Maicerías DACSA, al grano con la gestión

DACSA representa una radiografía de buena parte de las medianas empresas nacionales: compañías familiares que surgieron de la nada y que han experimentado un extraordinario crecimiento que les ha llevado a modernizar su infraestructura tecnológica original.

DACSA es una empresa familiar fundada en Valencia en el año 1968 por tres comerciantes de la región, expertos en el campo de la compraventa e intermediación de cereales. Desde entonces, la compañía Maicerías Españolas ha crecido exponencialmente, situando su factoría de 27.500 metros cuadrados en Almácera. Allí es donde se realiza todo el proceso industrial para obtención de los productos derivados del maíz y del arroz que se comercializan después en grandes superficies como Carrefour, Alcampo o Eroski. Además, multinacionales como Grupo Guinnes y Cervezas Damm; o Grupo Nestlé y Hero España son algunos de sus clientes estrella.

Esta evolución ha supuesto una complejidad en la gestión interna de la compañía que, como sucede con buena parte del tejido empresarial español, ha invertido en tecnología, parcheando a medida que surgían nuevas necesidades o incidencias. Tanto es así, que a día de hoy esta mediana empresa no cuenta en su haber con un departamento de Sistemas de Información como tal, si bien un equipo de tres personas ha asumido esta responsabilidad.

La informática tradicional de DACSA se basaba en desarrollos a medida que se ejecutaban en plataforma AS/400. En este contexto, tal y como explica David Pérez Carrera, jefe de Administración de la compañía, contaba con un partner local Open Solutions-, que era realmente quien le asesoraba en materia tecnológica. De hecho, fue el propio partner el que detectó la necesidad de evolucionar.

Así las cosas, la misma incorporación del nuevo jefe de Administración implicaba la responsabilidad de buscar un software de gestión que se adaptara a los requerimientos de DACSA y, así, Pérez Carrera tomó las riendas del proyecto a principios de 2005. El objetivo era acabar con la ineficiencia que por aquel entonces se vivía en la empresa en términos de gestión, dado que se duplicaban procesos y no existía un flujo dinámico de la información incluso, a lo que el AS/400 no podía llegar se solventaba con Excel.

El experto tenía ya en su haber varias implantaciones de ERPs por lo que era un terreno conocido para él. En esta situación, los dos ERPs que se disputaron la cuenta fueron los de Oracle y Ross Systems. Sin embargo, la situación de la primera por aquel entonces inquietaba a DACSA, puesto que tal y como indica Pérez Carrera, “acabábamos de adquirir una compañía y estábamos tratando de integrar ambas, por lo que no nos atrevimos a implantarlo y que en el plazo de un año tuviéramos que acometer una nueva migración”. A ello se sumaba el hecho de que, desde su punto de vista,

Así las cosas, el experto recuerda que ”Ross, con las herramientas visuales que tenía para atacar la información dentro del presupuesto, era lo que mejor nos encajaba”. Otro punto a su favor era que ”Ross puede ajustar más los precios porque es una empresa que desarrolla e integra ella misma, hace la implantación, de modo que esos márgenes se los ahorran y los pueden repercutir en precio para el cliente”. En palabras del responsable, ”estamos en el segmento de la mediana empresa y la mayor parte de nuestra actividad es comercial -el 95 por ciento son existencias-, por lo que el coste del producto es muy importante, así como la gestión de almacenes”.

La implantación se inició en 2005 y, según lo previsto inicialmente, debía finalizar para comenzar en producción en 2006. Sin embargo, en este intervalo de tiempo, DACSA adquirió una compañía en Reino Unido, operación que le ocupó cerca de nueve meses de intensa negociación en la que Pérez Carrera estaba directamente implicado. Por este motivo, el proyecto se paralizó y es en la actualidad cuando se están cargando las tablas de datos con vista a entrar en producción el 1 de enero de 2007. “Así ya cambia todo”, comenta el jefe, “traspasaremos la cartera, los saldos iniciales, etc. para el tema de finanzas, comercial, compras, y luego cuando llevemos tres o cuatro meses rodando con eso, empezaremos con Producción”. El jefe de Administración hace una lectura muy positiva de este parón, puesto que así entró dentro de la negociación de implantación y supuso la prueba irrefutable de que la solución era capaz de hacer frente a una expansión en el contexto internacional. La migración de los datos está siendo un proceso bastante transparente, según explica el experto, teniendo previsto que el AS/400 quede reservado para los históricos. La nueva solución de gestión se ejecuta en arquitectura cliente/servidor en dos servidores de Hewlett-Packard (330 y 370), corriendo sobre sistema operativo Microsoft Windows 2003 Server con base de datos Oracle. Y es que la llegada de iRenaissance ERP de Ross Systems trajo consigo la migración de sistema, puesto que tradicionalmente se había confiado en Windows NT. En este sentido, Gonzalo Astorga, responsable de Sistemas de DACSA, señala que “fue una de sus exigencias y aunque con WNT nos sucedía lo mismo que con el AS/400, que son muy fiables, está claro que el futuro no va por ahí”. Para cubrir el capítulo del almacenamiento también se ha confiado en la tecnología de HP, conjugándola con software de Veritas para realizar las copias de seguridad diarias, de las que mensualmente se saca una copia fuera del CPD.

