Chicco, división de la empresa italiana Artsana, está considerada la marca de referencia en artículos para la infancia, entre los que se incluyen juguetes, líneas de ropa y accesorios para bebés. La subsidiaria española, con una plantilla de 355 empleados, tiene la central en Alcorcón (Madrid), donde se ubica asimismo la fábrica Tecnilatex y cuenta con una red de tiendas. La firma emprendió un proceso de modernización informática en 2005 con la implantación de la tecnología SAP, sustituyendo un ERP propio, y con el inicio de la renovación de su parque de impresión. Así lo relata, Juan José Casado, director del departamento de Informática de la firma: “la implementación del nuevo sistema de gestión nos ha hecho cambiar toda la concepción e incluso la forma de trabajar. Antes teníamos programadores y ahora apenas tenemos salvo para cosas específicas”. Pero, colateralmente, el mundo de la impresión se vio afectado. El modo de trabajar de SAP es muy concreto, cuando lanza una impresión de cualquier formato tiene que conocer la máquina a dónde va, y utiliza todos los recursos de la máquina para imprimir una factura o un albarán. Pero en caso de querer reimprimir esa misma factura en otra máquina, hay que reconfigurar. Esta circunstancia era inviable ante un escenario heterogéneo de impresoras.
Impresión interna y externa
Chicco Española reúne en su edificio central todos los departamentos (administración, marketing, compras, comercial, almacén, fábrica, etc.) que se gestionan internamente. En la parte externa se encuentran la red de tiendas, los almacenes y los representantes. “Nuestro objetivo es estar cada vez más cerca de estos agentes externos y tratarlos como un puesto de trabajo más. A la hora de hablar de impresión es una máquina que pones ahí fuera con unas determinadas características para que funcione de una determinada manera”.
En las tiendas Chicco, las circunstancias no acompañaban: “cada dos por tres estaban estropeadas la máquinas, nos pedían cartuchos constantemente y era una fuente de problemas. La gente estaba descontenta”, relata Casado. Los responsables de Chicco acudieron a Simo a la busca de unos equipos con determinadas condiciones. Hablaron con varias empresas, entre las que se encontraban HP o Epson, y “todos nos ofrecían unas máquinas muy grandes con un mantenimiento desproporcionado o simplemente no entraban”.
Ante el escaparate de productos, pudieron localizar una impresora con el tamaño adecuado y que mostraba gran simplicidad de uso y de mantenimiento y además “ofrecían pago por uso”. Ese fue el primer paso y el más importante, y se hizo un piloto con dos máquinas, una para una tienda y otra para uso interno. El resultado fue positivo y se resolvió la problemática con la instalación de unas 20 impresoras FSC5016N en las tiendas. En el caso de los representantes, bien se trata de dispositivos portátiles o bien portables. Para los primeros, se les suministra una portátil Canon o HP.
La situación interna era mucho más compleja ya que cada usuario disponía de una impresora de uso personal (HP; Epson, Oki, etc.), lo cual generaba un caos sólo en el apartado de consumibles al tiempo que se disparaba el gasto. Cada impresora iba conectada a un PC y apenas eran compartibles. “Esto hacía imposible controlar el gasto, cada departamento iba por libre”. Partiendo de que el uso de la impresora había sido bueno y que el departamento financiero se mostró muy receptivo, se puso inmediatamente en marcha la renovación del parque de impresoras. Y todo ello bajo dos principios: que estuvieran en red y no renovar las monopuestas. “De esta manera logramos retirar de las mesas impresoras que no aportaban más servicio, si bien todavía se conservan en puestos muy específicos donde se generan documentos confidenciales, por supuesto, de la marca Kyocera”, apostilla Pérez.
Chicco ha ido introduciendo otro tipo de máquinas, concretamente multifunción, “pues el valor añadido que nos ha dado en cuanto a necesidades de fax, de correo”. De manera que el total de las máquinas incorporadas ronda las 80 unidades incluidos equipos multifunción, impresoras a color y blanco y negro instaladas algunas en adquisición y la mayoría en coste por copia.
En este nuevo escenario, el responsable de tecnología se siente satisfecho pues “ya estamos controlando el gasto” (Casado calcula que el ahorro es del 26 por ciento) y los planes es evolucionar en este ahorro de gastos. Es el momento de plantear cuánto consume cada departamento o cada persona mediante herramientas que se implementarán en un futuro. Por ejemplo, disponen de KYOcount para contabilizar los trabajos de impresión. Chicco tiene un contrato de mantenimiento con Kyocera renovable cada cuatro años, y se van reponiendo las máquinas a medida de que se van necesitando.
