Lola Sánchez. Computing
Desde su creación en 1990 como una empresa familiar, Insyte Instalaciones se dedica a la ingeniería, la instalación y el mantenimiento de sistemas eléctricos y de telecomunicación. La actividad de la compañía se centra en los sectores de telecomunicaciones, eléctrico, obra civil y, más recientemente, el sector naval, dando servicio a clientes como los operadores móviles Telefónica, Vodafone y Orange, los fabricantes Ericsson, Siemens o Nokia, y otras organizaciones como Factorías Vulcano, Adif o Astilleros de Sevilla.
Con sede central en el Polígono Industrial de Humanes de Madrid y 14 delegaciones (Madrid, Barcelona, Valencia, Sevilla, Málaga, Jaén, Bilbao, Navarra, Cantabria, Zaragoza, Vigo, Baleares, Las Palmas y Tenerife), Insyte Instalaciones suma una plantilla en España de 700 empleados y cerró su ejercicio 2008 con una facturación de 83,9 millones de euros. La compañía, que cuenta con su línea propia de fabricación, tiene además presencia en otros países como Portugal, Argelia, Marruecos, Brasil, Chile y Argentina.
Insyte Instalaciones opera, por tanto, en un mercado altamente competitivo en el que las TIC constituyen un aliado estratégico. Justamente esta realidad es la que llevó a la empresa a abordar en 2005 la implantación del ERP SAP R/3. “Hasta entonces se venían utilizando aplicaciones departamentales en las áreas de compras, ventas, finanzas, RRHH, etc., pero llegó un momento en el que el avance hacia una gestión integral resultaba imperativo”, explica Rubén Sánchez, controller y responsable del área TIC de Insyte Instalaciones.
Por entonces y en colaboración con la empresa Altim, Insyte Instalaciones apostó por el despliegue progresivo de SAP R/3. “En una primera fase se instalaron los módulos básicos -compras, ventas, finanzas, control- para abordar en una segunda fase el área de RRHH y posteriormente los módulos de mantenimiento y data warehouse”, indica Sánchez, para subrayar el carácter “vivo” de este proyecto, siendo actualmente la inteligencia de negocio el área prioritaria de actuación. “Implantamos SAP BI el pasado año y estamos trabajando para establecer parámetros e indicadores con el objetivo últimos de dinamizar el Cuadro de Mando, de uso intensivo a nivel directivo”.
SAP R/3 móvil vía EMX
En el marco de esa iniciativa y fundamentalmente a tenor de la dispersión geográfica de sus delegaciones y del carácter eminentemente móvil de sus técnicos, Insyte Instalaciones tomó la decisión a finales de 2005 de imprimir ubicuidad a su ERP. “Nos encontramos con la problemática de que había usuarios que hacían un uso intensivo pero muy concreto de la aplicación con el condicionante añadido de encontrarse ubicados en las delegaciones o en movilidad”.
En esa tesitura y después de analizar distintas posibilidades, Insyte Instalaciones tomó la decisión de apostar por la plataforma de movilidad EMX, desarrollada por la compañía Consultia IT, con la que entró en contacto a raíz de su participación en movilforum. La solución que Consultia IT presentó a Insyte Instalaciones, la cual está basada en la plataforma EMX y el uso de terminales smartphone corriendo Windows Mobile, se impuso incluso a la propuesta de la propia SAP que “resultaba mucho más cerrada y ofrecía un rendimiento más lento, sin olvidar la diferencia de costes”, argumenta Sánchez.
El potencial de la plataforma EMX, en tanto que núcleo de la solución desarrollada por Consultia IT para Insyte, se puso a prueba con dos proyectos clave de movilización -el desarrollo de un portal web para las delegaciones y la movilización de los partes de trabajo-, si bien “la aplicación se puso en marcha en tan sólo dos meses”, puntualiza.
En cuanto al primer proyecto y como explica Sánchez, se trataba de “levantar un portal web para canalizar la actividad rutinaria de las delegaciones, incluyendo tareas como la realización de un pedido de ventas o una solicitud”. El avance ha tenido ciertamente un impacto muy positivo en las delegaciones, cuyos usuarios operan ahora directamente contra el sistema SAP R/3 a través de una aplicación web plenamente integrada con el ERP.
El segundo proyecto permitió, por su parte, movilizar los partes de trabajo de forma que los operarios pudieran enviar en tiempo real sus informes diarios de actividad. De esta forma, no sólo se ha reducido el tiempo asociado al desarrollo de esta tarea, también se han eliminado posibilidades de error y se ha mejorado el flujo de la información. “Los técnicos simplemente cumplimentan sus partes de trabajo y envían la información electrónicamente de modo que ya no es necesaria su presencia en la oficina y el tiempo que antes dedicaban a tareas administrativas pueden dedicarlo ahora al desarrollo de su trabajo”, comenta Sánchez.
