Fundada en el año 1994 tras su compra a Laboratorios Andrómaco por parte de la familia Matji y un grupo de directivos, IFC (Industrial Farmacéutica de Cantabria) es una compañía privada de capital cien por cien español que hunde sus raíces en la empresa del mismo nombre creada en 1942. Con una plantilla en España formada por 150 empleados y una facturación correspondiente al ejercicio 2009 de 40 millones de euros, IFC compite en el mercado de la farmacología dermatológica manteniendo una apuesta constante por la innovación, un preciado valor que le llevó a lanzar en 1995 el concepto ‘cosmecéutico”. IFC registra una producción anual que supera los seis millones de productos farmacéuticos, dermatológicos y cosméticos, y cuenta con filiales en cinco países (Brasil, Italia, Alemania, Bélgica y Portugal) distribuyendo sus tres gamas de productos (protectores solares Heliocare, protectores de la piel Neostrata y cremas regeneradoras Endocare) en cerca de 60 países. Mundialmente conocida por su línea de fotoprotección solar Heliocare -cuyo producto estrella es Heliocare SPF90-, IFC ha experimentado a lo largo de los últimos años una importante evolución desde el punto de vista de las TIC. Tras apoyar sus primeros años de actividad en sistemas de información desarrollados a medida, IFC aborda en 2000 un proyecto para la construcción de un ERP y un CRM, también de desarrollo propio en PL-SQL y con Oracle como BBDD, que nunca llegó a completarse. De hecho y como indica el director de Operaciones y TI de IFC, Jorge Mariscal, “únicamente se desarrolló el módulo de distribución y, además, el sistema resultaba muy rígido y suponía una alta dependencia del departamento de TI”. Estas circunstancias llevan a IFC a tomar la decisión de optar por la implantación de una solución de mercado. Así y tras analizar a lo largo de 2001 y 2002 las alternativas SAP, Baan y JDEdwards, IFC se decanta por está última.
Camino a JD Edwards
En cuanto a los factores que determinaron esta elección, Mariscal, que por entonces trabajaba en JD Edwards, indica que “dado que teníamos una plataforma muy distribuida, necesitábamos una solución que nos permitiera superar las limitaciones del entorno cliente-servidor existente y que hiciera posible que la información fluyera con más agilidad, JD Edwards no sólo cumplía con ese requerimiento sino que, además, al tratarse de una solución web permitía una fácil administración”.
Hay que señalar que IFC tiene su sede social en Santander, donde también se ubica uno de sus centros de fabricación de tópicos y la dirección financiera, pero las áreas de operaciones, sistemas, comercial, marketing, regulatorio y legal, así como la dirección general, se localizan en Madrid. La fábrica de IFC para la producción de los principios activos y su centro de distribución se encuentran en el municipio madrileño de Torrejón de Ardoz. En este sentido y a nivel de comunicaciones, IFC cuenta con Telefónica como proveedor de los servicios de comunicaciones fijas y con Vodafone para los servicios de comunicaciones móviles, en tanto que Sarenet, como ISP, le provee los servicios de Internet y correo electrónico, éste último soportado en una plataforma de FTGate Technology. Como LDAP para la gestión del acceso a la información IFC utiliza Microsoft Windows Active Directory. Una vez seleccionada la alternativa JD Edwards, IFC aborda en 2003 la implantación del ERP en el área financiera para extenderlo en 2004 a las áreas de distribución y producción, momento en el que JD Edwards ya había sido adquirido por PeopleSoft. En esa primera implantación y como detalla Mariscal, se apostó por “el sistema operativo Windows Server 2000, la BBDD Microsoft SQL 2000 y WebSphere para dar soporte al servidor Web de JD Edwards, uno de los tres -junto con Deployment y Enterprise- que conforman la solución.
En aquel momento Dell fue el proveedor de la nueva plataforma hardware, formada por grandes máquinas ya que “el almacenamiento residía en el mismo servidor”. El backup se realiza con una unidad externa de discos de Dell.
