A medida que una empresa crece en número de empleados también lo suele hacer en equipos informáticos. Con ello, surge la necesidad de inventariar este parque informático, con el objetivo de tener localizado cada material, qué usuario o usuarios lo utilizan, si su uso es el correcto, prever costes con respecto a su ampliación y mejora, mantenimiento y reparación, ciclo de vida, etc.
Es posible que la empresa haya sido lo suficientemente previsora y disponga ya de una aplicación de inventario, o bien hecha a medida o bien algún paquete específico. Pero, en el mundo de la informática, el paso del tiempo juega un papel crítico y es probable que, en un par de años, esta solución se haya quedado desfasada.
Los inventarios siempre surgen como una necesidad aplicable al hardware, pero si se consigue un inventario realmente actualizado y retroalimentado, se puede plantear la ampliación al software instalado, de forma que cualquier máquina sea fácil y totalmente auditable.
En una gran empresa la tarea de inventariar puede requerir un gran número de personas recorriendo las distintas sedes para identificar e implantar el código de identificación al material con el fin de actualizar sus características. Por supuesto, el coste sube en empresas de ámbito nacional o internacional, consiguiendo reducir costes al implicar a los CAU (Centros de Atención al Usuario) que la empresa pueda tener en sus sedes.
Además, se debe tener en cuenta que el inventario se degrada con el paso del tiempo, con lo cual habrá que establecer un ciclo de vida del mismo que debe incluir unas reglas en la recepción del futuro material.
Pero esto, lo lógico es establecer un seguimiento y un chequeo periódico del mismo para evitar la degradación de la información e intervenir antes de que sea demasiado tarde.
Desde Grupo Delaware sugerimos algunos pasos importantes en el proceso de inventariar el parque informático:
* Identificar el material a inventariar;
* Guardar la información necesaria. No es preciso ser excesivamente detallista, pero tampoco conviene dejarse información que pueda ser de utilidad posterior y que implique luego un nuevo recorrido por las sedes;
* Identificar los materiales y equipos. Es conveniente guardar las fechas de entrada, números de serie, el fabricante y modelo, y las características básicas (pulgadas y resolución en el caso de los monitores, o procesador, tamaño disco duro, memoria, unidades auxiliares… en el caso de los PCs y servidores). También es importante asociarlo a un usuario responsable y otro de uso;
* Disponer de una aplicación en la que se pueda introducir todos estos datos, una aplicación que no sea complicada de teclear;
* Recopilar todos esos datos. Para ello, se dimensiona un equipo de trabajo en función del número de sedes, distancia entre ellas, tiempo disponible y equipos a auditar. Lo más habitual es que la empresa les dote con unas plantillas, en formato impreso o electrónico como PDAs agendas electrónicas – o TPV. Con esas plantillas, se evita escritos realizados a mano en los que un carácter puede tener varias interpretaciones, por ejemplo g y 9, 5 y S, o y 0, etc. Hay que prever estas situaciones e intentar que la misma persona que recoge la información sea la que introduzca los datos en la aplicación de inventario;
* Mantener. Una vez disponible la información actualizada, surge la pregunta ¿cuánto tiempo durará así? Lo normal es que empiecen las tareas de mantenimiento de hardware. Si se subcontrata el servicio, habrá que formarlo en la aplicación de inventario y establecer una política a la hora de introducir los datos, llevar una supervisión de esta tarea, etc. y al tratarse de un esfuerzo de tantas personas, a priori, no parece la solución ideal. Es óptimo que sea su propia red la que detecte cambios de configuración en las máquinas y ella misma sea la que alimente de una forma segura y eficaz la aplicación de inventario.
* Implantar una herramienta de Administración de Redes encargada de:
o Recogida de los datos de inventario hardware y de la información detallada sobre cualquier aplicación instalada en una de las máquinas de la red
o Monitorizar
o Analizar y controlar el uso de aplicaciones permitiendo el control del uso de Software por usuario, estación, tiempo o cuota de licencia
o Distribuir a usuarios, grupos, segmentos de red o máquinas
o Monitorizar servidores
o Rastrear topologías de red
o Contar con herramientas para control remoto y para administración de servidores.
Como recomendación general, antes de abordar la ardua tarea de un inventario, es mejor anticiparse a los futuros problemas. Y lo mejor es aportar soluciones ágiles, eficaces e integrales a problemas de degradación, optimización y consolidación de inventarios.
