Lola Sánchez. Computing En lugar de paralizar sus proyectos TIC, Inmobiliaria del Sur ha decidido no amedrentarse ante el complicado clima económico, optando por continuar impulsando su modernización tecnológica a fin de mantener una posición privilegiada que le permita aprovechar esta ventaja una vez que se produzca la reactivación del sector inmobiliario, en el que la empresa sevillana opera desde su constitución en 1945. En la actualidad, la compañía cuenta con más de 65.000 metros cuadrados en oficinas, 34.000 metros cuadrados en locales comerciales y cerca de 1.600 plazas de aparcamiento -con propiedades tan emblemáticas como el Edificio Insur, el Edificio Suecia, El Mirador de Santa Justa, el Edificio Capitolio y el Edificio Buenos Aires, entre otras-, sumando unos activos de casi 500 millones de euros.
Con sede central en Sevilla y delegaciones comerciales en Jerez de la Frontera, Marbella, Lucena, Córdoba, Málaga y Madrid -desde finales de 2008-, Inmobiliaria del Sur es la cabecera del Grupo Insur, que cuenta entre sus socios a Cajasol, Unicaja y Azvi. La empresa que preside y dirige Ricardo Pumar y Joaquín González, respectivamente, cerró su ejercicio fiscal 2008 con una cifra neta de negocio de 53,4 millones de euros, registrando un beneficio de 12,35 millones.
Ciertamente estas ganancias son inferiores a las del ejercicio previo, que la compañía cerró con un beneficio neto de 18 millones, pero teniendo en cuenta la compleja situación que vive el sector inmobiliario, Inmobiliaria del Sur, que tiene entre sus clientes a instituciones públicas como la Junta de Andalucía y empresas privadas como el Grupo Vips, se muestra satisfecha con sus resultados, que considera fruto de una estrategia “basada en una fuerte inversión en la actividad de arrendamiento y en el mantenimiento de un endeudamiento moderado”, en palabras de Juan Antonio Andrés, responsable de TIC de Inmobiliaria del Sur. De hecho, se trata de la única inmobiliaria cotizada que no presentó pérdidas en el ejercicio 2008.
La diversificación geográfica es otra de las claves de la estrategia de Inmobiliaria del Sur que, a tenor de la puesta en marcha de nuevas delegaciones llevada a cabo en los últimos años, ha experimentado un crecimiento notable de su plantilla, de la cual forman actualmente parte 75 empleados.
Esta realidad fue una de las palancas que llevó a la empresa a plantearse la posibilidad de implantar una solución para la gestión documental y el workflow. El objetivo último pasaba por que “todos los departamentos y delegaciones pudieran consultar o utilizar de forma uniforme la documentación de gestión”, explica Andrés.
En ese escenario y como apunta Andrés, la solución debía cumplir dos importantes requisitos: “primero, que fuera accesible desde cualquier punto vía web y, segundo, que se integrase con nuestro ERP de gestión Prinex 21”. Inmobiliaria del Sur viene utilizando este ERP desde 1998, cuando decidió dar el salto desde un entorno AS/400 a un entorno de sistemas abiertos apostando por el ERP del Grupo Shebel. El avance permitió a la empresa “pasar de un concepto de aplicación para el simple control de la contabilidad y de carácter departamental a un entorno ERP adaptado a las especificidades de nuestro sector con diferentes módulos perfectamente integrados”.
Una década después y a raíz de su expansión, Inmobiliaria del Sur se planteó el pasado año dar un nuevo paso hacia delante con la implantación de una solución para la gestión documental y de workflow que permitiese a todos los departamentos la consulta y uso de la documentación del negocio de forma uniforme.
El camino Synergy
El proceso de planificación y decisión fue largo pero, después de estudiar varias alternativas (la del Grupo Shebel y la de la consultora barcelonesa QMT Consulting, entre otras), Inmobiliaria del Sur acabó decantándose por la solución Synergy de Exact Software ya que, además de cubrir sus necesidades presentes en materia de gestión documental y workflow, “tiene un gran potencial para dar cobertura en el futuro a otras necesidades como la gestión de proyectos, de los Recursos Humanos, etc., dejando la puerta abierta a futuros avances”. La solvencia de Exact Software y su experiencia en la implantación de la herramienta en otras organizaciones del sector inmobiliario terminaron de inclinar la balanza hacia Synergy.
El 30 de diciembre de 2007 Inmobiliaria del Sur cerró el correspondiente acuerdo con Exact Software, dando luz verde a una iniciativa que se organizó en varias fases. En primer lugar y en estrecha colaboración con el responsable de proyecto de Exact Software, se abordó la planificación con varias jornadas dedicadas a concretar su alcance y a consensuar la implantación, que se inició en marzo de 2008 y se prolongó seis meses culminando con la puesta en marcha de la aplicación el uno de julio de 2008, una vez completada la fase de formación del personal.