Plataforma analítica
En 2006, el mismo año en el que IFC vende el negocio farmacéutico Cantabria Pharma a la empresa india Wanbury Pharmaceuticals por 42 millones de euros, Mariscal pasa a ocupar la dirección TI de IFC a tenor de su profundo conocimiento del ERP y de su activa participación en el proyecto, fundamentalmente en el área financiera. Y, coincidiendo con ese cambio, se inicia la elaboración de un nuevo Plan de Sistemas para responder a la existencia de ciertas carencias. “Aunque el planteamiento era contar primero con un ERP, añadir luego un CRM y después cerrar el círculo con una plataforma analítica, nos dimos cuenta de que no teníamos una analítica adecuada ya que si bien JD Edwards es un buen ERP, es un sistema de gestión, no de análisis, y además existía un desfase importante entre la información financiera que se gestionaba con JD Edwards y lo que quedaba en el sistema antiguo, lo cual suponía un riesgo a la hora de garantizar la fiabilidad de los datos e implicaba dificultades en el proceso de cierre”. Cabe indicar en este punto que en ese momento los actualmente alrededor de 60 delegados comerciales de IFC trabajan con una PDA contra el antiguo sistema desarrollado a medida, esa información se trasmitía a posteriori a la BBDD del sistema (Oracle 9i) y de ahí pasaba a JD Edwards, que daba soporte a los procesos logísticos, de distribución y facturación, de modo que “teníamos urgencia por resolver los problemas existentes a la hora de poder analizar las ventas”. En esa tesitura, IFC abre un proceso de selección en el que se evalúan diferentes soluciones. “Analizamos MicroStrategy, QlickView, Cognos y Siebel, que había sido comprada por Oracle, de modo que al responder bien a las pruebas y ante la solidez de la estrategia a futuro de Oracle, nos decidimos por Siebel, que venía a resolver una problemática asociada a la última pata del antiguo sistema que quedada vivo”. Coincidiendo con el despliegue de Siebel Analytics (actualmente Oracle Business Intelligence Enterprise Edition), que se lleva a cabo a lo largo de 2006 para entrar en producción en 2007, IFC consolida su apuesta por la tecnología de BBDD de Oracle, instalando Oracle 10g. Y, casi de forma inmediata tras la puesta en producción del nuevo sistema analítico, IFC inicia la búsqueda de un CRM, fundamentalmente con el objetivo de mejorar la integración de la fuerza comercial con el sistema ERP. “Contactamos con Vincle, Salesforce y Siebel que, aunque se perfilaba como la alternativa más adecuada, exigía un análisis que asegurase que podíamos permitírnoslo económicamente”. Así fue y en septiembre de 2007 se inicia la implantación de la plataforma CRM Siebel Pharma, que entra en producción en 2008, también atacando Oracle como BBDD. Con estos grandes pasos, en los que IFC ha contado con la colaboración de los integradores Steria, Indra y Oracle Consulting, IFC cumplía con un objetivo prioritario. “Al disponer de una plataforma BI y de un CRM, conseguimos cerrar el círculo de la información, incorporamos también toda la información relativa a la fuerza de ventas, así como la información financiera-contable, lo que nos permite un análisis multidimensional”, comenta Mariscal, para subrayar que “con las soluciones Oracle hemos conseguido una información cien por cien fiable, consolidada y de fácil acceso para toda la organización”. Es igualmente evidente que el hecho de contar con unos sistemas de información integrados resulta clave para IFC desde la perspectiva del negocio. “En la parte ERP”, indica Mariscal, “la principal ventaja radica en que toda la información, independientemente del punto en el que se produzca, se ve inmediatamente reflejada en el resto de departamentos, en el inventario, en contabilidad, en el sistema de planificación, etc.”