En tanto que agente para el fomento y desarrollo de la Sociedad de la Información, la entidad pública empresarial Red.es incluye entre sus tareas la gestión de proyectos, labor que condujo a la creación en 2006 de una Oficina Técnica de Proyectos (OPT). En ese momento y como señala el responsable de Gestión Corporativa de Red.es, Juan Miguel López-Tello, “se dio un punto de inflexión en la tipología, complejidad y número de proyectos”, de modo que “se hacía necesario homogeneizar, establecer normativas y dotar a los usuarios involucrados en estas tareas de herramientas avanzadas”.
Hasta entonces, Red.es daba soporte a estas actividades con herramientas ofimáticas: “Excel para la parte de contratación, una herramienta desarrollada sobre Lotus Notes para dar soporte al ciclo de licitación y una miscelánea, con soluciones como Microsoft Project para la gestión”, detalla López-Tello, para añadir que “la principal limitación era la fragmentación de la forma de trabajar, existían numerosas y muy diversas casuísticas y la información no era visible a todas las áreas al no existir un repositorio común”. Tras determinar sus requerimientos y analizar diferentes soluciones, Red.es abordó la elaboración de un pliego para contratar el proyecto. A la convocatoria concurrieron una decena de proveedores con distintas herramientas comerciales a la alternativa de un desarrollo a medida, resultando adjudicataria, con la herramienta Artemis y por un total de 469.376 euros, Atos Origin. “El binomio Atos/Artemis”, afirma López-Tello, “cumplía sobradamente todos los requerimientos”.
El contrato tenía un plazo de ejecución de dos años, incluyendo consultoría, implantación, soporte y servicio. Así y tras una primera fase de consultoría, coincidiendo con el inicio de 2007 se aborda el diseño, definición e implantación de Artemis 7, siendo clave en la parametrización el conocimiento obtenido en la primera fase. Ya en el segundo semestre de 2007 y como relata Carlos Heble, responsable de la OTP, “se inicia un piloto de seis meses para cuyo desarrollo se escogieron ciertas áreas y tipologías de proyecto”. Finalmente y ante los buenos resultados, en 2008 se da luz verde a la puesta en producción en real con un despliegue paulatino.
Señalar que, en un primer momento, Red.es hizo uso de Artemis en la modalidad SaaS siendo la propia Atos responsable del alojamiento. La entidad eligió esta opción a fin de “ser más ágiles y poder salir antes a producción, minimizando además los riesgos”, argumenta Heble. No obstante, en 2008 y probada la madurez del sistema, se realizó una instalación in-house en la infraestructura que Red.es aloja en el CPD de Telvent en Alcobendas (Madrid). Con la implantación de Artemis, Red.es ha logrado cubrir todo el ciclo de vida de los proyectos, desde la licitación -el gestor de expedientes está sobre Artemis- hasta la gestión de la demanda, la ejecución, el seguimiento y el reporte. En la licitación resulta clave la integración con el nuevo portal de licitación electrónica de Red.es que, desarrollado con Altia, ha entrado en fase piloto; mientras que en gestión de proyectos es fundamental la integración con el ERP SAP para ligar costes.
En los dos años y medio de funcionamiento de la OTP, Red.es ha gestionando utilizando Artemis las 9 líneas estratégicas de cuya ejecución es responsable (administración electrónica, ciudadanía, contexto digital, economía digital, educación, dominios .es, justicia, RedIRIS y sanidad), con un portfolio de 83 iniciativas marco, 270 iniciativas y 1.076 proyectos de 19 tipos diferentes, incluyendo despliegue de infraestructura, desarrollo de software, digitalización, etc. “Gestionamos infinidad de proyectos, de infraestructuras, de desarrollo, de implantación, en Sanidad, Justicia, Vivienda, etc. de modo que resulta vital disponer de una herramienta de gestión de proyectos que nos aporte uniformidad, nos facilite un control exhaustivo y una visión completa y detallada”, indica el director de Operaciones de Red.es, Carlos Cano.
El grueso de los hoy 165 usuarios de Artemis se encuadra en áreas de operación, siendo fundamentalmente gestores de proyectos, si bien existe también un perfil de consulta en áreas trasversales como Análisis y Reporte, Calidad, Auditoría Interna, Soporte y Mantenimiento, etc.
Visión 360º
En cuanto a la experiencia con Atos, así como con los técnicos de Artemis, López-Tello subraya que “ha sido muy positiva” y, de hecho, en noviembre de 2009 Red.es firmó con Atos un nuevo contrato de servicios por 349.600 euros más IVA, en el marco de cual se ha consolidado la OTP y se han añadido servicios de soporte, metodología, seguimiento y auditoría”.
Respecto al seguimiento y el reporte, dado que Artemis embebe Excel en su modelo, el sistema ofrece funcionalidades que permiten extraer la información y obtener visiones globales y transversales de los proyectos y las diferentes áreas de cara a la planificación y el reporte. Adicionalmente y como apunta Heble, “se han desarrollado interfaces específicos para la elaboración de Reportes de Directivos a partir de información procedente de Artemis y de otros repositorios como el ERP SAP”. Se trata de un Cuadro de Mando Integral de desarrollo propio que lleva un año en operatividad y está llamado a evolucionar. “Hasta la fecha venimos utilizando el reporte nativo en Excel, pero estamos desarrollando una segunda versión para disponer de más información transversal y, en paralelo, estamos creando un sitio web para acceder a esta información presentada gráficamente utilizando Fusion Charts”.
La integración es también clave en la evolución del sistema. Y es que del mismo modo que “ya somos capaces de mostrar información de SAP contextualizada dentro de un proyecto”, Red.es quiere llegar más lejos. Heble adelanta que “tenemos previsto integrar Artemis con la CMDB, un inventario de todos los recursos que constituye también un repositorio clave en la ejecución”. La integración de Artemis con esta CMDB, construida sobre BMC Remedy, permitirá identificar todo el equipamiento susceptible de inventario que forma parte de un determinado proyecto.
