Al tiempo que la Alta Velocidad se extiende por España, la operadora de servicios ferroviarios dependiente del Ministerio de Fomento, Renfe Operadora, avanza en la transformación de sus TIC en el marco de su Plan Estratégico de Sistemas de Información 2006-2010, que cuenta con un presupuesto de 127,5 millones de euros. La progresiva liberalización del sector del transporte por ferrocarril, que ya ha llegado a transporte de mercancías y está previsto alcance al transporte de personas en 2010, exige una transformación y la función de TI de Renfe es plenamente consciente: “estamos obligados a llegar a ese momento en la mejor situación posible y las TI tienen, por tanto, que contribuir a la mejora de la competitividad de la compañía”, afirma el director corporativo de Sistemas de Información de la Dirección General Económico-Financiera y de Planificación de Renfe, Óscar Gómez Barbero. Con ese objetivo, se ha diseñado el citado plan de sistemas, que se concreta en planes anuales operativos. Actualmente, Renfe se encuentra en el segundo año del denominado Plan 1000 Días, que “tiene una duración de tres años y en el que se distinguen tres etapas: transformación, consolidación y optimización”, indica Gómez. En ese contexto, 2007 fue un año de transformación que ha llevado al establecimiento de un nuevo modelo de gestión y lanzamiento de proyectos TIC. “Hemos decidido diseñar y lanzar grandes proyectos de manera que, sí anteriormente la mayoría de nuestros proyectos se basaban fundamentalmente en body-shopping, es decir, la compra de horas/hombres a muchas empresas, ahora apostamos por un socio tecnológico; de forma que simplificamos la gestión de los proyectos y elevamos además el nivel de compromiso del proveedor”, señala Gómez. Uno de los grandes ejemplos de este cambio es el acuerdo para la gestión de sus sistemas o AM (Application Management) que el pasado año Renfe Operadora rubricó con Indra. El contrato, por un montante de 11,5 millones de euros y un período de dos años, cubre las áreas económico-financiera, gestión presupuestaria, gestión de compras, sistema de venta, Internet e intranet. El proyecto de modernización del Sistema de Venta de Renfe Operadora, adjudicado a Accenture por más de nueve millones de euros, constituye el segundo gran ejemplo de este cambio de paradigma, en el que concurren dos variables. “Si queremos dar grandes saltos de transformación en los procesos de negocio”, entiende Gómez, “tenemos que jugar con los actores líderes en el marco de grandes proyectos”. El proyecto ha llevado a Renfe a saltar desde el anterior sistema de comercialización, denominado SIRE y en su momento suministrado por Siemens, a un nuevo sistema basado en IBM WebSphere, una plataforma “más abierta, robusta, flexible, escalable, sencilla y con mayor funcionalidad”, en palabras de Gómez. El pasado diciembre culminó la primera fase de este proyecto, que ha incluido la migración de las funciones críticas de reserva y venta de billetes, así como la incorporación de nuevas funcionalidades con motivo de la puesta en marcha de las nuevas líneas de AVE; mientras que la segunda fase, que está previsto que concluya a finales de 2008, contempla la migración total de SIRE al nuevo sistema, que alcanza a las máquinas expendedoras simplificando su actual operativa e incluyendo nuevas posibilidades, como el cambio de billetes o el cierre del trayecto de vuelta. La multicanalidad es una de características claves de este sistema, en el que el canal on line se encuentra en plena explosión. “Diariamente acceden a nuestro sistemas de ventas on line una media de 85.000 personas y vendemos cada día alrededor de 20.000 billetes por Internet”, señala el directivo.
Consolidar el modelo vía SAP
Tras estos dos grandes hitos, el año 2008 vuelve a ser testigo de la consolidación del nuevo modelo de acometer proyectos en Renfe, con una iniciativa que conducirá a una profunda transformación de sus sistemas heredados, un entorno complejo en el que concurren “más de 65 aplicaciones legacy y una cifra de interfaces superior a los tres centenares”. Con una duración prevista de 38 meses, la compañía afronta ahora la implantación de SAP, una solución previamente desplegada en el área de RRHH y que ahora alcanza a los sistemas económico-financieros, de compras y presupuestos. El contrato, que acaba de adjudicarse a una UTE formada por PricewaterhouseCoopers e Ibermática por 9,9 millones de euros, incluye la implantación del sistema transaccional económico-financiero y de compras SAP R/3 y SAP SRM, el sistema de información económico- financiero y de compras SAP BIW, la solución de presupuesto y planificación de compras SAP SEM y distintas aplicaciones integradas con SAP para el portal de proveedores. De esta forma y como indica Gómez, “consolidamos el modelo de confiar en una gran corporación y apostamos por una solución estándar de referencia en el mercado, que nos dotará de unos sistemas a la altura de un negocio que factura más de 2.500 millones de euros”. Gómez tampoco pasa por alto otro punto clave en la organización de Renfe, que suma una plantilla cercana a los 15.000 empleados. Y es que “del mismo modo que hay generación de sistemas que han quedado obsoletos, existe un generación de personas que se están jubilando”. La suite SAP se integrará en una arquitectura en la que DB2 a nivel de BBDD e IBM WebSphere en la capa middleware conforman los cimiento de las aplicaciones, un entorno que el que, hoy por hoy, prima la heterogeneidad: “hay aplicaciones J2EE, algunas aplicaciones Java que ya son SOA, aplicaciones Cobol, PL1 y, evidentemente, habrá aplicaciones basadas en SAP ABAP/4”, indica Gómez. Además de la implantación de SAP, en 2008 Renfe afrontará una prueba adicional de consolidación del nuevo modelo y en la línea del contrato AI firmado con Accenture, Renfe elevará su apuesta por la externalización incluyendo en esa baza sus infraestructuras. “Volveremos a consolidar el modelo con un contrato de gestión de las infraestructuras o IM (Infrastructure Management), cuyo concurso tenemos previsto convocar antes del verano”, adelanta el directivo. Estas grandes iniciativas son sólo dos de los 75 proyectos que conforman el Plan Operativo 2008 de Renfe, que contempla adjudicaciones superiores a los 60 millones de euros -40 millones correspondientes a inversión y 20 millones a gasto-; una cifra similar a la que Renfe comprometió en TIC el pasado año. A la vista está que el afán de consolidación de Renfe también alcanza al propio modelo organizativo de su función de Tecnologías de la Información y Comunicaciones. “Vamos a establecer unidades organizativas cuya única función es la gestión de la demanda, la gestión de la agenda de proyectos de las distintas áreas de actividad, es decir, del negocio, para tener una agenda de trabajo totalmente alineada con sus necesidades”, señala Gómez, quien considera que este es el camino más directo para “entender los desafíos del negocio y priorizar los proyectos y las inversiones, una tarea que sólo es posible disponiendo de personas dedicadas al cien por cien a entender las preocupaciones del negocio”.
