Lola Sánchez. Computing
Creada en 2004 bajo la denominación ASERCO (Agbar Servicios Compartidos) y rebautizada en 2009 como Aquagest Services Company, Aquagest es la compañía del grupo Agbar que se dedica a la provisión de servicios de Tecnologías de la Información (TI), ‘facility management’ y logística al resto de empresas del grupo. Para el desarrollo de sus actividades como proveedora de servicios TI, Aquagest cuenta con un departamento de Sistemas y Tecnologías de la Información (STI) del que actualmente forman parte 250 personas y el cual gestiona anualmente una media de 100 proyectos TI para las diferentes empresas integradas en el grupo Agbar.
En ese contexto y para el desarrollo de las tareas de gestión de proyectos TI los profesionales del departamento STI de Aquagest venían apoyándose en el uso de herramientas ofimáticas y contables que, sin embargo, no lograban cubrir todos sus requerimientos. “Claramente estas aplicaciones no están diseñadas para la gestión de proyectos con el nivel de complejidad que nosotros realizamos y, además, al ser aplicativos estándar de Windows, finalmente cada uno los estaba utilizando de una manera distinta, de forma que no existía unicidad en la gestión de proyectos”, indica el gerente de Aplicaciones de Soporte y Trabajos en Grupo de la Dirección de Sistemas de Información de Aquagest Services Company, Alessio Beoni.
Justamente, el objetivo de llevar a cabo una gestión más unitaria y optimizada de los proyectos, llevó a Aquagest Services a plantearse en el último trimestre de 2008 un proyecto de mejora en este ámbito. En ese momento y como detalla Beoni, “empezamos a moldear nuestro modelo de trabajo para establecer dentro de la Dirección de Sistemas de Información una gestión de proyectos homogénea y única”.
Una vez que el nuevo modelo se plasmó a nivel teórico, un trabajo que Beoni considera crucial en cuanto que requiere la participación proactiva de los usuarios, Aquagest dio luz verde a la selección de la herramienta más adecuada para dar soporte a este proceso. “En una primera fase analizamos siete herramientas diferentes y, tras una evaluación previa, pasamos a una segunda fase con cuatro herramientas -una de desarrollo propio y otras tres de mercado- resultando finalmente seleccionada la solución de Artemis International Solutions Corporation”.
De acuerdo con Beoni, la selección de la solución de Artemis estuvo determinada por una serie de características que resultaban diferenciales, a saber: “su flexibilidad, sus posibilidades de parametrización y su elevado nivel de usabilidad, además de ser la que mejor se adaptaba al modelo previamente definido”. Además, la solución, de acuerdo con Beoni “era un 15 por ciento más económica que las otras alternativas”, lo que terminó de inclinar la balanza hacia Artemis. Una vez tomada la decisión y firmado el correspondiente contrato con Artemis, Aquagest dio luz verde en mayo de 2009 a la implantación de la nueva solución. Así y tras una primera fase de análisis más detallada de los requerimientos de cara a contar con un diseño conceptual preciso, se abordó la parametrización ya que “si bien la versión estándar de la herramienta de Artemis cubría el 80 por ciento de nuestras necesidades, fue necesario desarrollar ciertas funcionalidades más específicas”, indica Beoni apuntando, por ejemplo, al desarrollo de ciertos informes a medida para la dirección o la presupuestación de los proyectos. Visibilidad y control
Completadas estas fases y tras la correspondiente carga automática de datos -para la que se llevó a cabo un desarrollo ad-hoc-, después de un mes de funcionamiento en paralelo con las herramientas que se venían utilizando previamente, Aquagest puso en producción a finales de octubre de 2009 su nueva solución de gestión de proyectos, de manera que en noviembre todos los usuarios ya estaban trabajando de forma exclusiva en el nuevo entorno.
A día de hoy, Aquagest contabiliza un total de 150 usuarios de la nueva solución de Artemis, diferenciándose dos grandes perfiles. “Hablamos de alrededor de 150 usuarios, de los cuales 45 tienen un perfil de gerente o jefe de proyecto, es decir, que hacen uso de funcionalidades avanzadas de presupuestación, seguimiento, etc.”. En concreto, Aquagest ha desplegado una serie de módulos de la solución de Artemis: el módulo de gestión de proyectos, el módulo de gestión de recursos, el módulo de ‘timing’ y ‘reporting’, y el módulo de generación de informes. No obstante y como señala Beoni, “la solución incluye otros módulos que por el momento no estamos utilizando pero cuyo uso no se descarta, como son el módulo de gestión de la demanda y el de gestión del portfolio”. A día de hoy y tras cinco meses haciendo uso de la nueva solución, Beoni no duda a la hora de señalar las principales mejoras conseguidas: “en primer lugar, ahora tenemos un control detallado y muy realista de la dedicación del personal a cada proyecto; en segundo lugar, dentro de la Dirección de Sistemas de Información todos hablamos el mismo lenguaje y utilizamos los mismos conceptos; y, además, existe la posibilidad de hacer un seguimiento completo de cada proyecto y disponemos fácilmente de visibilidad de su rentabilidad”.
