Estamos negociando la adquisición de una licencia de uso de un software de gestión empresarial así como el servicio de mantenimiento relativo al mismo. Dentro de las prestaciones de dicho servicio se contempla el compromiso del proveedor de que nos irá suministrando las nuevas versiones que vayan desarrollando del software, pero nada más se regula respecto de esta prestación. ¿Sería preciso detallar más el contenido de la misma? ¿qué aspectos deberíamos tener en cuenta al negociarla?
El progresivo desarrollo que durante las últimas décadas se ha producido en el mercado del software implica que difícilmente exista una empresa, en la actualidad, cuya gestión no dependa, de un modo u otro, de los programas informáticos.
Ello supone una importante inversión para muchas empresas así como una fuerte dependencia de los suministradores de tales programas. Por tanto, una vez realizada la selección de los programas o aplicaciones que mejor se ajustan a las necesidades de la empresa, es el servicio de mantenimiento el que adquiere protagonismo; por un lado, porque han de asegurarse el adecuado funcionamiento de los programas cuya adquisición ha supuesto tan elevado desembolso y, por otro, porque cualquier fallo puede comprometer, severamente, la buena marcha del negocio.
Dicho esto, entramos ya a analizar qué aspectos sería conveniente tomar en consideración al negociar un contrato de mantenimiento de software en lo que concierne, concretamente, a la prestación del mantenimiento evolutivo. Deberíamos empezar por considerar el concepto de versión. En principio podríamos entender por versión una copia del software objeto de mantenimiento que integra cualquier tipo de modificación con respecto a las copias divulgadas por el proveedor previamente.
No obstante, es habitual que los proveedores de software utilicen una terminología diferente según el alcance de las modificaciones que se han integrado, esto es, si afectan o no al código fuente, si implican o no nuevas funcionalidades, si se trata de subsanaciones de pequeños errores, si afectan a aspectos meramente estéticos o de presentación, etc. En consecuencia, es recomendable incluir una definición de tales términos y solicitar, en lo posible, que dichas definiciones sean comprensibles no sólo para el personal técnico de la empresa usuaria sino también para aquéllos que en el futuro habrán de aplicar y/o interpretar el contrato, pues dependiendo de las modificaciones que se incorporen en una versión determinada, dicha versión se integrará en el alcance del mantenimiento evolutivo pactado y deberá suministrarse dentro del precio que por el servicio de mantenimiento se satisfaga; o quedará fuera de dicho alcance y la empresa usuaria habrá de adquirirla de forma independiente en caso de que se encuentre interesada en su instalación.
Asimismo, el estudio de las modificaciones que puedan existir entre una versión y otra debe trascender el aspecto meramente técnico. Los contratos de mantenimiento de software suelen establecer el suministro de nuevas versiones como una prerrogativa que corresponde en exclusiva al proveedor (tal y como se desprende, por ejemplo, de la consulta planteada), esto es, la empresa usuaria tendrá derecho a recibir dichas versiones como parte del servicio de mantenimiento que tiene contratado, pero no podrá exigir las mismas. Ello implica que el proveedor podrá desarrollar o no nuevas versiones e incluir en ellas las modificaciones que, libre y unilateralmente, estime pertinentes. Sin embargo, consideramos que el cliente debería reservarse la posibilidad de exigir que se incluyan algunas de esas modificaciones, pasando a convertirse el desarrollo y divulgación de las versiones que contenga las mismas en una obligación del proveedor de software en lugar de en una prerrogativa. Fundamentalmente la empresa usuaria debería exigir del proveedor de software que cualesquiera modificaciones legales que se produzcan con posterioridad a la adquisición del programa de ordenador y que afecten a las operaciones de negocio que con el mismo se gestionan deban desarrollarse. Huelga decir que habrá de negociarse un plazo razonable a tal fin.
La inclusión del mantenimiento evolutivo en un contrato nos lleva a plantearnos, obviamente, la vertiente más práctica de tal prestación, esto es, la instalación de la nueva versión. Es lógico pensar que una nueva versión de un mismo programa de ordenador podrá instalarse de modo sencillo y que tal instalación no afectará a la versión que se venía utilizando hasta el momento, esto es, no generará errores que no se produjeran anteriormente, no afectará a los datos que se venían gestionando con el software o cualesquiera otras consecuencias perniciosas. No obstante, hemos de considerar la posibilidad de que el software inicialmente adquirido haya sido modificado por la empresa usuaria o por un tercero ajeno a la relación contractual, en cuyo caso aquélla debería obtener del proveedor de software el compromiso de que la instalación de las nuevas versiones no afectará a la que se venía utilizando y, en particular, a las modificaciones incorporadas en la misma.
Por otra parte, el cliente deberá pactar la obligatoriedad, o no, de instalar las nuevas versiones que el proveedor de software vaya divulgando (puede que las modificaciones que algunas de ellas supongan respecto de la que se tenga instalada no sean de su interés). Para analizar la conveniencia o no de asumir dicho compromiso han de tomarse en consideración, al menos, los siguientes aspectos:
La mayor o menor facilidad que, a efectos prácticos, suponga la instalación de nuevas versiones así como el coste que, en su caso, ello pueda suponer.
Si, según hemos expuesto, el proveedor del software garantiza que la instalación de las nuevas versiones no afectará a la que se venía utilizando, aun cuando la misma haya sido objeto de modificaciones.
Si el proveedor del software se reserva en el contrato la prerrogativa de no prestar el servicio de mantenimiento a versiones del software que no se correspondan con las divulgadas en un periodo de tiempo determinado, esto es, que no se corresponda con las más recientes. En tal caso, la obligación de instalar las nuevas versiones se estaría imponiendo de forma indirecta, pues el cliente debería ir actualizando sus instalaciones si no quiere verse privado del servicio de mantenimiento contratado. Asimismo, si la empresa usuaria asume la obligación de instalar cualesquiera versiones que el proveedor del software divulgue, éste habrá de comprometerse, a su vez, a suministrar las mismas, estableciéndose el sistema y los plazos de dicho envío. Si, por el contrario, la empresa usuaria decide no asumir tal obligación, y así se refleja en el contrato, habrá de exigirse la inclusión en el mismo de un compromiso, por parte del proveedor de software, de informar sobre las nuevas versiones que desarrolle. El coste que para los proveedores implica mantener sus productos actualizados también supone una elevada inversión que deben proteger.