El responsable de Sistemas comenta que “más de una vez se ha barajado y nos han ofrecido sacar fuera de la casa nuestra infraestructura de hardware, bajo fórmulas de hosting o housing, pero aún preocupa mucho la seguridad”. El hecho de externalizar el alojamiento de la información crítica despierta todavía en DACSA cierta intranquilidad, hasta el punto de que el servidor de correo y mensajería Lotus, que en su día estuvo externalizado, hoy se encuentra en el CPD de la compañía en un servidor IBM. En lo que se refiere a la gestión del cambio de los algo más de 50 usuarios de la aplicación, Pérez Carrera se muestra convencido de que no surgirán grandes problemas, en gran medida porque “la gente ya ha visto cuáles son los problemas que teníamos con el sistema anterior y, en realidad, son ellos mismos los que demandan una nueva solución”. Será durante los próximos meses de noviembre y diciembre cuando se lleve a término la formación de este proyecto que implicará un cambio que, en palabras del responsable, “va a ser bueno para todos porque ya se han generado expectativas de mejora”. Ante DACSA se abre un extenso panorama de nuevos proyectos tecnológicos. Uno de los más atractivos para el propio Astorga es el de la conexión de todas sus instalaciones a través de una VPN. Hay que tener en cuenta que la compañía cuenta con numerosos molinos repartidos por la geografía española, almacenes, empresas en el puerto de Valencia, etc. Astorga señala que “ahí el mayor problema con el que nos encontramos es la seguridad, que queremos tener muy bien atada porque desde la alta dirección existe mucha intranquilidad al respecto”. En cuanto a la elección del proveedor de telecomunicaciones, a pesar de que Telefónica es su proveedor habitual, el responsable de Sistemas señala que “no nos asegura el servicio respecto a nuestras oficinas de Liverpool”. Este es el motivo por el que “estamos en conversaciones con Internet Xpress, que sí nos lo puede prestar a través de sus acuerdos con Colt y BT, aunque no tenemos nada decidido”. Por otro lado y en relación directa con iRenaissance ERP, Pérez Carrera indica que “una vez que esté en producción iremos incorporando nuevas funcionalidades como es el caso de soluciones de Business Intelligence (BI) para disponer de un cuadro de mandos integral”. El jefe de Administración explica que “yo ya había estado en implantaciones de este tipo y sé que es necesario implantar una herramienta de estas características, de manera que la dirección pueda acceder a la información de una manera sencilla. Ese es el futuro, el de los cuadros de mando integral, pero hay que ir poco a poco”. Las herramientas BI asociadas a la solución de Ross Systems son dos, según el responsable: Microsoft FRx para cubrir el reporting financiero y la tecnología de Business Objects. Estas dos posibilidades fueron analizadas en su día por DACSA y Pérez Carrera apunta que “lo vimos muy sencillo e intuitivo; es una de las cosas que más nos gustó respecto a Oracle, porque venía en la oferta inicial, aunque no lo desarrollemos hasta un poco más adelante”. Otro módulo adicional será el de recursos humanos, aunque únicamente será implantado a nivel de administración por las dimensiones de los mismos. Paralelamente, a pesar de que DACSA ya se encuentra trabajando con sistema EDI para sus pedidos y facturas, aún no ha incorporado procesos de firma y facturación electrónica, si bien es cierto que es otra de las innovaciones que serán adoptadas a medio plazo. Del mismo modo, en la actualidad la recogida de datos en almacén se realiza de manera manual se ha comenzado a trabajar ahora con etiquetas de códigos de barras- y entre los planes a más largo plazo figura el de la incorporación de tecnología RFID, que permitiría un mayor flujo de información.