En el año 1982 comenzó la andadura de la filial ibérica de Umbro como empresa dedicada a la fabricación y distribución de artículos deportivos. La compañía está posicionada como el tercer fabricante mundial de botas de fútbol y esponsoriza a más de 150 clubes y futbolistas destacados. A día de hoy, con su sede central en Redondela (Pontevedra), cuenta con cerca de 45 empleados, sumando una facturación en 2007 de 18 millones de euros. Así, a finales del año 2003, se decidió emprender un nuevo proyecto que contemplara la implantación de un ERP que fuera capaz de unificar toda la gestión de la compañía, y después de manejar diversas opciones como SAP, Adonix o CCS, finalmente se optó por la solución M3 de Lawson (en aquel entonces, la herramienta Movex de la sueca Intentia).
Tal y como explica Juan Portela, director de Sistemas de la firma, “contábamos con sistemas informáticos completamente obsoletos, una infraestructura de más de cinco años de antigüedad y un software muy limitado y parcheado”. Y es que los sistemas no estaban integrados entre sí, lo que ocasionaba que cada departamento tuviera programas específicos sin coherencia entre ellos y falta de información comparativa en el tiempo, como métricas históricas y previsión futura. Con el objetivo de adaptarse a los nuevos tiempos, y coincidiendo con que desde la casa matriz, Umbro Internacional, con sede en Reino Unido, se había implantado M3 de Lawson, la filial española dio un paso más en su apuesta por modernizarse.
Después de una primera fase de consultoría y un primer arranque fallido en julio de 2004, en octubre de 2005 se consiguió la implantación definitiva del ERP, habiendo superado la fase de unificación de los datos y de la formación de los empleados, que en algunos casos desconocían el entorno Windows. A partir de ese momento, se inició el proceso de arranque y carga de datos reales, que duró aproximadamente un mes. Las primeras fases del proyecto supusieron un esfuerzo añadido, ya que había que unificar las fichas de los productos, lo que requería añadir todos los datos anteriores e incluir información en nuevos campos. “Las ventajas que encontramos respecto al resto de soluciones”, asegura Portela, “es que se trata de un producto muy verticalizado, con una herramienta específica para gestionar los procesos del sector moda, llamada Fashion, al tiempo que integra de forma matricial los colores y las tallas”.
Los módulos que actualmente se están utilizando son el de ventas y comercial, gestión de compras y proveedores para el seguimiento de pedidos, el data warehouse, un módulo de comercio electrónico, y la herramienta e-Collaborator con un sistema EDI.
Un giro de 360º
En cuanto a la automatización de procesos, se ha conseguido unificar las referencias de los artículos, ya que M3 permite catalogarlos en función del tipo de tallaje, color o clase de tejido, lo que evita “la duplicidad y las búsquedas por descripción de artículos, al tiempo que facilita la detección de errores humanos para poder solucionarlos”, explica Portela junto con Daniel Álvarez, su compañero en el departamento de Sistemas.
La información contenida en los repositorios de las bases de datos es muy amplia, y cuenta con más estructura y filtros a nivel estadístico. Paralelamente, las oportunidades de venta han aumentado, ya que ahora es posible llevar un control exhaustivo del material en stock, haciendo factible dar prioridad a algunas necesidades de clientes concretos, lo que se traduce en una mejor atención y servicio al cliente. Así, se mantiene actualizada la disponibilidad futura de la mercancía, de forma que si aumenta la demanda por parte de algún cliente, se asegure el tiempo suficiente para reponer la reserva antes del plazo de entrega.
En cuanto al proceso de facturación, se ha eliminado la comprobación financiera manual, lo que supone un aumento de la productividad en el departamento de Facturación. Además, actualmente, la relación entre departamentos está mucho más ligada entre sí asegurando la fiabilidad de los datos, “antes de implantar M3, en algunas áreas era casi imposible obtener información en el caso de que alguien se encontrase fuera de su puesto de trabajo, puesto que cada trabajador manejaba sus propias herramientas de gestión y no existía un sistema estándar donde residiera la información. Ahora los datos clave que afectan a varios departamentos se almacenan en Lawson M3 y tenemos acceso a lo que necesitamos saber en cualquier momento”, manifiesta el director de Sistemas de Umbro.
De cara al próximo año, Portela se ha fijado como principal objetivo emprender una actualización a la versión más reciente de M3, algo que ocurrirá presumiblemente a lo largo del primer semestre de 2009. Paralelamente, se pretende integrar con esta solución a otras compañías del grupo, como son West Port S.L., una marca de ropa deportiva de alto nivel, o Alfico S.A.U., dedicada a la distribución de las marcas New Balance y HO. También se incorporará en los próximos meses el módulo financiero de Lawson M3, que actualmente no se utiliza.
