Podría empezar diciendo que es necesario poner en marcha portales del empleado para mejorar la gestión de los recursos humanos, los entornos laborales e incrementar la motivación en todo tipo de compañías, sin embargo, la práctica realidad nos hace darnos cuenta de que, en ocasiones, el tamaño sí importa. Antes de ir al meollo de la cuestión, me gustaría por un lado, decir que no voy a utilizar el término pyme, ya que considero que la definición es demasiado amplia, y prefiero limitar este artículo a las empresas de entre 50 y 250 empleados. La razón es sencilla, no siempre todas las herramientas son igual de útiles para todas las compañías. Y es lo que ocurre con el caso de los portales del empleado, que no siempre se adaptan a las necesidades de las microempresas. Dicho esto, ahora sí, defiendo el uso de la tecnología en el departamento de RRHH e invito a las compañías a que busquen herramientas flexibles, que se adapten a su idiosincrasia y que respondan a sus necesidades, actuales y futuras.
Portal del empleado: comunicación bidireccional
Una de esas tecnologías son los portales del empleado, que cada vez se acercan más a empresas de tamaño medio y que – utilizados en gran medida por la gran cuenta – hacen que la comunicación bidireccional entre empleado y empresa sea más fluida. Si a esto añadimos que disminuyen considerablemente la carga burocrática que tiene que soportar el departamento de RRHH – un aspecto crítico en compañías de más de 50 empleados – , entonces diremos que su implantación en las empresas es altamente beneficiosa.
Automatizar los procesos de trabajo ayuda a reducir gran parte de la carga administrativa, tanto a los directores de RRHH, como a los propios empleados. Pongámonos en la piel de un departamento de RRHH no muy grande donde las nóminas se reparten a mano. El uso de tecnología que hasta hace poco sólo estaba destinada a empresas de gran tamaño no solucionaba esta problemática. Hoy en día, ya existen portales del empleado que, como servicio Web, proporcionan a los directores de RRHH e incluso a los gerentes de área el poder gestionar sus equipos con las mayores garantías de eficacia y respondiendo a unas características concretas.
Una única ventana y muy discreta
Podríamos decir que el portal del empleado se convierte en una ventana interactiva que la empresa pone a disposición de su capital humano para establecer de forma periódica una estrecha comunicación. Además de reducir costes y automatizar procesos, también mejora la comunicación y el flujo de información entre ambas partes. Si tanto se habla de la empresa 2.0, en el caso de los departamentos de RRHH también podríamos acuñar este término en el momento en que somos capaces de conseguir que nuestro portal del empleado se convierta en un instrumento de comunicación bidireccional donde ambas partes aportan contenido y que utiliza todas las herramientas tecnológicas a su alcance (como el video, los teléfonos 3G o la Intranet). Esta ventana tiene que ser altamente discreta y disponer de todos los métodos de encriptación, autenticación y seguridad – ya que se trata con datos sensibles. Además, que permita su integración con otras fuentes de información de la organización. Hay aplicaciones que permiten contar con un archivo con el expediente por empleado, actualizable en modo seguro por él mismo donde pueda cambiar la domiciliación del banco o el número de hijos, y que ayude a la empresa a diseñar un pequeño sistema de evaluación del desempeño donde se midan los objetivos y los resultados de cada empleado. También se pueden gestionar los gastos de una forma unificada, la solicitud de vacaciones y ausencias y realizar videoconferencias con otras delegaciones o dar notificaciones en formato de video.
Desde aquí sólo insto a las empresas de tamaño medio que actúen, que inviertan en tecnología y que informaticen sus departamentos. Poder disponer de una herramienta que les permita alejar la rumorología, mejorar su comunicación interna, alinear objetivos con la misión de la organización, incrementar la motivación, la productividad y la implicación de los empleados es posible. ¿A qué estamos esperando?
