La energética Repsol YPF es una de las 10 mayores petroleras privadas a escala mundial y la principal compañía privada energética en Latinoamérica por activos. Esta posición implica la gestión, solamente en España, de cerca de 40 empresas y de una plantilla integrada por alrededor de 20.000 empleados, cifras que
suman enteros y complejidad considerando que la actividad de la empresa se extiende a más de 30 país.
En este contexto, Repsol YPF ha optado por desarrollar e implementar un modelo organizativo para RRHH que, como explica el subdirector de Gestión y Soporte RRHH, Antonio Hernández, se basa en tres conceptos básicos: “la prestación de atención personalizada a nuestros clientes, la potenciación de funciones técnicas especializadas que aporten un alto valor añadido a nuestra compañía organización, planificación, relaciones laborales, desarrollo de RRHH, etc.- y la creación de unidades de servicio para el desarrollo de funciones de carácter transaccional como selección, formación, gestión de la nómina, etc.”.
En línea con ese modelo y cuando la función que desarrolla una determinada unidad de servicio puede desarrollarse de forma más eficiente con recursos externos, Repsol YPF apuesta por la externalización, siempre “manteniendo un adecuado control del servicio con recursos propios”, subraya Hernández.
Esa filosofía ha sido la que ha llevado a la compañía a poner en manos de Arinso Internacional la administración del personal y el pago de nómina, funciones que, previamente a la contratación de Arinso, “se venían realizando por personal propio de Repsol YPF asignado a la función de RRHH y ubicado en los diferentes centros industriales y administrativos de la compañía”, señala el técnico.
Con esta iniciativa, Repsol YPF da un paso más en su estrategia de RRHH y suma una nueva apuesta al órdago que lanzó en 1996, cuando tomó la decisión de implementar un sistema único que permitiera gestionar de forma integrada la función de RRHH en cualquier empresa del grupo.
La decisión llevó al despliegue del Sistema Integrado de Gestión SAP R/3, que sustituyó a los diferentes paquetes informáticos que utilizaba la compañía para gestionar las diferentes funciones de RRHH. De hecho y como destaca Hernández, “contar con un único sistema a nivel mundial ha sido uno de nuestros aciertos históricos en la gestión de personas”.
La apuesta de Repsol YPF por la externalización en el área de RRHH se concretó tras realizar un estudio profundo de viabilidad con su correspondiente caso de negocio y la balanza se inclinó hacia Arinso después de un exhaustivo análisis de las tres ofertas presentadas a un proceso de licitación organizado por el área de RRHH de Repsol YPF en colaboración con el área de compras de la energética.
“De las tres ofertas presentadas, entre los proveedores que garantizaban los estándares de calidad mínimos requeridos se eligió aquel que presentó la mejor oferta calidad/precio”, argumenta Hernández. En abril de 2006, Repsol YPF
y Arinso Internacional firmaron un contrato que se extiende desde mayo de 2006 a diciembre de 2011.
“El acuerdo alcanza a la mayoría de las funciones de Administración de personal, siendo las principales la confección de nóminas, altas, bajas, modificaciones en la Seguridad Social, elaboración de liquidaciones a la Seguridad Social y Hacienda, obtención de datos para estadísticas y mantenimiento de la BBDD”, detalla Hernández, para concretar que “está prevista la explotación de 19.000 nóminas de forma escalonada de acuerdo con un calendario que abarca de mayo de 2006 a diciembre de 2007”.
Arinso presta desde sus oficinas de Madrid este servicio, que está implementado en todos aquellos países en los que opera la compañía y que tienen una masa crítica de empleados que lo justifica: España, Argentina, Brasil, Ecuador, Perú y Venezuela, entre otros. La comunicación de los técnicos de Arinso con los empleados de Repsol YPF encargados de su coordinación se desarrolla a través de la herramienta Human Resources Workplace (HRW), desarrollada por la empresa de origen belga.
La aplicación HRW, instalada en los servidores de Arinso en Bélgica y accesible a través de una VPN de acceso restringido, resulta especialmente útil en tanto que registra todas y cada una de las incidencias comunicadas por Repsol YPF permitiendo mantener un seguimiento constante del servicio en base a informes que reflejan los tiempos y responsables de cada una de las incidencias.
Por otro lado y aunque el Servicio de Atención al Empleado de Repsol YPF no está incluido en el contrato con Arinso, en caso de que las consultas que realizan los empleados sobre su recibo de nómina no puedan ser contestadas de forma inmediata en este primer nivel de asistencia, se derivan a Arinso para su resolución. No en vano y como apunta el experto en RRHH, “aproximadamente el 50 por ciento de las consultas están relacionadas con el pago de conceptos económicos”. Hernández aprecia dos ventajas fundamentales en la contratación de una empresa de servicios como Arinso.
“Nos permite dirigir el desarrollo de personas de las áreas de administración de personal y nóminas hacia otras funciones, bien de atención al cliente o bien de carácter técnico, facilitando la implementación de nuestro modelo organizativo; y gestionamos el pago de nómina de manera más eficiente”.
Además, el nuevo servicio, cuyo coste está fijado en una tarifa única por trabajador y mes, proporciona a Repsol YPF un ahorro que se estima en “un 28 por ciento durante la vigencia del contrato hasta 2011”, apunta Hernández.
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