La gestión de la tesorería es una actividad clave en un ente como la Radio Televisión Pública Vasca que, al estar financiada en un 70 por ciento por la CCAA del País Vasco y ser en un 30 por ciento dependiente de su propia gestión comercial, se encuentra por un lado sujeta a la supervisión de la dirección de Economía y Hacienda del Gobierno Vasco y, por otro, tiene que sacar el máximo partido a sus actividades comerciales e inversiones temporales.
En ese contexto, disponer de información exacta de la tesorería resulta determinante puesto que EiTB no sólo tiene la obligación de informar periódicamente al Gobierno Vasco de sus necesidades dentro del marco presupuestario establecido, sino que debe además sacar el máximo provecho a sus operaciones de compra/venta. “Jugar con la tesorería prácticamente exige una aplicación de Business Intelligence”, afirma el director de Sistemas de EiTB, Iñaki Regidor.
Con ambos imperativos y el objetivo de imprimir eficacia a través de la automatización de los proceso de matching y conciliación que se venían realizando de forma manual con Excel en base a una operativa que “no aportaba ningún valor añadido”, en palabras de Regidor; EiTB se planteó la necesidad de adquirir un nuevo aplicativo de gestión de la tesorería.
EiTB valoró inicialmente y con el apoyo de la compañía Serikat el módulo de tesorería de la eBusiness Suite de Oracle, puesto que el ente es usuario de la tecnología de Oracle desde 1988 en BBDD y del aplicativo Oracle Financials desde 1997, cuando sustituyó a una aplicación propia de contabilidad presupuestaria heredada del Gobierno Vasco.
La alternativa Oracle se descartó porque no se adaptaba bien a las peculiaridades del sistema bancario español, concretamente a los Cuadernos del Consejero Superior Bancario (CSB); no obstante, el conocimiento que la compañía agrupa en torno al Círculo de Usuarios de Oracle España (Cuore) impulsó el avance del proyecto que, de hecho, mereció el reconocimiento del Cuore en la edición 2005 de sus premios.
Y es que, en esa tesitura la dirección de Sistemas de EiTB decidió analizar la solución XRT Universe, de referencia en el mercado, y realizó una consulta al Grupo de Interés de Aplicaciones del Cuore con el objetivo de conocer similares experiencias de integración, puesto que en ese momento XRT disponía de una interfaz con SAP, pero no con Oracle.
“Entre las distintas respuestas, se contaba la de Emasesa Aguas de Sevilla, que nos facilitó los procedimientos de interfase entre las suites XRT y Financials”, señala Regidor.
La dirección financiera inició entonces las negociaciones con XRT y logró adquirir el aplicativo a unas condiciones económicas muy razonables.
“A principios de 2004 se tomó la decisión, en marzo se hizo la petición al Grupo de Interés de Aplicaciones de Oracle, en junio se compró la herramienta, entre octubre y noviembre se instaló, y en diciembre entró en explotación”, enumera el directivo, que subraya la facilidad del proceso de despliegue.
La integración con Oracle Financials de la suite XRT Universe, de la que se han instalado los módulos Communication, Reconciliation, Cash y Liquidity, se realizó combinando la interface de salida de XRT con la interface de entrada de Oracle Financials, “sin apenas necesidad de reescribir código y sin tocar ninguno de los dos entornos”, comenta Regidor.<br /></em><br />EiTB ha conseguido integrar de una forma casi automática las informaciones de los movimientos bancarios y simplificar el correspondiente proceso de conciliación con Oracle Financials, de forma que <em>“ahora mismo el trabajo de cotejar los apuntes contables se realiza en un 95 por ciento de forma automática”, </em>apunta Regidor.
La suite de XRT, que se ha instalado en una máquina Dell PowerEdge sobre Windows 2000 y con SQL Server como BBDD, se alimenta de la información de las entidades financieras y de Oracle Financials cuentas a cobras/cuentas a pagar-, de forma que, una vez conformados los apuntes, EiTB puede determinar sus necesidades de tesorería a 30, 60, 90 días y realizar las inversiones temporales más adecuadas.
De cara al futuro y considerando, como indica Regidor, que <em>“el 99 por ciento de los procesos de EiTB se apoyan en BBDD Oracle”</em>, está planificada la migración desde SQL a Oracle del aplicativo XRT, que en el momento de su adquisición por parte de EiTB <em>“no tenía los módulos de BBDD en Oracle”</em>.
El proyecto ha procurado múltiples beneficios al grupo vasco de comunicación, empezando por la reducción del tiempo dedicado a las tareas de tesorería. <em>“Cuando se realizaban manualmente con Excel exigía el trabajo de media persona durante un mes y actualmente esa persona sólo dedica a esta tarea entre dos y tres horas mensuales”</em>, afirma Regidor.
No obstante, el avance conseguido en inteligencia financiera ha sido el beneficio más notable.
<em>“Es en las inversiones de compra y venta en dólares donde se está sacando más brillo a la aplicación; en el año 2005, el primero de funcionamiento de la herramienta, los ingresos financieros de EiTB superaron los 180.000 euros cuando el año previo esa cifra se situó en menos de 40.000 euros”</em>, argumenta Regidor.
Teniendo en cuenta que el coste de la herramienta XRT ascendió a 38.000 euros, el retorno de la inversión es más que patente.
