Actualmente, la práctica totalidad de las compañías considera la gestión documental como esencial para llevar un mejor control sobre su información a la vez que contribuye a alcanzar un significativo ahorro de costes y de espacio al ir relegando al papel a un segundo plano. El sector hotelero no puede quedarse atrás, y en ese sentido, está intentando que todas sus aplicaciones traten los documentos de manera digital, pero la legislación tiene que acompañar a todo este proceso. Si antes se dejaba toda esa responsabilidad al departamento de Sistemas, ahora los tiempos han cambiado, y se pide la colaboración de toda la organización para llegar a buen puerto. Además, este sector va teniendo un control cada vez más claro de los equipos de impresión con los que cuenta, son conscientes del gasto que generan y por lo tanto piden a los fabricantes una solución integral en la que el proveedor se encargue del mantenimiento, soporte, gestión de los consumibles, soluciones de control de impresión, y gestión de accesos y permisos. Esas son las principales conclusiones extraídas de un desayuno de trabajo organizado por COMPUTNG y Kyocera con el objetivo de conocer las necesidades de este sector en cuanto a la administración de su parque de impresión, y por lo tanto, de su información.
Para comenzar el debate, Luis Ramos, responsable de Seguridad y Calidad de Confortel Hoteles, destacó que la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) que entrará en vigor el próximo mes de abril, y que “obliga a tener la misma seguridad sobre el papel que sobre el resto de ficheros, y que supone que el papel tiene que estar perfectamente guardado en estrictas condiciones de seguridad y con personas a su cargo, va a generar a los fabricantes un buen nicho de negocio porque hará que se imprima menos y se digitalice más”. A este respecto, Tania Otero, IT Manager de España y Portugal de NH Hoteles, asegura que “lo que necesitamos de los proveedores de sistemas de impresión es que nos ayuden a imprimir menos. Todas las compañías buscamos gestión documental, y hay que buscar proveedores que nos ayuden a llevarlo a cabo, porque prácticamente todo el sector hotelero está inmerso en este proceso”. En línea con Otero se muestra Jesús García, responsable de Aplicaciones SAP de AC Hoteles, ya que añade además que “todo lo que conlleve efactura, digitalización, y reducción del papel es fundamental, porque todavía hay mucho papel en las oficinas, y se ha intentado eliminarlo al máximo, pero se sigue imprimiendo mucho todavía. Con la nueva Ley será necesario o custodiar los papeles o acabar con ellos”.
Por su parte, Demetrio García, ingeniero de Sistemas, y responsable de gestión y procedimientos de AC Hoteles, manifiesta que “hoy por hoy es un esfuerzo muy grande adaptar la LOPD a los sistemas y a la la forma de trabajar de los usuarios”, y es que el sector está retrasando mucho todavía la gestión documental debido a algunos aspectos como la facturación o la emisión de tickets, porque “aún a día de hoy hay documentos que no son factibles de ser digitalizados”. No obstante, para Tania Otero, “todo es digitalizable. En NH Hoteles, estamos ya implantando la efactura, que ya se genera electrónicamente y hay un repositorio central donde tanto el cliente como nosotros podemos acceder y también para proveedores, es decir, se digitaliza no sólo la factura sino el albarán de entrega y el pedido. Lógicamente, hemos empezado con proveedores que tienen un mayor volumen, como Banco Sabadell y Viajes Iberia, y estamos también empezando con El Corte Inglés, por lo tanto, a los más pequeños les llevará un tiempo adaptarse y acostumbrarse, pero el volumen de facturas que hay que guardar en hoteles y el papeleo que supone llegará a ser inviable”, apunta.
Una legislación incompleta
Uno de los mayores problemas a los que se tiene que enfrentar el sector está relacionado con la necesidad de buscar una solución que permita que ciertos papeles susceptibles de ser digitalizados tengan validez legal, puesto que “el problema de escanear una factura es que no tiene validez legal, y por lo tanto, hay que buscar nuevos caminos”, denuncia Otero. Y es que no hay que confundir una factura electrónica con una factura digitalizada. José Antonio Domínguez, supervisor de Soportes SAT del Grupo Transhotel, lo explica de la siguiente manera: “el problema de la LOPD es que obliga a guardar el papel y te dice cómo hacerlo, pero no da validez a la digitalización en archivos”. El responsable de Grupo Transhotel explica que trabajan con 45.000 hoteles en todo el mundo, por lo que “es muy difícil calcular el volumen de facturas que recibimos en nuestras oficinas. Contamos con un grupo de grabadores de datos que se ocupan de almacenar manualmente la información de cada factura para introducirla en nuestro SAP, pero eso nos lleva muchísimo tiempo y dinero, tenemos un grupo de 120 personas sólo en el departamento de administración. Hemos intentado usar dispositivos multifunción capaces de escanear y convertir los datos, pero hay que introducir las características de cada factura, algo que no siempre está estandarizado”.
