El gigante de la gestión del agua y de residuos SUEZ, responsable del agua en 1.046 municipios españoles, para aprovechar la experiencia y los conocimientos de sus 81.000 empleados en todo el mundo, ha elegido Microsoft 365 Enterprise. Con herramientas de colaboración como Microsoft Teams y Yammer.
SUEZ es especialista mundial en recuperación y reciclaje de residuos y aguas residuales. La empresa con sede en París suministra agua potable a 92 millones de personas, presta servicios de tratamiento de aguas residuales a 65 millones, recoge residuos producidos por casi 50 millones, recupera 14 millones de toneladas de residuos cada año y produce 5.138 GWh de energía local y renovable. Con 90.000 empleados en los cinco continentes, SUEZ es un actor clave en la gestión sostenible de los recursos.
Sin embargo, coordinar a miles de ingenieros, científicos, responsables de planta, gerentes de construcción y otros profesionales de todo el mundo para trabajar como un solo equipo es un desafío. Y comunicar los mensajes de la compañía a miles de trabajadores de campo, incluyendo a los recolectores de basura y a los trabajadores de las fábricas, y recoger sus opiniones, es aún más complicado.
SUEZ se encuentra en medio de un proceso de transformación digital que tiene como objetivo facilitar dicha comunicación entre sus empleados, con el fin de aprovechar y utilizar plenamente el conocimiento y la experiencia, los recursos más preciados de la empresa.
“Estamos en los albores de la revolución de los recursos”, comenta Jean-Louis Chaussade, Director General de SUEZ. “En un mundo que se enfrenta a un alto crecimiento demográfico, una urbanización desbocada y una escasez de recursos naturales, asegurar, optimizar y reciclar es esencial para nuestro futuro. Necesitamos que todos nuestros empleados trabajen juntos para conseguir los mejores resultados”
Índice de temas
Enviar un email y esperar
En 2014, la mayoría de los empleados de SUEZ se encontraban en Francia, y la colaboración, si se podía llamar así, tenía lugar a través del correo electrónico y el teléfono. La compañía utilizó innumerables tecnologías en toda Europa, incluyendo 35 sistemas de correo electrónico diferentes, lo que hizo que, en ocasiones, comunicarse fuera frustrante y consumiera mucho tiempo. Tener múltiples dominios de correo electrónico también presentaba una marca fragmentada a clientes y socios.
“Tuvimos equipos de investigación en dos países trabajando en los mismos temas, y sufrimos mucha duplicación de esfuerzos y oportunidades perdidas”, indica Grezes, “La unión de estos equipos se convirtió en un catalizador para mejorar la colaboración en toda la compañía. Queríamos ser paneuropeos en lugar de dirigir negocios de forma independiente en cada país. Para lograrlo, necesitábamos poder comunicarnos fácilmente a través de toda la compañía”.
Capacitar a 40.000 personas con herramientas unificadas e integradas
En 2016, SUEZ decidió estandarizar Microsoft 365 Enterprise como plataforma de comunicación y colaboración para toda la empresa. Esta oferta incluye Microsoft Office 365, el sistema operativo Windows 10 Enterprise y Microsoft Enterprise Mobility + Security.
“Microsoft 365 Enterprise nos ofrece un entorno estándar en toda la empresa, con una mayor eficiencia de licencias para herramientas de productividad, comunicaciones, seguridad y administración de dispositivos”, señala Grezes. “Al mismo tiempo que buscábamos mejores herramientas de comunicación y colaboración, también queríamos incorporar herramientas de autenticación multifactor y de gestión de dispositivos móviles, y Enterprise Mobility + Security las incluye”
En la primera fase del despliegue de Microsoft 365, SUEZ ha migrado 40.000 de sus 49.000 trabajadores a Microsoft Exchange Online y Office 365 ProPlus en tan sólo 18 meses. Los empleados ahora tienen el mismo dominio de correo electrónico, lo que simplifica en gran medida las comunicaciones internas y proporciona una visión unificada a los socios externos. Microsoft Services proporcionó asesoramiento sobre arquitectura y asistencia para la implementación.
Acelerar la toma de decisiones gracias al trabajo en equipo
En una segunda fase, SUEZ implementó Microsoft SharePoint Online, Microsoft OneDrive, Microsoft Teams, Skype Empresarial y Office 365 ProPlus para ofrecer una plataforma de colaboración unificada. Gracias al almacenamiento de los documentos en OneDrive por parte de los empleados, SUEZ ha logrado eliminar archivos compartidos en la red de toda la empresa y un sistema de documentación interno.
Microsoft Teams es el espacio de trabajo colaborativo de Office 365, que ayuda a los equipos a interactuar con un acceso fácil a documentos y otros servicios de Office 365. Los equipos de trabajo de SUEZ ya han logrado grandes éxitos gracias a Teams.
Un ejemplo de ello es el caso de Francesc Cabrera, trabajador de SUEZ en España. Una gran cantidad de chatarra de alto interés para la compañía se puso a la venta en nuestro país. Automáticamente se originó una guerra de precios por hacerse con ella, sin embargo, Cabrera necesitaba examinar el acuerdo con su equipo en el norte de Europa, y el proceso de trabajar a través de acuerdos de precios por correo electrónico fue muy lento. La utilización de Teams ha permitido una comunicación más rápida y, en consecuencia, un crecimiento de la cuota de mercado.
