En la actualidad los departamentos de TI se enfrentan a una creciente complejidad ligada a la limitación de recursos y presupuestos. Para poder superar estas situaciones los departamentos de TI requieren un sistema integrado que abarque todo el ciclo de vida de las TI, desde la selección de inversiones, la ejecución y distribución, como la valoración de los resultados. La utilización de un sistema integrado permite a los líderes actuales obtener los máximos retornos en las inversiones en TI.
Lejos quedan los días en que las inversiones en TI crecían de manera desorbitada, y lo que es más relevante, es que el aumento en inversiones que no se traducía necesariamente en beneficios para la empresa. Por ello se empezaron a plantear conceptos que hoy día ya nadie pone en duda como que los procesos tecnológicos deben estar en sintonía con los procesos del negocio o que los departamentos de TI deben ser tratados como una unidad de negocio más dentro de la empresa.
Pero lo cierto es que el departamento de TI difiere bastante del resto de unidades de negocio de la empresa ya que proporciona la infraestructura necesaria y crítica para que todos los otros departamentos funcionen adecuadamente. Además debe seguir atendiendo las peticiones de los distintos departamentos combinándolas con las prioridades estratégicas de dirección y las restricciones presupuestarias presentes.
Así que se empezaron a implementar diferentes soluciones en los departamentos TI que permitieran conocer los costes reales, para poder efectuar planificaciones y presupuestos de una manera documentada, sólida y coherente:
Soluciones de gestión de activos para conocer exactamente el gasto en equipos e infraestructura.
Soluciones de gestión financiera para poder disponer de información financiera, como facturas, amortización, finalización de contratos de los activos gestionados.
Soluciones de gestión de proyectos para conocer los costes previstos y finales de los distintos proyectos realizados por el departamento de TI.
Soluciones de facturación de los servicios ofrecidos por las TI para poder hacer imputaciones a las diferentes unidades de negocio de la empresa.
Soluciones para medir el nivel de servicio ofrecido por las TI.
Sistemas de Help Desk para poder automatizar las peticiones al departamento de TI.
Al implantar todas estas soluciones, el resultado inmediato es la obtención de un Inventario completo de las TI, que normalmente resulta suficiente para decidir algunos recortes debido en muchos casos a la constatación de duplicidad de sistemas, servicios o proveedores. En este momento también se acostumbra a plantear la posibilidad de subcontratar ciertos servicios o sistemas.
Pero para asegurarse que los ahorros previstos son reales, al mismo tiempo que el departamento de TI atiende todos los nuevos requerimientos y continúa en sintonía con el negocio se necesita un sistema de Gestión de Portfolio que facilite el diálogo entre el departamento de TI y los responsables del negocio y que además proporcione funciones de análisis por objetivos, riesgo, estado, presupuesto, etc. y permita simular diferentes escenarios.
A partir de esta gestión global es cuando los responsables de TI pueden participar en la definición de estrategias empresariales o, lo que es lo mismo, proporcionar mecanismos de interlocución con las distintas unidades de negocio de la empresa, para que conjuntamente se decidan las inversiones en TI. Esta capacidad organizativa de controlar la estrategia de TI en función de los beneficios que se esperan obtener para el negocio es lo que se conoce con el nombre de Gobierno TI (IT Governance).
Este sistema permite, por un lado, proporcionar visibilidad a las TI dentro de la estrategia de la empresa, por otro, ayudar a la toma de decisiones de prioridades y dedicación en los diferentes proyectos abiertos y, finalmente, decidir los proyectos que pueden ser subcontratados, pero de una manera consensuada entre el departamento de TI y los responsables de la estrategia de negocio.
En muchas empresas se ha constituido el Comité de Gobierno TI, a modo de comité de dirección, para discutir y aprobar todas las inversiones en TI como, por ejemplo, el porcentaje de las inversiones que se deben llevar a cabo para acometer programas de reducción de costes.
La gestión del portfolio tiene sus raíces en una gestión de cartera financiera, donde las inversiones son inventariadas, agrupadas por clases de valor, analizadas en función de los retornos planificados y reales, y estratificadas por riesgo. Aplicada a las inversiones de una empresa, la gestión del portfolio proporciona el marco para la toma de decisiones de una manera estructurada y racional, facilitando las comunicaciones entre todos los participantes de las decisiones.
Los beneficios obtenidos con la de gestión del portfolio pueden ser:
Planificación de todas las inversiones en un sistema único e integrado con la posibilidad de valorar cualquier tipo de portfolio con independencia de los elementos que contiene (proyectos, productos, aplicaciones software o activos físicos).
Flexibilidad y precisión en las evaluaciones de las inversiones mediante métricas distribuidas con la solución, tales como beneficio y coste real, grado de sintonía con el negocio y riesgo.
Posibilidad de simular escenarios con funciones del tipo “qué pasaría si” para ayudar a la toma de decisiones.
Agilidad en la capacidad de respuesta a partir del estado de las inversiones en tiempo real.
Sistema automatizado de captura, evaluación y aprobación de ideas ayudando a que los empleados comprometidos con la empresa puedan aportar sus ideas y evitar así la pérdida de oportunidades nuevas.
Disponibilidad de un cuadro de mando para los distintos perfiles involucrados.
Para que el sistema de Gobierno TI sea efectivo, necesita ser medido y comunicado a toda la empresa. Al principio, es preciso informar a todos los empleados sobre lo que el Gobierno TI hace, su importancia y cómo está implementado en la empresa. Esta información debe reforzarse continuamente. Para facilitar estas mediciones y este flujo de información el sistema de Gobierno TI debería contar con funcionalidades del tipo:
Cuadros de mando de gestión de TI que permita analizar datos desde cuatro puntos de vista: valor TI, usuario, excelencia operacional y tendencias futuras.
Portal TI como vía de comunicación entre los empleados de la empresa, donde se puedan intercambiar informaciones relativas al Gobierno TI.
Las inversiones en TI siguen siendo muy elevadas y por ello se necesita un sistema de Gobierno TI, con una sólida columna vertebral de Gestión de Portfolio Empresarial que permita el control y la visibilidad de las TI dentro de la empresa.