A este respecto, Luis Ramos, de Confortel Hoteles, corrobora que efectivamente, si haces escaneas el papel, alguien tiene que darte el ok y aprobarlo legalmente, porque de otra manera se podría manipular fácilmente, por lo que tiene que haber alguien que certifique que ese papel digitalizado es válido y correcto”.
¿Qué tipo de documentos se digitalizan en los hoteles? Para responder a esta pregunta, Demetrio García y Jesús García comentan cómo es el proceso en AC Hoteles. En primer lugar, en el departamento de Sistemas se cuenta con la aplicación Microsoft Sharepoint para gestionar procedimientos y actualizarlos, llevar control de las versiones, y hacer workflow de aprobación y revisión de la documentación, Por otro lado, “tenemos todo el proceso de reservas automatizado, las facturas en papel se guardan y se pican manualmente en el ordenador, y estamos también trabajando en un portal del empleado para evitar que las nóminas se generen en papel, pero está claro que la factura es lo que más genera papel, y en ese sentido, no logramos para nada quitarlo”, subraya Jesús García. Por su parte, en NH se sigue un sistema similar, “empezamos con las reservas, donde el sistema la envía al cliente por correo electrónico o fax, que está en red. También tenemos factura electrónica de cara a ciertos workflows como notas de gastos y aprobaciones, la nómina que está digitalizada y llega por correo, los manuales formativos que se actualizan automáticamente y no hace falta imprimirlos”, comenta Tania Otero.
Seguridad y gestión integral
Las soluciones de impresión más demandadas son, por un lado, aquellas que garantizan al máximo la seguridad de los documentos, porque puede haber mucha información crítica a la que no todos los usuarios deben tener acceso. Así, uno de los aspectos que más valora José Antonio Domínguez, del Grupo Transhotel, son aquellas soluciones “con las que introduces una tarjeta en el lector de la máquina para sacar tus documentos impresos, y si al final del día no las recoges, desaparecen de la cola de impresión. Esto supone que se tenga un mejor control y la ventaja es doble, por un lado, que hay un mayor control sobre el usuario, sabes lo que cada uno imprime, y además desaparece lo que no imprimes, y se ahorra un montón en papel”. De hecho, Juan Martínez, director de Tecnología y Soluciones de Kyocera, apunta que con este tipo de dispositivos se pueden llegar a conseguir “ahorros de hasta un 25 por ciento, de hecho esta solución concreta es muy común, que existe desde hace bastante tiempo, hay quien la asocia con la reducción de impresiones no necesarias o incontroladas y otros con la seguridad, para evitar papeles que pueden estar en la bandeja de salida y que son confidenciales”. Además, “así se evita tener un mayor número de impresoras pequeñas locales, que al final dan más gasto que otras de alta gama”, opina Domínguez.
Por otra parte, cada vez se demanda una solución completa, que facilite todos los procesos de gestión documental, “no queremos una máquina con mantenimiento que tenga un coste mensual o un coste de renting sino una solución integral en la que el proveedor se encargue del mantenimiento, con soporte 24×7, que se ocupe de gestionar consumibles, que ofrezca soluciones de control de impresión, gestión de accesos y permisos, y gestión del consumo para que la llegada de los consumibles se produzca a tiempo”, comenta Tania Otero.
El parque de impresión con el que cuentan las cadenas hoteleras aquí representadas es un reflejo, por un lado, de la notable inversión que se efectúa en este tipo de equipos, y por otro, de que cada vez se tiene una mayor conciencia y control sobre los sistemas implantados en la organización, aunque todavía queda camino por recorrer. En el caso por ejemplo, de AC Hoteles, Demetrio García apunta que “tenemos impresoras ubicadas en los hoteles, que dan soporte de facturación y tickets, y que están alineadas con nuestro software de gestión, también tenemos ubicados en los hoteles fotocopiadoras que han ido evolucionando de impresoras a multifunción, cuyas capacidades todavía no se explotan lo suficiente. Además, contamos con contratos de mantenimiento, y a nivel departamental tenemos impresoras de gran formato en las oficinas centrales que sirven para algunos departamentos”. No obstante, el responsable reconoce que no se lleva un control estricto de lo que se imprime.