“Al utilizar Microsoft Teams, nuestros equipos de adquisición de residuos han conseguido un salto de dos semanas sobre la competencia en todas estas operaciones, ayudando a SUEZ a aumentar su cuota de mercado en un 10 por ciento”, afirma Grezes
Otro equipo de SUEZ se estaba preparando para una presentación en el Foro Económico Mundial de 2016 en Davos, Suiza, y pidió al grupo de TI herramientas que le ayudaran a colaborar antes y durante la conferencia. Antes de la implantación, el grupo de Grezes habría establecido un servidor Microsoft SharePoint local que requería una inversión significativa de tiempo y presupuesto. Pero para esta solicitud, el equipo de soporte de TI configuró un Teams conectado a un grupo de SharePoint Online. Coste total: cero. Tiempo total transcurrido: tres días.
“El grupo estaba muy satisfecho con la solución y pudo ponerse a trabajar inmediatamente para preparar la conferencia”, comenta Grezes. “También utilizaron Microsoft Teams para comunicarse durante el evento. Teams facilita a nuestros empleados la colaboración y el intercambio de documentos, y es una excelente manera de acercar a las personas”.
Cuando Grezes lanza un proyecto de TI, a menudo comienza usando Yammer para darle difusión en toda la empresa y atraer el talento necesario. Una vez que el equipo está formado, lanza un espacio de trabajo donde los miembros del equipo comparten noticias, documentos y conversaciones. En lugar de tener información dispersa en varios lugares, como buzones de correo electrónico, carpetas personales de OneDrive, recursos compartidos de archivos de red y herramientas de terceros, todo está en un solo lugar, lo que facilita y agiliza la búsqueda de información.
“Nuestro mayor éxito con los equipos no está en grandes proyectos con mucha gente”, explica Grezes. “Se trata de proyectos más pequeños, que solían ser realizados por personas que trabajaban solas. Ahora, estas personas utilizan Yammer para buscar compañeros que están trabajando en proyectos similares en otros países. Los miembros del equipo luego se trasladan a un espacio de trabajo en Teams para compartir información y comunicarse con frecuencia. Encontrar compañeros y formar equipos más rápido es muy valioso, porque ahora nuestros empleados pueden compartir ideas y encontrar mejores soluciones más rápido”.
Yammer ayuda a la gente a conectarse dentro de una organización, y SUEZ indica que es perfecto no sólo para localizar expertos sino también para fomentar una cultura de comunicación inclusiva y en tiempo real.
Reuniones a un clic
Con la función de Central Telefónica de Office 365, SUEZ facilita a los empleados la conexión y las reuniones, en cualquier momento, en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.
“Sólo 8.000 empleados tuvieron acceso a nuestra anterior solución de conferencia telefónica, pero con el nuevo sistema hemos logrado extenderlo a 13.000 empleados por el mismo precio”, dice Grezes. “También hemos sido capaces de eliminar las herramientas de conferencia no autorizadas, que miles de empleados estaban usando, lo que ha reforzado nuestra seguridad”
Marie-Claude Vivant, Change Manager del IT Collaborative Pole Group de SUEZ, añade “con la estandarización de Skype Empresarial, es mucho más fácil trabajar con un solo sistema. La función de sistema telefónico está totalmente integrada con Skype Empresarial, por lo que es mucho más fácil para los empleados hacer llamadas”.
Debido a la simplicidad para colaborar, los empleados -no es de extrañar- celebran más reuniones, lo que conduce a más consultas, trabajo en equipo e intercambio de ideas. “Programar una reunión con Skype Empresarial implica un solo clic y listo”, señala Grezes. “Debido a que las reuniones son tan fáciles ahora, la gente lo hace con más frecuencia, lo que mejora la forma en que se toman las decisiones”.
Apoyo a la movilidad, la diversidad de estilos de trabajo y la conciliación de la vida laboral y familiar
Más allá de la simplificación a la hora de reunirse a través de la web y la asistencia desde cualquier dispositivo, los empleados de SUEZ disfrutan de nuevos niveles de productividad móvil con Office 365. Este es un factor clave para SUEZ, ya que muchos empleados trabajan fuera de la oficina.
“Con Microsoft 365, nuestros empleados son productivos con independencia de dónde se encuentran”, declara Vivant. “Si necesitan trabajar desde casa, pueden seguir colaborando con los miembros del equipo. Esto les da a nuestros empleados la flexibilidad que necesitan para lograr un buen equilibrio entre la vida laboral y personal, que es vital para su felicidad y productividad”.
SUEZ también ha descubierto que Office 365 le ayuda a sacar lo mejor de diferentes generaciones y estilos de trabajo en una plantilla de 81.000 personas. “Tenemos que proporcionar a los empleados herramientas modernas; los trabajadores de hoy lo esperan“, dice Grezes. “Aprecian lo fácil que es tener un chat ágil y acceder a todos los documentos necesarios a través de Microsoft Teams en lugar de volver a Outlook y buscar a través de correos electrónicos”.
