Esker, compañía especializada en la automatización de flujos documentales, informa del proyecto llevado a cabo en Francia con Orientis Gourmet, empresa que comercializa las marcas de té premium Kusmi Tea y Løv Organic, para automatizar un volumen anual de 12.000 facturas de proveedores sin número de pedido. La solución de automatización de facturas de proveedores de Esker permite a esta compañía modernizar sus procesos de contabilidad para que sean más fiables y transparentes.
Presente en 30 países, Orientis Gourmet centraliza su contabilidad en sus instalaciones en Le Havre, Francia, donde 12 empleados procesan todas las facturas recibidas de sus proveedores, un 95% de las cuales llegan en papel. A pesar de mantener un ritmo de crecimiento del 15% anual, la compañía seguía gestionando este proceso manualmente. Ello se traducía en pérdida de tiempo y eficiencia, particularmente en lo que respecta a su actividad internacional. A ello se unía la escasa trazabilidad de las facturas, la falta de visibilidad sobre el proceso de aprobación y retrasos en los pagos, lo que deterioraba las relaciones con los proveedores.
Habiendo ya automatizado su proceso de gestión de pedidos de cliente, Orientis Gourmet deseaba extender su transformación digital a su departamento financiero, y decidió automatizar también sus pagos a proveedores.
“Buscábamos una solución que automatizara rápida y eficientemente nuestro proceso de pagos de facturas, y Esker vino a cumplir esta necesidad”, señala Bruno Contrepoids, director de TI del grupo Orientis. “También queríamos involucrar a nuestros proveedores en el proceso, a fin de asegurar una exitosa implementación y reducir los riesgos de retardo en los pagos”.
Fácil integración con el ERP
Antes de utilizar Esker, las facturas eran dispuestas a la cola de un flujo de validación. Ahora, gracias a la fácil integración con el ERP, se pueden crear entradas contables y procesarlas tan pronto como las facturas llegan a la solución de Esker. Una vez las facturas se integran en el ERP Cegid de Orientis Gourmet, el proceso de validación se pone en marcha automáticamente, de acuerdo a las reglas y criterios predefinidos.
“Era clave que la solución trabajara con Cegid y que proveyera automatización del proceso de extremo a extremo a partir de la entrada contable” añade Contrepoids. “Además, un requisito previo era que la solución estuviera basada en la nube, ya que es fácil usar, simplifica la infraestructura TI y su mantenimiento y requiere una mínima formación de los usuarios”.
Desde la implementación de la solución, Orientis Gourmet ha experimentado una serie de beneficios como:
· Proceso más rápido y transparente, gracias a un flujo de aprobación automatizado.
· La contabilidad en tiempo real en Cegid permite tener una visión de las facturas recibidas, en progreso o pendientes.
· Mayor visibilidad y autonomía para todos los intervinientes en el proceso, a través de cuadros de mando personalizables y KPIs.
· Mejores relaciones con los proveedores, dados los pagos a tiempo y un portal web que les ofrece visibilidad en tiempo real sobre el estado de sus facturas y sus pagos.
· Mayor satisfacción del staff, que puede liberar tiempo para dedicarse a tareas de más valor añadido.
· Conformidad con los requerimientos legales en materia de archivo de las facturas.
