El Ayuntamiento de San Just Desvern de Barcelona, ha modernizado la distribución de documentos con tecnología Oracle de cara a mejorar el nivel de servicio prestado a los ciudadanos a través de múltiples canales.
Los responsables del consistorio catalán querían, en un momento de enorme generación de contenidos, sentar las bases tecnológicas necesarias para alcanzar una distribución de documentos, automatizada, coherente y de calidad, que impulsara la mejora de la interfaz con los ciudadanos –interacción y colaboración- y garantizase la seguridad del proceso.
Pensaron en crear un sistema automático destinado a compartir archivos y documentos de forma remota y segura, entre ayuntamiento y ciudadanos, desde cualquier dispositivo. Los responsables del proyecto querían asegurarse de que solo se pudiera acceder a los documentos y archivos desde el sistema del ayuntamiento con acceso controlado y rastreado.
Los responsables del proyecto querían asegurarse de que solo se pudiera acceder a los documentos y archivos desde el sistema del ayuntamiento con acceso controlado y rastreado
Para conseguir su propósito, y tras estudiar diferentes opciones disponibles en el mercado, decidieron implementar Oracle Content and Experience Cloud y Oracle REST Data Services (ORDS), dos herramientas que permiten administrar y distribuir automáticamente los documentos y archivos.
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Colaboración segura
El Departamento de Informática del Ayuntamiento de Sant Just Desvern desarrolló e implementó la solución, que ha permitido a los usuarios internos acceder al sistema de forma segura y colaborativa; y compartir y actualizar contenido directamente desde la nube, en cualquier momento y lugar.
Con la implementación de la tecnología de Oracle, el consistorio catalán ha logrado reducir los costes y aumentar la seguridad, puesto que la plataforma digital de experiencia de usuario de Oracle no requiere medidas de seguridad adicionales como firewalls. Así, ahora los ciudadanos pueden acceder y publicar documentos con sus metadatos fácilmente.
“Nos quedamos impresionados con la funcionalidad, nivel de integración y la oferta Cloud de Oracle Content and Experience Cloud. Creemos que es el mejor del mercado porque podemos gestionar completamente nuestra cloud, como administradores, mientras que los proveedores de la competencia sólo ofrecen soluciones de administración muy limitadas”, asegura Pedro Galindo, director del Departamento de Informática del Ajuntament de Sant Just Desvern.
Galindo señala que “Oracle Content and Experience Cloud nos permite administrar y compartir nuestro contenido internamente de forma eficiente y segura en cualquier lugar y en cualquier momento. La plataforma de experiencia digital también proporciona a nuestros ciudadanos acceso rápido y fácil a toda la información que emitimos desde el Ajuntament”.
“La implantación del proyecto ha durado aproximadamente tres meses desde que se detectaron las necesidades hasta que se ha implantado correctamente. El personal dedicado del ayuntamiento ha sido de un jefe de proyecto i un analista/desarrollador. En el diseño, desarrollo e implantación nos ayudó Jaime Cid por parte de Oracle”, explican desde el consistorio.
Concentrador para la gestión multicanal de contenido
Oracle Content and Experience Cloud es un concentrador de contenido unificado que permite dirigir la gestión de contenido multicanal y acelerar la entrega de la experiencia. “Al estar integrada la solución con el backOffice del Ayuntamiento se ha facilitado la gestión de los documentos a publicar. El personal del Ayuntamiento no tiene necesidad de preocuparse por cómo gestionar estos documentos”, remarcan desde el consistorio, que eligió una solución cloud con el fin de “simplificar la gestión de la seguridad y disponibilidad de sistema; mejorar la eficiencia energética en los sistemas de información y facilitar el acceso en movilidad a los documentos”, indican.
Mirando al futuro, los responsables del consistorio catalán aseguran que el uso de la nube en este proyecto municipal, “nos ha abierto la posibilidad de considerar el cloud como un sistema de gestionar todos los documentos electrónicos del ayuntamiento y ser un repositorio para un gestor de documentos electrónicos”.
