Lola Sánchez.Computing
En tanto que prestadora de servicios financieros a la Confederación Española de Cajas de Ahorros (CECA) y miembros, así como a organizaciones como la aseguradora Caser, entre otras; la actividad del grupo Ahorro Corporación y, específicamente, de algunas de sus empresas, como su gestora de fondos Ahorro Corporación Gestión, implica la generación, el tratamiento y gestión de un volumen muy importante de informes y su distribución no sólo a sus clientes, sino también a organismos reguladores como el Banco de España.
Históricamente estas tareas se venían realizando en el host AS400 de Ahorro Corporación, de forma que su desarrollo implicaba el consumo de recursos en este entorno, con el consiguiente impacto a nivel de costes; además de resultar bastante complejas y de sufrir una serie de limitaciones a nivel de presentación e incorporación de elementos gráficos. Tal y como indica el director de Explotación de Ahorro Corporación, Esteban Amado. “antes para la tarea de pre-impresión utilizábamos IPDS (Intelligent Printer Data Stream), un workflow propietario que nos condicionaba la máquina que debíamos tener y, de hecho, ese era uno de los factores clave para cambiar el software de pre-impresión: no tener que estar casados con una tecnología concreta”.
En esa tesitura, el pasado año Ahorro Corporación decidió dar luz verde a un proyecto de evolución de este entorno. “El objetivo pasaba”, explica Amado, “por librarnos de una tecnología obsoleta de generación de impresos y una de las premisas consistía en aligerar la carga del host trasladando esa función a otro entorno puesto que estábamos pagando a precio de host una tarea de impresión que la puede hacer cualquier servidor”.
En ese contexto, Ahorro Corporación, que cuenta con 120 profesionales en el área TIC, estudió las soluciones Prisma de Océ, ForeSpace de Ricoh (Gestetner) y Docs on Demand de DocPath, decantándose finalmente por esta última. “La solución ForeSpace era la más económica y ofrecía unas prestaciones bastante altas, Prisma de Océ se disparaba en precio y la solución de DocPath tenía un precio intermedio y la ventaja de ser modular, de modo que podíamos coger y adaptar las diferentes piezas”, argumenta el técnico.
Una vez tomada la decisión y tras el estudio detallado del proyecto, en tan sólo una semana se procedió a la implantación de la solución a medida Docs on Demand, de forma que “desde la toma de requisitos hasta la puesta en producción pasaron unas cuatro semanas”. En concreto, Ahorro Corporación ha adquirido ocho licencias del módulo Designer, dos de Controller, una de Extended Functions (XF Forms Repository) y otra de Mail and Fax Service.
Todas estas piezas se han instalado en dos servidores quad-core en alta disponibilidad -uno de ellos actúa de backup- que corren Red Hat Enterprise Advanced Server, cumpliendo así con uno de los requerimientos básicos de Ahorro Corporación: liberar recursos del host que, incluso tras evolucionar de iSeries 520 a iSeries 570, veía restada su eficiencia en otras actividades más críticas a causa de la tarea de impresión.
No obstante y como precisa Amado, todavía sigue siendo necesaria la transferencia de los datos que se generan en bruto en ficheros planos en el AS400 al nuevo core de DocPath, DocPath Controller. Esta tarea la realiza la herramienta iTools de DocPath, mientras que la labor previa de diseño del pre-impreso se lleva a cabo en un entorno Windows con el módulo DocPath Designer, que define la relación entre los datos y el proceso, y cuya interfaz destaca por su usabilidad.
Cuestión de transformación
Como proyecto piloto para comprobar la viabilidad de la iniciativa, Ahorro Corporación utilizó los informes de estado de posición, uno de los más complejos, quedando de manifiesto que “resultaba más sencillo de lo que en un primer momento se pensó”. Antes de disponer de la nueva solución, estos informes se generaban en IPDS y ahora se generan en PDF -alrededor de 15.000 a la hora-, de manera que “si previamente estábamos limitados a la impresión por una sola máquina”, indica Amado, “ahora es posible hacerlo por varias a la vez, lo cual se ha traducido en un incremento de la productividad del 30 por ciento”.
No se puede pasar por alto que Ahorro Corporación imprime al mes una media de alrededor de 20.000 informes de estado de posición, es decir, en torno a 200.000 al año.
Por otro lado y además de incrementar la productividad del Centro de Reprografía de Ahorro Corporacion -del que Ricoh es proveedor preferente-, el hecho de generar los informes en PDF permite que del mismo modo que se imprimen, puedan subirse a la web de la organización facilitando de esta forma su consulta on line. Igualmente y gracias al módulo Mail and Fax Services de DocPath “podemos lanzar los PDFs a un fax o enviarlos directamente por correo electrónico”.
A la vista de los buenos resultados y una vez que las diferentes áreas de negocio han tenido conocimiento de las nuevas posibilidades a su disposición, a día de hoy ya “hay unos 8 o 9 proyectos en marcha”. Cabe destacar, entre ellos, la facturación. “Estamos abordando el paso de todas nuestras facturas a DocPath, lo que nos permite realzar el color, destacar ciertos aspectos gráficos, incluir logotipos en color, marcas de agua, gráficos, etc.”, comenta Amado, para avanzar que “se está valorando la introducción de la herramienta de DocPath para firmar electrónicamente”. Y la compañía tampoco descarta aprovechar las posibilidades el mundo transpromocional.
También se han traslado al nuevo entorno los informes XBRL (eXtensible Business Reporting Language) que Ahorro Corporación está obligada a enviar a la Comisión Nacional del Mercado de Valores (CNMV) y en los que ahora, gracias a la tecnología de DocPath, puede incrustar directamente los PDFs. Este paso hacia delante ha abierto nuevas posibilidades. Y es que “la impresión de los documentos XBRL está externalizada con una imprenta, pero creemos que ahora estamos en posición de poder realizar la impresión internamente, no sólo reduciendo el coste, sino mejorando también las posibilidades de presentación”.
Ciertamente, la iniciativa ha supuesto una reducción de costes ya que, como apunta Amado, “antes estábamos consumiendo recursos a precio host y ahora el precio es el de un servidor estándar”. No obstante, el técnico subraya que “ciertamente el ahorro existe, pero la verdadera gran mejora conseguida radica en las nuevas capacidades de negocio que se han abierto”.
