Las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) se han instalado con firmeza en todos los sectores de nuestra sociedad y en el sector público las TIC permiten a las Administraciones Públicas gestionar con mayor calidad, eficacia y eficiencia los servicios y recursos. Desde hace años, las AAPP han implementado sistemas de gestión documental para optimizar sus procesos documentales, al permitir a los administrados operar telemáticamente.
Requisitos y beneficios
¿Cuáles son requisitos que debe reunir un sistema de gestión documental ante las necesidades de las AAPP? Organización, control y seguimiento de los documentos. Y en concreto:
–Agilización de la tramitación administrativa.
–Normalización de los documentos administrativos.
-Organización de forma homogénea y eficaz de la documentación administrativa.
-Establecimiento de políticas de conservación de documentos en soporte papel y electrónico.
Y una vez implantado un sistema de gestión documental en una Administración Pública, los principales beneficios que optimizan la organización son los siguientes:
-Posibilita la creación de múltiples fondos documentales.
-Permite versionar cada archivo, ya que mantiene un registro de auditoría detallado, con el que se puede configurar la trazabilidad de los documentos.
-Utiliza filtros basados en metadatos y/o contenidos, para la consulta y recuperación de los documentos.
-Soporta una gran amplitud de formatos y permite la transformación de cualquier tipo de documento.
-Facilita la interconexión con otros componentes de la infraestructura de la Administración Electrónica.
-Es multiusuario y cuenta con una gestión de permisos y roles.
-Es transparente para el usuario.
El boletín ‘España y las TIC en la Unión Europea’ – realizado por el Instituto Nacional de Estadística (INE) en 2012- pone de manifiesto que en la Unión Europea (UE) los ciudadanos y las empresas mantienen una fluida relación con las AAPP. El 54% de los españoles declaró haber obtenido información de las páginas Web de la Administración frente al 48% de la UE; mientras que el 36% afirmó haber descargado formularios oficiales frente al 34% de los europeos. Por lo tanto, España se encuentra por encima de la media de la UE en cuanto al porcentaje de usuarios que interactuaron por Internet con las AA PP en 2011.
Desafíos de la implantación
Cuando una AAPP implementa las TIC a su estructura debe tener en cuenta las propias herramientas tecnológicas desde un punto de vista integral, que abarca el plano político, administrativo y cultural. Pero, la implantación de un sistema de gestión documental no supone, únicamente, la mecanización de las tareas administrativas sin realizar un análisis previo del flujo de la información en cada uno de los procesos. En ese caso, se potenciarían las características negativas de la Administración en la nueva estructura. Es decir, sería una modernización superficial.
La implementación de un gestor documental en las AAPP requiere un desarrollo simultáneo de nuevas formas de organización del trabajo y de la gestión. Así, algunos aspectos a considerar antes de implantar un sistema de gestión documental en la Administración son los siguientes:
-Modificación de la estructura organizativa.
-Diseño de los procesos que afectarán a los nuevos instrumentos.
-Racionalización y simplificación de las tareas administrativas.
-Revisión de los circuitos de información y de decisión.
-Capacitación e involucramiento del personal.
A modo de conclusión, se puede destacar que la incorporación de las TIC requiere una planificación integrada, porque de lo contrario no produce más que puntuales mejoras e, incluso, puede desarticular procesos ‘manuales’ eficientes.