Ambas iniciativas han supuesto un avance fundamental para Insyte Instalaciones que, a día de hoy, tiene licenciados en SAP R/3 unos 40 usuarios en Servicios Centrales, mientras que los alrededor de 60 usuarios del ERP en las delegaciones hacen uso de éste a través de la aplicación de Consultia IT. Hay que sumar además los alrededor de 250 operarios que se conectan al sistema desde dispositivos móviles a través de la plataforma de Consultia IT. En este punto y como detalla Sánchez, “al principio pensábamos utilizar terminales rugerizados o PDAs pero resultaban muy costosos y delicados, respectivamente; de forma que finalmente llegamos a la conclusión de que lo ideal era utilizar smartphones con Windows Mobile”. En cuanto a las comunicaciones y teniendo en cuenta las limitaciones impuestas por la ubicación de sus Servicios Centrales, hay que destacar que Insyte Instalaciones dispone desde hace dos años de conexión vía fibra óptica. En este punto, la empresa ha confiado en el proveedor ArSeNet, además de trabajar con los tres operadores móviles, con los cuales mantiene una particular relación simultánea de proveedor y cliente. Así y como precisa Sánchez, “trabajamos con uno u otro, en función de cada proyecto”.
Desde el punto de vista de la infraestructura hardware, el ERP SAP R/3 de Insyte Instalaciones está centralizado en su propio CPD, que alberga en dos racks una docena de máquinas. El ERP se levanta sobre dos servidores IBM xSeries -uno de desarrollo/BI y otro productivo- corriendo Microsoft Windows Server con Microsoft SQL Server como BBDD. La plataforma EMX cuenta, por su parte, con un servidor independiente Dell PowerEdge, también bajo Microsoft Windows Server. Insyte Instalaciones ha apostado igualmente por la tecnología de Microsoft para los servidores web -Microsoft Internet Information Server (IIS)– y, del mismo modo, Windows predomina en su entorno cliente, si bien en los últimos tiempos Linux ha ganado peso en este ámbito. “El coste de licencias es un tema clave que intentamos abaratar, pero se trata de un avance lento”, comenta Sánchez. El parque de servidores en Servicios Centrales se completa con los servidores de dominio, red y el antivirus Panda, entre otros; mientras que los requerimientos de almacenamiento se cubren con una cabina de discos -también de IBM- y un robot de cintas StorageTek, descansando el proceso de backup en el software Symantec (Veritas) Backup Exec. Por otro lado, en todas las delegaciones existe un servidor local a la búsqueda fundamentalmente de agilidad en cuestiones como la gestión de dominios o el uso de aplicaciones tipo Autocad.
La iniciativa de movilización en la que Insyte Instalaciones trabaja mano a mano con el proveedor Consultia IT ha supuesto un avance claro debido a que hasta ese momento los técnicos de Insyte Instalaciones registraban manualmente los detalles de sus tareas en soporte papel y posteriormente el personal administrativo se encargaba de introducir esta información en el sistema ERP de la empresa.
Esta situación no sólo elevaba el riesgo de producir errores, también provocaba retrasos en la disponibilidad de la información y reducía, en consecuencia, la capacidad de una gestión más ágil. Este punto resulta fundamental teniendo en cuenta, como subraya Sánchez, “el enorme peso que supone la mano de obra en nuestra actividad”.
Por el contrario y gracias a la solución desarrollada por Consultia IT, Insyte Instalaciones tiene ahora la posibilidad de capturar de forma automatizada los partes de trabajo y de llevar a cabo una gestión avanzada de los avisos, sin necesidad de que los técnicos se vean obligados a trasladarse a las oficinas para entregar sus partes a los que, por otro lado, ahora se puede dar el visto bueno diariamente. Este aspecto es crucial ya que “anteriormente los procesos de aprobación y validación se dilataban como mínimo un mes y ahora son prácticamente instantáneos, de forma que es posible disponer mucho antes del informe mensual”.
Movilizar las subcontratas
Al igual que el proyecto SAP, el proyecto de movilidad de Insyte Instalaciones está vivo. En este sentido, los planes de la empresa contemplan, por un lado, seguir evolucionando la aplicación de parte móvil y, por otro, crear un segundo portal web dirigido a las empresas subcontratadas, una componente que tiene un peso muy importante en su actividad. “Ahora mismo nos encontramos en la fase de diseño y tenemos previsto poner en marcha el nuevo portal web en un par de meses”, adelanta el controller y responsable del área TIC de Insyte Instalaciones, Rubén Sánchez. Cabe destacar en términos de evolución que, al estar basada en Microsoft .Net Compact Framework, la solución desarrollada por Consultia IT para Insyte Instalaciones tiene el potencial de responder de forma flexible a nuevos requerimientos futuros.
