Responsable de dar soporte a la producción y la explotación de los servicios de valor añadido del negocio de móviles en Telefónica de España, la Dirección de Servicios de Valor Añadido (DSVA) del negocio de móviles de la operadora ha apostado por la tecnología de gestión de contenidos de Vignette que, sobre un modelo basado en un repositorio único, posibilita el trabajo colaborativo y el control integral del ciclo de vida de los documentos.
La información con la que trabaja la DSVA resulta fundamental teniendo en cuenta que sirve de base para el desarrollo de nuevos servicios específicos en el segmento de la telefonía móvil como, por ejemplo, la descarga de todo tipo de contenidos, navegación por Internet, mensajería instantánea, etc. Se trata de una documentación que, desde su creación hasta su aprobación final, pasa por distintas versiones en un entorno donde la generación de información y la introducción de cambios y ampliaciones son constantes; de forma que la gestión de los flujos de trabajo resulta crítica.
En este escenario y como explica el experto en Planificación y Gestión de Servicios de Valor Añadido en el negocio móvil de Telefónica España, Manuel Díaz de la Fuente, “la DSVA venía utilizando distintas soluciones, incluyendo una solución propietaria de UniDoc, unidades de red y discos en local de algunos ordenadores, mientras que en determinados entornos las soluciones específicas eran inexistentes”.
Esta situación complicaba el trabajo diario y provocaba una dispersión de la documentación, que se encontraba en distintos repositorios, diferentes unidades de red e incluso en los discos duros de los PCs de los usuarios; de modo que se hacia imperativo el avance. “Queríamos llevar a cabo una normalización, racionalizar el ciclo de vida de la gestión documental, fijar los flujos de información y la tipología documental, y establecer un control avanzado del flujo de la documentación, la información y los contenidos”, indica Díaz.
Tras el estudio, a lo largo de 2004, de diferentes soluciones existentes en el mercado; concretamente, FileNet, Documentum, iSystems, InvesDoc, OmniDoc y Vignette, la DSVA se decantó por esta última. En la selección de Vignette concurrieron varios factores, Díaz enumera: “las avanzadas funcionalidades de trabajo en grupo, las posibilidad para definir y modificar el workflow, la potencia de su motor de búsqueda, que permite indexar a texto completo y buscar dentro del documento; la facilidad de uso por parte del usuario, la servicios de alerta, la gestión integrada de un portal y la facilidad en la administración”.
El despliegue, en el que la DSVA trabajó en colaboración con los expertos de Vignette Professional Services, se inició en septiembre de 2005 y “en un mes y medio el sistema entró en producción con alrededor del 85 por ciento de la funcionalidad que se están dando hoy en día”, destaca Díaz, quien matiza que “ese 15 por ciento de funcionalidad restante disponible actualmente procede de la cobertura a necesidades específicas de los usuarios una vez que se han vuelto expertos en el manejo del sistema”.
En base a un módulo de gestión de contenidos con una gestión centralizada y un repositorio documental único, la DSVA diseñó una arquitectura que tiene su corazón en Vignette Collaboration Business Server, en tanto que Vignette Portal permite la construcción de portales personalizados, además de facilitar la búsqueda de documentos. “En un primer momento, creamos el portal de Ingeniería y Soporte y, seis meses después, la Dirección de Desarrollo de Servicios de Valor Añadido (DDSVA) nos pidió el desarrollo de un portal específico, de modo que actualmente, además de un portal conjunto, existen dos subportales específicos para cada una de las direcciones con la posibilidad de compartir la información entre ellos”, describe Díaz. Gestión de 10.000 documentos
El nuevo sistema, que actualmente gestiona una media de 10.000 documentos y alrededor de 100 Gb en contenidos dando servicio a un total aproximado de 400 usuarios (250 de la DSVA y unos 150 de la DDSVA), corre sobre Sun Solaris en una máquina Sun Fire V440 con Oracle como BBDD. Como explica Díaz, “tenemos por un lado Vignette Application Portal y, por otro, Vignette Collaboration Business Server, con Apache como servidor de aplicaciones”.
El proyecto, que contó con un presupuesto de alrededor de 250.000 euros, ha dado respuesta a todos los objetivos fijados. “La mejora ha sido increíble, se han multiplicado los niveles de satisfacción del usuario y hemos logrado normalizar todo el ciclo de vida de la información”, apunta Díaz. www.telefonica.eswww.Vignette.com/es
