Groupalia, firma especializada en la compra online con descuento de planes de ocio, ha comenzado a desplegar el Portal del Empleado para propiciar la transparencia y el intercambio de información fluida entre todos los miembros de su equipo. Un proyecto, en principio, sencillo teniendo en cuenta que dispone de una estructura de recursos humanos poco jerárquica. Basada en el concepto de espacios abiertos, la dirección y los empleados, -que actualmente conforman una plantilla de 244 personas-, trabajan en un mismo entorno, algo que favorece la colaboración y el trabajo en equipo.
Una de las razones para iniciar este proceso de centralización de los recursos humanos fue el rápido crecimiento experimentado por la compañía, impulsado por el proceso de internacionalización, pues exigía el apoyo de soluciones tecnológicas que permitieran disponer de la información necesaria en todo momento. “La incorporación de nuevas personas al equipo para dar respuesta a las necesidades que planteaba nuestro proceso de expansión internacional hacía que las tradicionales hojas de cálculo fueran insuficientes para dar respuesta a las peticiones de información relacionada con nuestro organigrama. Esta información que necesitábamos presentar con mucha frecuencia a los accionistas de la compañía, estaba entonces ubicada en diferentes carpetas y bases de datos y se trataba en documentos Excel, lo que ralentizaba el trabajo administrativo en este área y complicaba el diseño de unos organigramas que cambiaban constantemente”, confirma Celia Fernández, HR Manager Spain de Groupalia.
Por dichos motivos, la organización se plantea automatizar los organigramas para mejorar la visión global; una tarea que ha satisfecho con Cezanne OnDemand, “que nos proporciona la información que necesitamos. Lo hace de manera automática y sencilla y nos permite personalizar algunos detalles para obtener organigramas más dinámicos. El acceso inmediato a los datos actualizados nos ayuda a tomar decisiones inteligentes porque nos proporciona una visión global de la compañía. Interrelacionar los datos propios de recursos humanos es algo estratégico, tanto en el diseño de determinados procesos, como en la toma de decisiones que tienen que ver con el crecimiento o con cualquier cambio que queramos abordar. Automatizar esta tarea ha favorecido la conexión entre las personas y ha mejorado la transparencia de la información”, apunta Celia Fernández.
Otra de las grandes mejoras experimentadas en la gestión del área de recursos humanos de Groupalia tras la implantación de Cezanne OnDemand, tiene que ver con la centralización de la administración de las ausencias y las vacaciones de los empleados. El propio diseño de la solución ofrece diferentes alternativas y enfoques de planificación y gestión de los absentismos. Pero además, como explica Celia Fernández “el sistema permite configurar tantos modelos vacacionales como sean necesarios y relacionarlos con diferentes áreas de trabajo, e incluso permite reflejar las diferencias normativas que afectan a distintos países, en nuestro caso, algo particularmente interesante pues en Groupalia debemos respetar las exigencias legales tanto de España como de Italia”.
Por el momento, Cezanne OnDemand es una solución que se utiliza solo en el departamento de recursos humanos, si bien sus responsables planean su apertura a otras áreas, primero a los managers y jefes de equipo y, más adelante a toda la plantilla, con el objetivo de convertir la solución en un auténtico Portal del Empleado. No obstante, entre los planes inmediatos de Groupalia destaca también la explotación del módulo de Gestión del Rendimiento, previsto para que esté totalmente operativo a lo largo de este año. La HR Manager Spain de la compañía asegura que “somos conscientes del gran potencial que tiene Cezanne OnDemand y no queremos perdernos nada por lo que, nuestra intención es poner en marcha el módulo de Gestión del Desempeño antes de que acabe el año, así como facilitar la integración de la herramienta con nuestro aplicativo de gestión de nómina. De este modo, esperamos conseguir una solución realmente integral en los próximos meses”.