. Esa realidad ha permitido a IFC, por ejemplo, la reducción del stock. “A pesar de que en los últimos años registramos unos niveles crecimiento de más del 10 por ciento en la facturación, gracias a ese nivel de integración, hemos logrado reducir stock en más de dos millones de euros”. En lo que se refiere al sistema CRM, Mariscal entiende que “permite a IFC tener un control detallado de las actividades de cada empleado y de su rentabilidad, lo que supone un incremento importante de la eficiencia”; en tanto que gracias al sistema BI, con el que básicamente se perseguía unificar la información procedente del ERP y el CRM, “hemos conseguido disponer de previsiones y podemos tomar decisiones más adecuadas ante determinadas situaciones a las que podemos anticiparnos gracias al establecimiento de alertas”. Estos avances se han traducido en mejoras significativas en la operativa de IFC y también han tenido un reflejo positivo en la relación con sus alrededor de 2.000 clientes en España. Así, pues y ante los buenos resultados, Mariscal avanza que “estamos valorando la extensión de la plataforma analítica a otras áreas, como operaciones o compras”. En este punto, el director de Operaciones y TI de IFC pone el acento en otro par de ventajas derivadas de la integración. Y es que, “la curva de aprendizaje de los usuarios se ha visto drásticamente disminuida ya que todos los productos se asemejan y vienen preconcebidos para facilitar una integración directa” y, por otro lado, “tenemos un TCO muy inferior al que supondría el uso de productos de diferentes proveedores”.
Indefectiblemente, la evolución de IFC no ha terminado y su departamento TI, formado por cuatro personas incluyendo a Mariscal, tiene trabajo por delante. “Actualmente estamos migrando a la última versión del sistema de gestión, JD Edwards ERP 9, haciendo uso de una nueva plataforma servidor de Dell corriendo Oracle Linux (Red Hat) y virtualizada con Oracle VM”. Más allá de la incorporación de nuevas funcionalidades -como la utilización de Oracle BI Publisher para la generación de reportes-, la migración del ERP supone un cambio importante para IFC ya que “en lugar de tres servidores vamos a utilizar solamente uno y también progresaremos en cuestión de almacenamiento con la instalación de una nueva cabina de discos de Dell”. Adicionalmente y configurando un segundo nivel de salvaguarda de la información, IFC ha introducido un robot de cintas, también de Dell, para el desarrollo de los backups. El proyecto, que IFC inició el pasado marzo en colaboración con Neteris Consulting y se prevé culmine a principios de 2011, se trata de una evolución que implica mejoras sustanciales y ventajas importantes. Tal y como celebra Mariscal, “al pasar de tres servidores a uno reducimos sustancialmente el consumo de energía y, además, simplificamos de forma notable la administración y garantizamos una recuperación más sencilla”. Por otro lado, con esta iniciativa IFC sienta asimismo las bases para trasladar los otros dos sistemas, que ya se encuentran en su última versión, a esta nueva arquitectura más avanzada. Gestión documental corporativa Más allá de la migración a la última versión del sistema de gestión, JD Edwards ERP 9, en el portfolio de proyectos de IFC se contemplan otras actuaciones, tanto en materia de CRM como de BI. En el primer campo y como adelanta Mariscal, “vamos a incorporar a nuestra plataforma CRM un archivo gráfico de productos para aportar valor añadido al trabajo de los delegados comerciales”. Y, en cuanto a la plataforma analítica, los planes apuntan a su expansión a otras áreas de actividad, como operaciones o compras. Por último y si bien todavía no se ha tomado una decisión final al respecto, IFC también está valorando la implantación de un software de gestión documental. A este respecto, Mariscal precisa que “el objetivo es que el sistema ECM no sólo actúe como repositorio común de información para toda la compañía, sino que tenga vida propia en cuanto a la organización de los flujos de trabajo”. Entrevista a JorgeMariscal, director de Operaciones y TI de IFC.