TCO, objetivo de optimización
En tercera instancia y ya de cara a 2009 el concepto clave es la optimización, una optimización que alcanza en primer lugar a los costes y, en consecuencia, al Total Cost of Ownership (TCO) de las TIC. “Esto significa revisar en profundidad nuestro modelo de costes de forma que podamos compararnos razonablemente con el mercado, es decir, el coste de la gestión de una cuenta de correo en Renfe tiene que ser similar, en términos de benchmarking, al de otras organizaciones”, señala Gómez. Se trata de un ejercicio sumamente exigente en el que Renfe tiene como modelo la excelencia. “Nuestro objetivo”, explica el directivo, “es tener un TCO comparable con el de la banca y, aunque probablemente no llegaremos a ser tan eficientes como ellos, esa es nuestra referencia”. La empresa que preside José Salgueiro lleva tiempo preparándose con ese objetivo y, de hecho, el contrato de AM firmado con Indra lleva asociada una reducción del TCO en esa área de alrededor de 15 por ciento; pero es 2009 el horizonte fijado para establecer un modelo de estructuración de costes en base a un catálogo de servicios que se repercutirán a los negocios en función de Acuerdos de Nivel de Servicio (SLAs). De esta forma, la función de TIC de Renfe, que cuenta con alrededor de 140 profesionales, consigue dos grandes logros: “en primer lugar, podremos explicar de manera más transparente nuestros costes y, segundo, dispondremos de referencias para tomar decisiones que permitan la mejora sistemática de nuestro TCO, además de tener más capacidad para determinar ineficiencias de gestión”, enumera Gómez. El directivo considera este avance imperativo puesto que “el actual modelo de facturación de nuestros costes está muy superado, se basa en ratios que han quedado obsoletos como la capacidad de proceso o la capacidad de almacenamiento, y queremos pasar a un modelo de facturación basado en el consumo de servicios”. Se trata, por tanto, de un modelo basado en costes por actividad o ABC (Activity Based Costing) en el que, de acuerdo con Gómez, la clave radica en la variabilidad. “Nuestro objetivo es que nuestra estructura de costes sea lo más variable posible y, de hecho, en la actualidad ya tenemos una relación de tres personas TIC externas por cada profesional TIC interno”.
Destino: competitividad
La estrategia evolutiva de Renfe camina de la mano de una transformación a nivel de sistemas en la que los entornos host están llamados a perder peso frente a los sistemas distribuidos. A día de hoy, tal y como señala Gómez, “los sistemas de información de misión crítica, como puede ser la venta y otros sistemas heredados, se encuentran en el entorno host –soportado en IBM ZSeries-, mientras que muchos de los sistemas que no son de misión crítica están en un entorno distribuido, compuesto fundamentalmente por pSeries, al que pretendemos trasladar la totalidad de los sistemas no críticos”. De hecho, SAP, que todavía no se ha decidido si atacará DB2 o Oracle, se levanta ya en el mundo distribuido. En esa línea, Renfe trabaja con HP en un estudio de downsizing de su plataforma hardware y también está estudiando las soluciones BTO (Business Technology Optimization) de Mercury, aunque todavía no se ha tomado una decisión final al respecto. Lo que si está claro es que “nuestra obligación de tener un TCO optimizado pasa por la revisión de nuestros costes, incluyendo los de las infraestructuras y estamos analizando las oportunidades de downsizing que sean factibles”. Lógicamente, los avances de Renfe a nivel de aplicaciones e infraestructura, están acompañados de una progresión a nivel de monitorización y gestión. En esa vertiente, la compañía sigue el modelo ITIL en una apuesta que, desde la perspectiva de soluciones, se concreta en la tecnología de BMC. Gómez comenta que “empezamos en noviembre con la definición con PricewaterhouseCoopers y ahora nos encontramos en la fase de despliegue del proyecto; tenemos 20 personas certificadas en ITIL Foundations y varias en ITIL Manager y vamos a seguir con la formación”. El viaje de transformación de Renfe tiene un destino claro: el incremento de la competitividad de la compañía, “bien porque somos capaces de diseñar, construir, implantar y poner en marcha sistemas de información que ayuden al crecimiento del negocio, o bien porque somos capaces de diseñar, construir, implantar y poner en marcha sistemas de información que eleven su rentabilidad”.
