La compañía de origen italiano perteneciente al grupo Benetton y especializada en el negocio de la restauración, Autogrill, empezó a operar en España en 1993 a través de una unión al 50 por ciento con el grupo Cepsa para operar la cadena de restaurantes Procace. En 1997 y tras su fusión con la empresa de restauración Harmesa y Arhos, se creaba Autogrill España que, ya en 2002, volvió a ampliar su alcance, en esta ocasión al ámbito ferroviario, con la adquisición de Receco, accediendo a las tres principales estaciones de la red de Alta Velocidad (Madrid, Sevilla y Córdoba).
En ese camino, el sistema de gestión de Hermesa ha estado conviviendo con el sistema de Receco hasta que, a principios de este año, ha culminado el proceso de integración de ambos, una necesidad imperativa que ha conducido a la homogeneización de sistemas y procedimientos de la compañía, que también controla el 50 por ciento de Aldeasa. A día de hoy, Autogrill España suma 60 puntos de venta distribuidos por España -con marcas tan conocidas como Snack Bar, Ciao, Mallorca, Farggi, La Barrila y Segafredo, entre otras-; y suma una plantilla de alrededor de 1.500 empleados, de los cuales un centenar están en Servicios Centrales y en torno a 1.400 distribuidos en la red.
Autogrill España tomó la decisión de afrontar la integración de sus sistemas de información hace ahora cinco años y, en esa empresa, estableció dos líneas de acción en base a un plan estratégico. Autogrill atacó en primera instancia las comunicaciones. “Necesitábamos una VPN que cubriera nuestras necesidades de comunicación con todos los puntos de venta y apostamos por Telefónica, que nos proporcionó una solución mixta basada en tecnologías RDSI y ADSL, que se completa con conexiones vía satélite en aquellas localizaciones de difícil cobertura”, explica el jefe de Informática de Autogrill España, Mariano Redondo.
Actualmente y en esa misma vertiente, la compañía está estudiando un nuevo avance para dotar de líneas de backup a todos sus puntos de venta. “Hoy en día, disponemos de una línea FrameRelay con backup entre nuestros dos CPDs en Madrid y La Plana; así como una conexión con Italia, pero cada vez se hace más necesario el respaldo de todos los puntos de venta”.
Con el despliegue a lo largo de 2002 y 2003 de la nueva infraestructura de red, Autogrill se preparaba para la puesta en marcha de nuevas aplicaciones de valor añadido en el marco de una carrera que tenía su meta en la disponibilidad de un sistema Autogrill integrado. Redondo indica que “el sistema tradicional de Autogrill (Hermesa), que estaba desarrollado en AQ Cobol y ventanas tipo DOS, carecía de flexibilidad puesto que era totalmente monolítico y había llegado a un nivel en el que tenía demasiados parches; mientras que el sistema de Receco, basado en el producto Anker que distribuía en España la compañía Madisa, estaba mucho más modularizado y contaba además con un sistema financiero de Altai”.
La situación se hacía especialmente compleja a la hora de consolidar datos, un proceso que se venía realizando con hojas Excel; hasta que se llegó al límite. “Empezaron a surgir graves problemas, por ejemplo, los ficheros de Excel tenían tantos links que era imposible abrirlos”, comenta el técnico. Además, la estrategia de la empresa contempla ya en ese momento su entrada en el sector aeroportuario y su sistema de gestión no estaba homologado por Aena, en tanto que el sistema de Receco sí contaba con dicha homologación.
HRM Connect, el entrante
Finalmente, se tomó la decisión de tomar el camino de Receco. Esa apuesta exigía en primer lugar la unificación de los dos CPDs existentes: el de Autogrill, situado en el área de La Plana a 20 kilómetros de Castellón; y el de Receco, ubicado en Madrid. Se trataba, en definitiva, de “centralizar toda la informática en Madrid y unificar los distintos sistemas de gestión construyendo una única columna vertebral”, en palabras de Redondo.
En esa tesitura, Autogrill optó por dar un primer paso en el área de los RRHH, donde existían menos obstáculos: “la aplicación de RRHH en Autogrill apenas estaba desarrollada y era muy manual, mientras que Receco venía utilizando la solución de A3 Software”.
