Lola Sánchez. Computing
Creada en 1995, Lodisoft Internacional es una compañía especializada en la distribución de software educativo en España y otros países de habla hispana en América. Conocida por sus cursos de idiomas como Tell me More, sus traductores y cursos de ofimática, entre otros productos, Lodisoft tiene su sede social en Madrid y cuenta con un equipo de seis profesionales, más dos comerciales externos contratados bajo la modalidad de servicio a la empresa Marketlife que permiten a la compañía comercializar su gama de productos en todo el territorio nacional, además de estar presente en superficies de venta como El Corte Inglés, FNAC, Media Markt, Saturn, PC City y Alcampo, entre otras.
Desde los inicios de su actividad, Lodisoft ha estado comprometida con el desarrollo y la aplicación de las nuevas tecnologías, una vocación que ya en 2002 le llevó a apostar por EDI (Electronic Data Interchange) como formato de intercambio de comunicaciones con sus proveedores y el pasado año, en un nuevo ejercicio de innovación, a dar el salto a la facturación electrónica de la mano de Seres. “Con El Corte Inglés como primer gran cliente usuario, llevamos alrededor de siete años utilizando EDI, una solución que si bien en aquel momento resultaba cara y compleja, nos permitía mejorar el servicio y mantenernos en línea con la demanda en cuestión de sistemas de relación entre clientes y proveedores”, explica el director general de Lodisoft, Antonio Peinado.
La mejora del servicio, la disponibilidad de documentación más exhaustiva y la eliminación de trámitesy, en consecuencia, costes, son los objetivos que llevaron a Lodisoft a apostar por EDI y en un nuevo paso hacia delante por la factura electrónica. “El mercado en el que operamos es complejo y se está reduciendo pero eso no es óbice para que nos dotemos de las herramientas tecnológicas que nos permitan mejorar el servicio y nos ayuden a minimizar costes y a ganar en eficiencia”, subraya Peinado.
En este nuevo avance, Lodisoft ha mantenido su confianza en el proveedor Seres y, concretamente, se ha acogido al proyecto PYMe-Factura, impulsado por la compañía de origen francés junto con el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio en el marco del Plan Avanza. Peinado llama la atención sobre este punto en tanto en cuanto “Seres nos ha proporcionado todas las facilidades para aprovechar las ayudas existentes a la hora de desarrollar el proyecto”.
Lodisoft se empezó a plantear el proyecto en 2008 y a finales de ese mismo año instaló PYME e-Factura, si bien ha sido a lo largo de 2009 cuando la compañía ha empezado a hacer un uso intensivo del nuevo servicio, que supone un salto importante con respecto a la situación anterior. “El sistema previo era bastante antiguo y utilizaba una conexión FTP para transferir ficheros planos vía EDI a través de una conexión telefónica, en tanto que ahora podemos generar ficheros planos encriptados que, una vez depositados en la carpeta FTP, se envían automáticamente a través de Internet”, indica Juan Castrillo, responsable del departamento de Administración de Lodisoft, usuaria del sistema de facturación de GoldenSoft.
Menos riesgos y más control
El trabajo con la plataforma de facturación electrónica Seres e-Factura, que se integra y es accesible a través del servicio on line SeresNet Premium contratado por Lodisoft, ha permitido a la compañía reducir costes y tiempo en la gestión de la información, además de disminuir los riesgos de error y de elevar los niveles de control de los distintos procesos que configuran su cadena de suministro. “Además de resultar mucho más cómodo y sencillo, ahora disponemos de información al detalle del envío, tenemos control sobre el proceso y recibimos alertas en caso de incidencia”, subraya Castrillo, para detallar que “en la página HTTPS dispongo de una pantalla que permite visualizar tanto los documentos recibidos como enviados y nos facilita información sobre pedidos, información y facturas, pudiendo controlar las facturas que enviamos por EDI o por PYME e-Factura”. Cabe destacar además la garantía de seguridad derivada del uso de un certificado electrónico, el de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) en el caso de EDI y el propio de Seres en el caso de PYMe-Factura.
La ventaja del servicio de Seres radica en que permite a Lodisoft operar electrónicamente con independencia del formato de factura (facturae, edifact, etc.), además de poder trabajar con otros documentos electrónicos como pedidos y albaranes, documentos de confirmación de recepción de mercancía, etc.
En la actualidad el volumen de facturas que Lodisoft envía vía EDI es todavía superior al que envía a través de PYME e-Factura, en gran medida debido a que EDI es el sistema de intercambio que exigen grandes superficies como El Corte Inglés o Alcampo, además de que “es muy rápido y permite el envío de grandes volúmenes de datos”, apunta Castrillo. No obstante, Lodisoft está extendiendo de forma progresiva el nuevo sistema PYME e-Factura a otros clientes como librerías y tiendas de informática. “Semanalmente enviamos una media de 45 facturas por EDI y alrededor de 20 facturas por PYME e-Factura, ya contamos con unos 15 clientes que están utilizando PYME e-Factura y el objetivo es continuar ampliando su alcance”.