La solución Exact Synergy ha permitido a Inmobiliaria del Sur integrar y consolidar toda la información corporativa en una única BBDD, disponiendo de una visión en tiempo real de toda la organización: empleados, situación financiera, flujos de trabajo, clientes, proyectos, activos y documentación. Este último punto es especialmente relevante en tanto que constituye uno, si no el principal objetivo que perseguía la empresa con este proyecto, además de estandarizar los procesos internos para homogeneizar el funcionamiento en las distintas delegaciones, establecer un canal de comunicación con agentes externos y reducir el número de transacciones mejorando al mismo tiempo la disponibilidad de la información.
A día de hoy y gracias a la solución Synergy, Inmobiliaria del Sur puede presumir de contar con una gestión documental perfectamente integrada, que no sólo ha elevado el nivel de control de la información, también ha mejorado la comunicación interna de los empleados, sin olvidar los ahorros de costes y la reducción de posibilidades de error. Hay que puntualizar, no obstante, que el proyecto Synergy de Inmobiliaria del Sur tiene dos grandes vertientes -gestor documental y workflow-, de modo que ya se ha cubierto el primer ámbito, estando pendiente la implantación del workflow, que se prevé llevar a cabo a principios del próximo año. “La idea”, indica Andrés, “es que los usuarios se acostumbren a funcionar con la nueva herramienta para garantizar el éxito de los nuevos avances”. En este sentido, también está actualmente en estudio la implantación de la solución financiera Longview de Exact Software.
Hasta el momento, Inmobiliaria del Sur ha destinado a este proyecto una inversión de en torno a 60.000 euros, incluyendo la compra de licencias, hardware y el coste implantación; y prevé una inversión en la órbita de los 30.000 euros para el desarrollo de la segunda fase.
Inversión en ‘storage’
En cuanto a los requerimientos hardware y si bien la implantación de Synergy no ha obligado a Inmobiliaria del Sur a un cambio significativo de su infraestructura, sí que ha exigido la compra de nuevo hardware, fundamentalmente de recursos‘storage’. “Hemos invertido en un servidor propio independiente para Synergy con una batería de discos en Raid 5 que suman una capacidad de 2 Tb para responder sin problemas a la elevada demanda de recursos de almacenamiento propia de la gestión documental”, puntualiza Andrés.
Cabe mencionar en este punto que históricamente la infraestructura hardware de Inmobiliaria del Sur se basaba en servidores Primergy de Fujitsu, si bien esta situación está llamada a cambiar. “A principios de este año”, señala Andrés, “Fujitsu nos comunicaba que, debido a su elevado ratio de riesgo, tiene orden de Alemania para acabar con las líneas de renting para el sector inmobiliario”. En esta tesitura y a través de la Caixa, la inmobiliaria ha optado por establecer una nueva línea de renting con otro importante proveedor. Por el momento ya se han renovado los primeros equipos de un parque cliente formado por 65 PCs, si bien no ha sido una renovación motivada por la implantación de Synergy, sino por su propia obsolescencia. Andrés precisa que “no ha sido necesaria la adquisición de nuevo equipamiento cliente puesto que los equipos de los usuarios cumplían sobradamente con los requerimientos exigidos por Exact”.
Por lo que se refiere a la integración con el ERP Prinex 21 de Exact Synergy, que trabaja con Microsoft SQL Server como BBDD, no ha supuesto problema alguno puesto que Exact Software ya disponía del necesario módulo de comunicación.
Uniformidad
A la hora de enumerar los beneficios conseguidos, Andrés entiende que “todavía llevamos poco tiempo como para poder cuantificar las mejoras, teniendo además en cuenta que este primer año nos hemos dedicado a pulir el funcionamiento de la herramienta, pero creemos que su potencial es enorme”. No obstante, el técnico apunta que “el primer cambio importante es que los usuarios ya no dependen de otra persona para buscar una determinada documentación, tampoco existen limitaciones de carácter geográfico al acceso y, sobre todo, hemos conseguido imprimir uniformidad a los procesos de tratamiento de la documentación, ganando en agilidad y eficacia”.
Colaboración interna y externa
En la actualidad, la solución Synergy de Exact Software es utilizada por todos y cada uno de los departamentos de Inmobiliaria del Sur, así como por la totalidad de sus delegaciones. Ciertamente, existen distintos perfiles de usuario en función de su relación con la documentación. Además y como apostilla Andres, “hemos integrado en el uso de la nueva herramienta a diversos colaboradores externos y no descartamos la creación en un futuro de un portal para clientes y proveedores”.
Se trata de otro avance que vendrá a exprimir todo el potencial de la solución, al igual que la integración del componente workflow, considerado clave. “Entendemos que al suponer la creación de un catálogo de procedimientos nos va a permitir reducir las posibilidades de error en el funcionamiento del día a día, además de aportar mucha más información y control sobre los procesos”, concluye.