Después de analizar las distintas alternativas existentes en el mercado, Autogrill se decantó por la solución HRM Connect de Cézanne Software para la gestión de los RRHH, que entró en explotación entre 2003 y 2004, externalizando el proceso de nómina a la compañía Tadisa, también usuaria de A3. Además de evolucionar la gestión de los RRHH, la iniciativa sentó las bases del avance futuro ya que “ningún empleado podía acceder a los sistemas sin previamente estar registrado en el sistema de gestión de RRHH”.
El plato fuerte: Madisa.net
Tras esos dos primeros grandes pasos, Autogrill empezó a planificar cómo abordar la integración de sus dos grandes sistemas de gestión. Como indica Redondo, había dos opciones, “empezar por la cabeza, es decir, las finanzas, o la cola, las ventas”. La balanza se inclinó por la última alternativa, puesto que en ese momento la multinacional estaba empezando a valorar el despliegue de SAP a nivel corporativo, de modo que se decidió atacar el sistema de ventas tomando el camino Receco, que en ese momento utilizaban una decena de los 60 puntos de venta de Autogrill en España. “Teníamos el know-how y los desarrolladores de Receco conocían perfectamente el sistema que, además, estaba homologado por Aena, así que preferimos no inventar la rueda”.
El proyecto, en el que Autogrill trabajó durante el primer semestre de 2004 en estrecha colaboración con Madisa, exigió un exhaustivo trabajo de renovación, dando nacimiento a un nuevo sistema de ventas enriquecido denominado Madisa.net que corre sobre Windows 2003 y ataca SQL Server 2005 como BBDD, mientras que los TPVs trabajan contra MySQL.
La iniciativa, que Redondo califica de “un profundo repaso a 15 años de historia”, supuso asimismo la ampliación de la infraestructura del CPD de Madrid y la renovación total de la infraestructura servidor de los puntos de venta con máquinas IBM Serie x22n y pantallas táctiles. En esta vertiente, Autogrill trabajó de la mano de EuroSistemas, apostando por tecnología IBM. “Además de renovar toda la infraestructura a nivel local, adquirimos blades, unidades de disco y unidades de librerías de backup para el almacenamiento SAN, que actualmente suma una capacidad de un Tb, configurando una infraestructura totalmente redundada”, indica Redondo.
De forma simultánea, se fue reduciendo la infraestructura del CPD de la Plana, que da soporte a los alrededor de 30 usuarios que Autogrill tiene en esa ubicación, limitando su infraestructura a un servidor de ficheros, un servidor de correo y un tercer servidor de antivirus.
En colaboración con Atos, Autogrill dedicó el segundo semestre de 2005 al proyecto corporativo de implantación de SAP, que entró en producción el uno de enero de 2006 y es, junto al correo (Lotus) y el antivirus (TrendMicro), una de las tres grandes piezas de su informática corporativa. También en 2006, Autogrill desarrolló su intranet y comenzó a levantar servicios, empezando por un sistema de documentación y directorio proporcionando a cada punto de venta la posibilidad de gestionar su cuenta de explotación; así como un sistema de gestión de incidencias basado en la solución Footprints de Numara Evolment. “La primera intranet se desplegó con PHP Nuke pero, ya en 2007, dimos el salto a Microsoft SharePoint; primero, porque PHP Nuke se quedaba corto y, segundo, por la capacidad de integración de SharePoint”, comenta Redondo, para avanzar que “el objetivo es levantar un portal del empleado accesible vía Internet”.
UNO, compras unificadas
Volviendo a la implantación de SAP, el proyecto también supuso un gran trabajo de integración puesto que, si bien ya se habían unificado las ventas con Madisa.net, fue necesario el desarrollo de dos interfaces para posibilitar la conexión del ERP corporativo con el sistema de compras tradicional de Autogrill y el de Receco. Ese esfuerzo adicional implicó, sin embargo, ventajas a futuro a la hora de atacar el área de compras, una iniciativa que recibió un impulso cuando en 2006 Telefónica hizo concesionaria a Autogrill del área restaurante de Distrito C que, con un potencial aproximado de 14.000 usuarios, está considerada una de las más grandes de Europa.
