La empresa española ha comenzado a entender la necesidad de disponer de herramientas de digitalización de documentos que les permitan disponer de toda su información de forma rápida. Un estudio realizado por la Asociación Española de Documentación Digital (AedocDigital), cifra en un 70 por ciento el porcentaje de empresas e instituciones que está afrontando la digitalización de sus documentos. En la mayoría de los casos lo están realizado por ellos mismos, si bien un creciente 28 por ciento se ha decantado por servicios externos para afrontar los procesos de digitalización, escaneado y captura de documentos, y otro seis por ciento adicional valora la posibilidad de externalizar esta tarea.
Entre las ventajas que las compañías han descubierto gracias al desarrollo de proyectos de gestión de contenidos y documentos digitales, cabe citar especialmente el ahorro de costes relativos a tiempos de búsqueda, localización y archivo de documentos, cifrados en alrededor del 15 por ciento, si bien como concretó María del Valle, directora del Observatorio de Documentación Digital de AedocDigital, “en trabajadores del conocimiento la mejora alcanzar el 50 por ciento”. Pero también ahorros en costes de espacios de almacenamiento, costes en la difusión y distribución (fotocopias y distribución) y recreación de nuevos documentos son factores de mejora, unidos a un rápido retorno de la inversión.
A la hora de elegir una tecnología para llevar a cabo la gestión de contenidos y documentos, el estudio llevado a cabo mediante encuestas entre grandes empresas y Administración Pública- pone de relieve una amplia variedad, si bien paradójicamente buena parte de empresas reconoce no disponer de un sistema específico. Sólo hay cuatro tecnologías cuya aceptación está por encima del 30 por ciento: gestión electrónica de documentos (EDM) con el 40 por ciento, gestión de contenidos web (WCM) con el 38, gestión de creación documental (35 por ciento) y gestión de captura documental (31 por ciento).
Las empresas también han asumido la relación existente entre una adecuada política de digitalización con el almacenamiento electrónico. Un 52 por ciento de las mismas cuenta ya con sistemas de almacenamiento electrónico y sistemas de control de acceso, mientras que el 43 por ciento recurre a sistemas de clasificación corporativos. Soluciones de metadatos y sistemas de preservación de los documentos digitales gozan de fuerte implantación.
El informe revela, sin embargo, el escaso avance en otro tipo de proyectos desarrollados por las compañías y instituciones públicas encuestadas. Aunque las dos terceras partes asegura disponer de intranet (59 por ciento) que les permite compartir los documentos digitalizados, sin embargo, es escaso -sólo el 16 por ciento- el porcentaje de compañías que dispone de extranets. Eso sí, la presencia en Internet mediante un portal queda suficientemente garantizada hasta alcanzar el 89 por ciento del total.
Sin embargo, en el caso de la Administración Pública se constata el escaso nivel de difusión de los certificados digitales, ya que sólo un 23 por ciento ofrece servicios telemáticos garantizados mediante certificación electrónica.
Sólo un 31 por ciento de las empresas e instituciones consultadas tiene implementado un sistema de certificación y firma electrónica (31 por ciento), si bien es significativo de la progresiva difusión de este tipo de proyectos el hecho de que el 28 por ciento esté planificando su próximo despliegue. En cuanto a la factura electrónica, apenas un 16 por ciento la utiliza o planea hacerlo en breve.
