Tal y como reza en su propio material promocional, Ediprem es una ambiciosa realidad empresarial dedicada al asesoramiento, comercialización, importación, producción, manipulación, fabricación de artículos publicitarios y promocionales, regalos de empresa, textil publicitario y deportivo de calidad. Nada más y nada menos. En total, más de 500.000 referencias de productos manejadas por su equipo comercial, lo que supone un reto para el sistema de gestión que aborda la administración de este empresa gallega.
Cuando Marcos Sanchón, actual director gerente de Ediprem, desembarcó en la empresa, uno de sus primeros cometidos fue el de reemplazar el sistema de gestión con el que se había estado trabajando hasta entonces. Se trataba de un desarrollo propio creado por un partner local que no permitía operaciones tan esenciales como centros de coste, repartos, asignaciones o establecer una correcta conexión entre almacén y contabilidad.
Una de las ventajas del proyecto que acometió el año pasado la empresa fue aprovechar la experiencia de Sanchón, que cuenta ya a sus espaldas con múltiples proyectos de estas características. Así, una de las premisas irrenunciables desde su punto de vista era que “debía ser un producto estándar, no quería nada a medida porque siempre da muchos problemas”, comenta el director gerente.
Quiso la casualidad que el Grupo Radio Vigo, que recientemente había adquirido la mitad de Ediprem, tuviera en preselección para ellos la tecnología de Exact Software. Tras una primera evaluación hacia el mes de junio, fue en septiembre cuando el proyecto de Exact (Exact Software, Globe y e-Synergy) echó a andar. Sanchón recuerda que “a lo largo de mi carrera he tenido implantaciones lentas y salvajes, y llegué a la conclusión de que las mejores son las salvajes, sin parar; tiene que ser implantado todo de golpe”. Así las cosas, si el proyecto se inició en septiembre, el 22 de octubre ya se trabajaba con Exact, si bien hasta el 31 de diciembre se operó en paralelo con el antiguo sistema. “Evidentemente, a día de hoy seguimos con los ajustes de tornillos”, precisa el responsable, “pero con eso no pasa nada si la parte básica está funcionando”.
Sin lugar a dudas, uno de los grandes quebraderos de cabeza a la hora de implantar un proyecto de esta naturaleza viene motivado porque “nosotros trabajamos con los catálogos de todo el mundo”, señala Sanchón; “nuestro catálogo, que gestionamos a través de la página web y nos permite tener unos precios muy buenos porque los tenemos pactados con los importadores fundamentalmente de Asia-, representa el 15 por ciento de las ventas, el resto proviene de otros catálogos”.
El sistema definido, en el que Exact juega un papel clave, se basa en un sistema de referencias genéricas por familias, catálogos, proveedores, materiales y colores. Según comenta el experto,
</em>Precisamente por la extensión de referencias, la migración de los datos desde el sistema anterior fue uno de los puntos más complicados y ello a pesar de que <em>“el departamento de compras nos permitió cambiar la codificación de artículos y eso fue realmente clave”. A pesar de ello, “todo el tema de stocks hubo que teclearlo a mano”</em>, recuerda el gerente. Así mismo, al no existir compatibilidad por lo obsoleto del desarrollo inicial, en la parte de Cartera los datos fueron recogidos directamente del programa del banco.<br />Según han quedado definidos los flujos, el comercial autoriza la oferta, no así el pedido, cuya autorización es labor de otro auxiliar comercial, que comprueba que ese stock se puede suministrar en el tiempo pactado con el cliente. En este punto es imprescindible destacar que la llegada de Exact ha implicado una redefinición de tareas dentro de la empresa puesto que, en palabras de Sanchón, <em>“era una empresa que fue creciendo y cada uno hacía trocitos de cosas, no había un organigrama ni había una asignación de tareas concretas a las personas. Hubo que analizar el flujo de información de la empresa y establecer distintos roles”</em>. Fruto de aquel análisis se crearon diferentes perfiles de usuarios, restringiendo según tareas el acceso a una u otra información.
Otro de los puntos fuertes del software de Exact venía dado por el portal del distribuidor, clave en la estrategia de franquicias que se materializará este mismo año. A través de este portal, los franquiciados podrán enviar sus pedidos, eludiendo el uso del fax que complica la gestión. Paralelamente, la fuerza comercial proporciona a la dirección información mucho más rica de sus actividades, con un completo reporting de visitas.
La aplicación de Exact está llamada a crecer, puesto que áreas como el portal del cliente para que siga la trazabilidad de sus pedidos, la facturación electrónica o las nuevas normas de contabilidad habrán de ir incorporándose. De hecho, Sanchón precisa <em>“ahora no utilizamos ni el 40 por ciento de lo que podríamos utilizar, pero todo se andará”.
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