Para abordar el magnífico reto, Autogrill se asoció con la compañía Bayer-Gastronomie, que acumula una profunda experiencia en este terreno: maquinaria y sistemas de producción de comida, sistemas de pago, gestión de proveedores, etc. La alemana asesoró a Autogrill a la hora de afrontar este proyecto faraónico que, a base de trabajo, posibilitó su entrada en funcionamiento el 18 de septiembre de 2006. Aquí, Autogrill volvió nuevamente a confiar en su conocimiento y recursos internos y, en lugar de adquirir la solución informática de Bayer-Gastronomie, aprovechó la ocasión para dar un impulso definitivo a la unificación de sus sistemas de compras. “Frente a la solución tradicional de Autogrill, apostamos nuevamente por Receco, ya que tenía muchas más posibilidades de ampliación”, afirma Redondo.
Autogrill emprendió así el proyecto UNO -de unificación-, en esta ocasión en colaboración con la empresa Assertum, que ha conducido a la creación de nuevos módulos de producción, recetas, proveedores, etc. “Aunque analizamos alternativas como Navision, Oracle e incluso un producto de una empresa austriaca que conocimos a través de Bayer-Gastronomie, decidimos atacar nosotros directamente el proyecto en colaboración con un socio con experiencia como Assertum, que tiene entre sus referencias a Iberia, pero que resulta diferencial frente a los grandes integradores en cuanto a costes y flexibilidad”, argumenta Redondo. El resultado fue muy satisfactorio y, de hecho, “cuando se lo enseñamos a los alemanes, reconocieron que era un Mercedes listo para conducirse”.
Ante las dificultades para expandir el nuevo sistema a todo Autogrill España a mitad de 2007, se decidió retrasar la entrada en explotación a nivel de toda la empresa hasta enero de 2008, de forma que, como apunta Redondo, “en un tiempo record de un mes y medio, conseguimos unificar todo Autogrill con más de 12.000 artículos procesados, cambios de codificación, revisión de autorizaciones y una nueva estructura”.
El nuevo sistema, que también ataca SQL Server 2005 como BBDD, a día de hoy funciona en Terminal Server, pero el objetivo es migrarlo a .Net y tecnología 100 por cien web a lo largo de este o el próximo año. Autogrill también contempla de cara al futuro la puesta en producción del sistema Newhotel para la gestión de sus cinco hoteles y el despliegue de un nuevo sistema de gestión documental que, en una primera fase, alcanzará al proceso de facturación de proveedores. El reto no es vano puesto que hablamos de unos 400 proveedores activos de un total de alrededor de 3.000, que suman en torno a 40.000 facturas anuales.
Receta Tratécnica para el pago en segundos en el Distrito C
Uno de los procesos más complejos en la operativa de los comedores que Autogrill gestiona en el Distrito C de Telefónica en Las Tablas (Madrid) es el pago. No en vano, se trata de cobrar lo más rápidamente posible a alrededor de 14.000 personas, un volumen que hace inviable el uso de efectivo o tarjetas tradicionales.
Autogrill necesita un sistema basado en tarjetas inteligentes recargables de lectura sin contacto. “Empezamos a buscar soluciones y después de ver soluciones como las de IBM, mucho más caras, llegamos al conocimiento de la tecnología de Tratécnica a través de su experiencia en el banco Santander”, explica Redondo.
Finalmente Autogrill confió el proyecto a Tratécnica, aplicando el sistema de pago electrónico con tecnología MIFARE; e incluyendo el desarrollo de una aplicación que posibilitará, entre otros, el uso de tickets restaurante. La instalación se concreta en 31 lectores de tarjeta sin contacto MIFARE conectados a TPVs táctiles que permiten el pago de los productos con sólo acercar la tarjeta al lector.
Para la recarga de las tarjetas existen cuatro máquinas multiservicio Wizard con pantalla táctil y cinco terminales interactivos murales TIPO con pantalla táctil y tecnología UMTS donde los usuarios pueden recargar sus tarjetas con efectivo o tarjetas de crédito. Asimismo Tratécnica desarrollo para Autogrill un software denominado Espacio Autogrill que, instalada en cuatro puestos atendidos, permite la recarga de las tarjetas monedero de los usuarios mediante efectivo, tarjetas de crédito o tickets restaurante; así como solucionar incidencias y acceder a promociones. El software integra un módulo de gestión contable que permite realizar cierres contables diarios en conexión con las diferentes máquinas vía intranet.El despliegue permite, como indica Redondo, que “el paso por caja de un cliente no excede los 13 segundos, mientras que la recarga no supera los 35 segundos; un tiempo adecuado teniendo en cuenta que Autogrill realiza alrededor de 1.000 operaciones de recarga diarias, más que algunos bancos”.
