El coste total de propiedad, llamado habitualmente TCO por derivación inglesa de “total cost of ownership”, nació como herramienta creada por Gartner Group para comparar los costes directos e indirectos de diversos
sistemas y tecnologías, y hoy en día se está transformando en uno de los parámetros más importantes a la hora de considerar la evolución de las TI en las empresas.
Además, es un consenso entre los analistas que, actualmente, las herramientas de gestión de TI permiten reducir los costes informáticos, y por lo tanto son una necesidad cada vez más imprescindible.
Pero, ¿cómo se calcula exactamente el TCO? y ¿cuáles son sus ventajas y límites para las empresas?
Primero hay que puntualizar que el coste total de propiedad siempre se debe calcular en términos globales, ya que no tiene sentido analizar el TCO sólo para una estación de trabajo concreta.
Desafortunadamente, este es la práctica más frecuente en las empresas que, al revés, tienden a evaluar los gastos del parque tecnológico en cada oficina, sucursal o departamento por separado, perdiendo así la visión total y correcta de la inversión efectuada.
También en el ámbito temporal, es necesario analizar cómo las empresas desarrollan sus previsiones de gastos informáticos. Aunque estas tendrían que ser más amplias y evaluadas a largo plazo, los resultados de los principales estudios del sector confirman que las empresas no suelen fijarse suficientemente en ellas, dando por contra mayor enfoque a los gastos inmediatos.
La correcta evaluación del TCO resulta fundamental desde el punto de vista de progreso empresarial, al permitir a las compañías focalizarse más en criterios de evolución que de simple valor inicial de los costes informáticos, facilitándoles al mismo tiempo mantenerse en línea con sus previsiones de crecimiento.
Como tercer punto hay que subrayar que es necesario que las compañías gestionen presupuestos independientes, tanto para la inversión en sistemas hardware y software como en operaciones y administración.
Al mismo tiempo, tendrían que tener en cuenta la posibilidad de modificar más a menudo sus previsiones de gastos de TI, para poder adaptar la tecnología y los servicios informáticos a la evolución de la compañía.
Por último, es importante que las empresas puedan analizar las operaciones del usuario final a través de estadísticas específicas de Help Desk, ventas y cargos medios por hora.
De hecho, pasa muy a menudo que las compañías no están en situación de soportar una estrategia de mantenimiento proactivo que les permita solucionar rápidamente posibles problemas de gestión.
Al contrario, frente a posibles fallos tecnológicos es muy normal que, por falta de previsión de gestión de TI, la mayoría de las empresas actúen sólo de modo reactivo sin establecer estrategias preventivas a futuro. Es verdad que no es todo oro lo que reluce y como todos los parámetros empresariales, el TCO también tiene sus límites.
En primer lugar, esta herramienta de gestión se basa sólo en los costes relacionados con inversiones y operaciones, pero deja apartados otros parámetros importantes como por ejemplo la facilidad de utilización de algunas plataformas tecnológicas respecto a otras.
Segundo, muchas veces no se considera que el TCO puede variar dependiendo del sector de la compañía o de cada departamento de la misma y por esto no siempre es posible definir unas mejores prácticas válidas para todo tipo de empresas.
Asimismo, el TCO puede no ser un problema para algunas compañías, que por su negocio no ven negativamente el crecimiento de este tipo de gastos.
Aún así, evaluando todos los pros y los contras, el TCO constituye una eficiente herramienta de medida que, a su vez, mediante el uso de herramientas de gestión de TI, permite a la mayoría de las empresas reducir de forma importante los costes y provoca, en la casi totalidad de las situaciones, una rápida ganancia en términos de optimización de la rentabilidad del parque tecnológico empresarial y de los servicios informáticos.
Es por tanto importante que las empresas que todavía no lo han hecho, empiecen a considerar las soluciones de gestión de TI como las herramientas más adecuada para la optimización del TCO y los costes informáticos en general, ayudando a alcanzar el paradigma de que el departamento de informática se convierta realmente en el socio más valioso del negocio de la compañía.
