas abiertos en la empresa. Los programadores de los antiguos sistemas propietarios han pasado a ser gestores de los actuales sistemas de información, dando servicio a los 100 usuarios que componen la LAN en la sede central, así como las 50 tiendas y los 15 representantes vendedores”</em>. Por otro lado, la compañía tiene subcontratado el mantenimiento del hardware a una empresa local que realiza la reparación o el cambio de los periféricos que se averían en menos de 24 horas. Asimismo, Biosca Riera trabaja con tres consultoras que se encargan de realizar las parametrizaciones o cambios en el ERP de SAP.
Pasar de sistemas propietarios a informática distribuida no supuso una transición fácil para el personal de Biosca Riera hace cuatro años, de acuerdo con el directivo. <em>“En general, todos somos reacios a los cambios, por lo que la primera reacción del personal fue rechazar la novedad”</em>. Francesc Tribó explica que, en general, todos los trabajadores se adaptaron satisfactoriamente a las nuevas nomenclaturas, ya que los flujos de trabajo seguían siendo los mismos. Poco antes de iniciar el cambio tecnológico la empresa llevó a cabo un proceso de concienciación a nivel de todos los empleados, dando a conocer la importancia del cambio y, simultáneamente a ello, dirección general lanzó un mensaje advirtiendo de que el cambio habría de realizarse adaptando en la medida de lo posible los procesos de la empresa al estándar, al tiempo que los puntos críticos que no recogiese el estándar serían tomados en cuenta para ser abordados a través de aplicaciones desarrolladas a medida.
El proceso se prolongó durante año y medio y fue contando con la implicación de los 100 usuarios internos del sistema y de los directivos de la compañía. Entre los planes de futuro más inmediatos que pasan por el departamento de TIC de Escorpion destaca la próxima instalación del data warehouse de SAP, y la conexión de todas las tiendas a través de una red privada virtual (VPN). Otra mejora que Escorpion plantea incorporar se centra en la identificación de las prendas por radiofrecuencia, <em>“lo que nos permitirá no tener que manipular cada una de las etiquetas, utilizando un sensor de arco, bajo el cual el sistema registra todos los códigos de forma simultánea en fracciones de segundo”.<br /></em>
