El Ayuntamiento de Madrid sigue impulsando nuevas medidas de modernización, simplificación y racionalización administrativa. Entre ellas, a lo largo de 2013, se han realizado importantes iniciativas en el ámbito de las Oficinas de Registro, impulsando procesos de digitalización y distribución de documentos de forma electrónica, lo que permite la reducción de costes y plazos y una mayor eficiencia.
El Ayuntamiento recibe anualmente más de 1,2 millones de entradas de documentos en papel por parte de los ciudadanos, un ingente volumen de documentos que hay que distribuir y archivar. En el año 2012, los datos fueron los siguientes: Según estos datos, el Ayuntamiento de Madrid tuvo casi 1.230.000 entradas en Registro en el año 2012, de las que más de 52.000 tenían como destino otras Administraciones, entre las que destaca con un 50% la Comunidad de Madrid. Por esta razón resultan estratégicas las actuaciones realizadas, que suponen una gestión más eficiente de los documentos y una garantía para su custodia, tramitación y archivado.
Integración de Registro con el sistema SIR/ORVE
Desde enero de este ejercicio, los Registros municipales están integrados con el SIR, Sistema de Interconexión de Registros de las Administraciones Públicas españolas, para facilitar la digitalización y el intercambio electrónico de documentos y apuntes registrales con otras Administraciones, reduciendo los plazos de distribución.
Las Oficinas de Registro digitalizan los documentos con destino a otras Administraciones públicas, distribuyéndolos a través de un sistema de intercambio en formato SICRES 3.0 que permite una importante reducción de plazos.
Desde la puesta en marcha del sistema de integración con el SIR, más de 9.000 movimientos de Registro han sido tramitados a través del sistema de integración entre el Ayuntamiento de Madrid y otras AAPP.
Digitalización de documentos en los Registros
Como segunda medida de optimización de procesos en las Oficinas de Registro, se ha impulsado un proyecto para la digitalización de los documentos en papel entregados por los ciudadanos.
Con el proyecto de digitalización en la Oficinas de Registro, y en presencia del ciudadano, se escanean los documentos presentados, incorporándolos a un Archivo electrónico con la firma electrónica del propio Ayuntamiento, incorporando un CSV (Código de Verificación Seguro) que permite su comprobación y recuperación. Los documentos en formato digital son distribuidos de forma inmediata a la dependencia de destino, devolviendo la documentación original a la persona interesada.
El sistema presenta múltiples ventajas para el ciudadano, que no debe presentar doble copia de la documentación para llevarse una de ellas sellada, ya que se lleva el propio original tras su digitalización por parte del Ayuntamiento. También presenta ventajas para la Administración, ya que se acortan los plazos de tramitación, se evitan posibles pérdidas del papel y la documentación es accesible de forma inmediata para las unidades destinatarias. Los costes en los procesos se reducen globalmente.
El proyecto ha pasado por una fase piloto en las Oficinas de Registro del Área de Gobierno de Economía, Hacienda y Administración Pública, en la Oficina de Ciudad Lineal y en la del Organismo Autónomo Informática del Ayuntamiento de Madrid. El sistema se irá extendiendo progresivamente y antes de finalizar este año al conjunto de la red de 48 oficinas de registro del Ayuntamiento.
En la fase piloto, iniciada el 19 de junio pasado, se han digitalizado en esas tres oficinas piloto 8.311 documentos, un 9,2% del total de los 90.174 documentos presentados. Estas medidas se unen a la disponibilidad desde el año 2010 del Registro electrónico, accesible en su Sede electrónica https://sede. madrid.es, mediante el cual el ciudadano puede presentar solicitudes y documentos al Ayuntamiento.
Los trabajos han sido impulsados desde la Coordinación General de Modernización del Área de Gobierno de Economía, Hacienda y Administración Pública, con la participación de la Dirección General de Calidad y Atención al Ciudadano y del IAM, Organismo de Informática del Ayuntamiento de Madrid. Con este nuevo hito, el Ayuntamiento continúa con el proceso de racionalización, simplificación y mejora de los servicios prestados a los ciudadanos madrileños, buscando una administración más eficiente, accesible y cercana.
