Uno de los principales retos de las empresas y Administración Pública es conseguir la flexibilidad y agilidad necesarias para adaptarse a los continuos movimientos reguladores y necesidades del mercado, y las tecnologías BPM son las únicas para convertir este reto en una realidad.
Las empresas y la Administración Pública necesitan constantemente adaptar y mejorar sus procesos, pero frecuentemente están frenadas por aplicaciones y sistemas que no están preparados para explotar nuevas oportunidades y adaptarse a los cambios de forma ágil.
El BPM -Business Process Management-, en un estado muy evolucionado y maduro, ha emergido como el elemento clave para proveer a las organizaciones de la “Agilidad” y “Flexibilidad” necesarias para responder de forma rápida a los nuevos cambios y oportunidades de mercado.
Las empresas exigen un alto ROI, y ya muchas de ellas han comprobado que este tipo de tecnologías y enfoques lo aporta, consiguiendo espectaculares mejoras y beneficios.
El e-business así como el e-gobierno, para ganar competitividad, requieren de procesos de negocio optimizados y la habilidad de responder y adaptarse ágilmente a las condiciones cambiantes.
Cualquier empresario o director debería de hacerse las siguientes preguntas: ¿consideramos nuestros procesos como un activo crucial de nuestra empresa?, ¿los tenemos bien definidos y gestionados?
Es determinante que para poder gestionar cualquier elemento empresarial, hay que tenerlo adecuadamente identificado y definido, asignarle objetivos y metas, disponer de medidas para valorar su actuación, para lograr implementar esta gestión se requiere de un elemento fundamental que se denomina “modelos de negocio” o “arquitectura empresarial”, y dichos modelos son un conjunto de técnicas y representaciones gráficas plasmadas sobre una base de datos orientada a objetos, que permiten representar y entender cuáles son los puntos de encuentro con los clientes, proveedores, colaboradores y otros entes externos; los problemas y oportunidades de mejora; los procesos, datos y flujos de información; la organización; los sistemas informáticos; y los indicadores de gestión y calidad.
Muchas organizaciones se han dado cuenta de que aunque han hecho grandes inversiones en tecnologías, sistemas y aplicaciones, aún no han alcanzado el control total de cada proceso, de principio a fin, además de la flexibilidad y agilidad necesarias.
Parte de estas tecnologías, conocidas tradicionalmente como WorkFlow, han evolucionado desde la simple automatización del enrutamiento de documentos y actividades entre personas, a la coordinación y orquestación de los procesos de negocio utilizando todos los recursos (trabajadores, proveedores, organizaciones, aplicaciones, documentos, imágenes, datos, comunicaciones y otros).
Además, las tecnologías para la Integración de aplicaciones, motores de reglas de negocio, webservices, ESB (Enterprise Service Bus), y otras tecnologías, están permitiendo implementar soluciones cada vez más eficientes y más ágiles.
Los beneficios, tanto tangibles como intangibles, son numerosos: mejora la atención y servicio al cliente, incrementa el número de actividades ejecutadas en paralelo, minimiza el tiempo requerido por los participantes para acceder a la documentación, aplicaciones y bases de datos, disminuye drásticamente el tiempo de transferencia de trabajo, información y documentos entre actividades, asegura la continua participación y colaboración de todo el personal en el proceso, disminuye el tiempo que los participantes, supervisores y administradores necesitan para conocer la situación de un ítem de trabajo, simplifica salidas -“outputs”- automáticas, y ofrece disponibilidad de mecanismos para una mejor gestión y optimización de procesos.
Los procesos deben ser monitorizados con el fin de saber cuáles son sus resultados, y su rendimiento y comportamiento. Sólo de esta manera podremos implementar en la empresa u organización, un ciclo permanente de mejora continua, y tener realmente dominados nuestros procesos de negocio.
