En la actualidad, el volumen, la velocidad y variedad de contenidos empresariales (la mayoría de los cuales son obsoletos, redundantes e irrelevantes) hace que las organizaciones se enfrenten a tremendos costes y riesgos y tengan poca capacidad para aprovechar esa información. Para detener el caos, las empresas deben saber administrar y aprovechar su contenido y, por tanto, hacerse con el control.
Según IBM, el modelo de conservación de toda la información siempre ha fallado, resulta demasiado costoso y arriesgado. Sin embargo, las organizaciones, a veces sin querer, han respondido a la explosión de contenido al optar por mantener toda esa información, lo que perpetúa el problema de altos costes de infraestructura y de almacenaje, alto riesgo de exposición y visibilidad limitada para aprovechar el conocimiento que reside en el contenido.
No todo el contenido debe mantenerse indefinidamente, sin embargo las empresas no saben qué tipo de contenido tienen, mucho menos saben por cuánto tiempo lo necesitan. Hay información necesaria e innecesaria, que genera una lucha en las organizaciones debido a la necesidad de determinar el valor de la información y la falta de herramientas específicas que les ayuden a decidir qué conservar y qué tirar.
IBM detecta los puntos débiles de la gestión incontrolada: almacenamiento fuera de control y costes de infraestructura que desafían la energía, espacio y el presupuesto de las empresas; incapacidad de producir información útil en escenarios castigados y bajo plazos de tiempo y falta de visibilidad de la información.
Para contrarrestar estas carencias, Information Lifecycle Governance de IBM ofrece 5 ‘rampas de acceso’: Evaluación del contenido, Archivo y recogida de Información, Clasificación avanzada, Gestión de registros, Búsqueda y Análisis con eDiscovery.
Si la organización decide comenzar con una rampa de acceso específica, las soluciones de IBM dejan el camino abierto a una integración futura. Por ejemplo, la organización podrá decidir que su punto débil hoy es el archivo de correo electrónico pero que con el tiempo podrán optar por añadir una Clasificación Avanzada, Gestión de Documentos y eDiscovery.
Los beneficios de este modelo son palpables, concluye IBM, ya que sus soluciones permiten conocer, administrar y aprovechar sus contenidos para obtener mejores resultados de negocios y una ventaja estratégica.
