Fundada en 1957, Pedro Guillén Gomariz (Sol de Archena) es una empresa especializada en la comercialización de conservas de vegetales y frutas que, a lo largo de su medio siglo de trayectoria, ha conseguido situarse en una posición destacada en el mercado conservero nacional y, últimamente, en el mercado internacional con un crecimiento significativo de sus exportaciones.
Con unas instalaciones de 25.000 metros cuadrados localizadas en la localidad murciana de Algaida-Archena, la compañía cuenta con una plantilla de 125 empleados y cerró su ejercicio 2007 con una facturación de cinco millones de euros, contando entre sus clientes a las principales plataformas de distribución de productos alimentarios.
Para dar soporte a sus actividades, Sol de Archena venía utilizando un programa de gestión desarrollado a medida que se había quedado obsoleto. “Desde la implantación del sistema no habíamos realizado ninguna actualización ni renovación, de modo que su tecnología empezaba a generar problemas y suponía una pérdida de tiempo”, indica el director gerente de Sol de Archena, Pedro Guillén.
La situación había llevado a la compañía a plantearse la implantación de un nuevo ERP, una decisión que se había venido retrasando hasta convertirse en un imperativo. Y es que, como reconoce Guillén, debido a la obsolescencia del antiguo sistema de sistema, “estábamos empleando gran cantidad de recursos humanos y demasiado tiempo a la realización de determinados procesos, principalmente en las áreas administrativa y logística; lo cual impactaba negativamente en nuestros niveles de productividad”.
No obstante, la compañía era consciente del carácter estratégico de disponer de una solución de gestión que permitiese automatizar y simplificar todos sus procesos, tanto administrativos como productivos y, en esa línea, en la selección de su nuevo ERP ha resultado especialmente determinante el factor ‘integral’: “necesitábamos un sistema integrado que nos ofreciera una gestión eficaz de los procesos productivos, optimizándolos de forma que garantizaran la mayor calidad al menor coste”.
Finalmente y “en cierto modo motivados por la coyuntura económica”, Sol de Archena tomó la decisión de dar el salto y, tras analizar distintas soluciones, se decantó por el ERP de Primavera debido fundamentalmente a “su flexibilidad y su gran capacidad de adaptación a las específicas necesidades de la actividad que desempeñamos”, indica Guillén. El director gerente de Sol de Archena argumenta que “el ERP de Primavera se ajustaba perfectamente a nuestras necesidades de control de las actividades logísticas, como gestión de stocks, manejo de inventarios, emisión de albaranes y acceso a información veraz en tiempo real, lo cual resulta vital para conseguir una disminución de los fallos y errores normalmente provocados por la falta de información o la inexactitud de la misma”.
Integración y simplicidad
No obstante y si bien la compañía consideraba fundamental disponer de tecnología puntera, también se tuvo muy en cuenta que fuera “intuitiva y de fácil manejo”. En ese sentido, Guillén valora especialmente el carácter modular del ERP de Primavera en tanto que “nos permite ir ampliando la solución a medida que se van incrementando nuestras necesidades”.
Por otro lado y como subraya Guillén, “nos pareció realmente atractivo poder disponer, a través del contrato de continuidad, de nuevas funcionalidades y nuevas versiones de la aplicación, puesto que nos garantizaba tener una solución totalmente actualizada y adaptada a los cambios del mercado que incorpora en todo momento la última tecnología”.
Para llevar a cabo el proyecto, Sol de Archena ha apostado por la compañía UnoaUno como integrador ya que “contaban con una amplia trayectoria en el sector TI y experiencia probada en la implantación de soluciones ERP”, señala Guillén, que destaca asimismo “la gran profesionalidad de UnoaUno durante el proceso de toma y análisis de requerimientos, que fue vital para conocer nuestra realidad empresarial”.
La implantación del ERP de Primavera en Sol de Archena se ha realizado en tres fases con una duración total de alrededor de tres meses. Tras la fase inicial de toma y análisis de requerimientos, se procedió a la implementación y configuración del mismo para, posteriormente, abordar la correspondiente migración de datos. Esa misma fase se aprovechó para desarrollar, en paralelo, las necesarias acciones de formación que permitiesen a los usuarios sacar el máximo partido de la nueva solución.
Sol de Archena ha instalado su nuevo ERP Primavera sobre una plataforma Microsoft Windows Server 2008 facilitando su acceso vía Terminal Server. Concretamente, la empresa ha desplegado los módulos de Tesorería, Contabilidad, Cuentas Corrientes y Bancos en el área financiera; Compras, Ventas e Inventarios en el área logística, y el módulo de Portales Empresariales.
El sistema procura así a Sol de Archena una integración total entre las áreas logística y administrativa-financiera, simplificando los procesos, minimizando los riesgos de duplicación de tareas y datos. La implantación de Primavera Enterprise Portals, como plataforma de soporte a la tramitación de pedidos on line, también ha supuesto un salto importante. “Todas estas operaciones han empezado a tramitarse a través de Internet, con la agilidad que ello conlleva”, afirma Guillén, para añadir que “nuestra actividad exportadora está creciendo de forma significativa año tras año y había llegado un punto en el que las gestiones administrativas eran demasiado costosas y el volumen de operaciones empezaba a poner en riesgo la calidad de servicio; a través de esta herramienta hemos reducido los tiempos de respuesta y hemos mejorado la calidad de servicio, con la consiguiente fidelización de nuestros clientes”.
Sol de Archena contempla su adhesión al Continuity Agreement de Primavera, un servicio con el que la empresa se asegura disponer de un software permanentemente actualizado. Asimismo, la compañía se plantea a medio plazo la ampliación de la solución al área de gestión de producción, lo cual “nos permitiría tener un control, no sólo a nivel logístico, sino del ciclo completo de producción, es decir, aprovisionamiento y cálculo de necesidades”, según Guillén.
