Especializada en la implantación de soluciones ‘llave en mano’ de supervisión, automatización y control remoto de todo tipo de procesos, Grupo Ensa, con sede central en Huelva, es un grupo empresarial español que desarrolla su actividad en el sector industrial eléctrico prestando servicios de suministro de cuadros eléctricos, instalaciones eléctricas y reparación de maquinaria y energías renovables. El origen del Grupo Ensa, que suma una plantilla de 180 empleados y cerró su ejercicio 2009 con una facturación de 34 millones de euros, se remonta a 1962, año de la creación de la empresa Electro Naval; en 1973 dado el crecimiento de Electro Naval se funda Comercial Eléctrica Onubense (Ceosa), en 1986 se crea General Eléctrica Onubense (Geosa), Ceosa Brico en 1997 -el mismo año en que se constituye Electro Tartessos-, y en 1999 nace Ceosa Costa, todas ellas integradas -junto con Bionia Energía y Centro Europeo Contable- en el Grupo Ensa.
Certificada desde 2002 según la norma de calidad ISO 9001, el Grupo Ensa mantiene un sólido compromiso con la calidad y una decidida apuesta por la innovación continua como máxima competitiva que le ha permitido en un grupo empresarial consolidado en el sector eléctrico nacional con una creciente proyección internacional.
La actividad del Grupo Ensa ha estado siempre ligada al mundo de las TI, un área en la que “hemos ido evolucionando a medida que se ampliaba nuestro radio de acción, nuestra actividad y la demanda del mercado”, indica el director financiero del Grupo Ensa, Moisés Cuevas.
Como resultado de esa aproximación, el Grupo Ensa venía utilizando diferentes aplicaciones independientes para el área técnica y el área financiera que, combinadas con una serie de desarrollos a medida que se había ido poniendo en marcha para responder a las necesidades del negocio y las exigencias del mercado, provocaba una dispersión, duplicidad y falta de actualización de la información que se traducía en un incremento de los costes operacionales y financieros. “La oficina técnica contaba con una aplicación propia para elaborar los presupuestos que, basada en hojas de Excel, no resultaba práctica en términos de eficiencia ni de fiabilidad completa de la información; el área de administración disponía, por su parte, de un software a medida que era utilizado por todas las empresas del grupo”, describe Cuevas, para reconocer que si bien “estas herramientas resolvían las necesidades del Grupo Ensa desde el punto de vista operativo, no podíamos dejar de obviar que presentaban grandes deficiencias en términos de gestión y no eran totalmente eficaces para nuestro negocio”.
El panorama se complicaba todavía más debido al proceso de expansión nacional e internacional del grupo empresarial. “Nuestra trayectoria hizo que los volúmenes de información experimentaran un incremento, lo que dificultaba cada vez más su gestión y manejo, provocaba mayor dispersión de datos y la consiguiente duplicación de información y tareas”, comenta.
Se trataba, por tanto, de una situación limitante a la que el Grupo Ensa decidió poner fin con el desarrollo de un proyecto para la informatización integral de sus actividades de gestión. “La situación se estaba volviendo insostenible y decidimos implantar un sistema de gestión que permitiera centralizar y organizar los datos sentando las bases para llevar a cabo una gestión integral de todas las empresas del grupo, lo que también redundaría en términos de competitividad y productividad”, sostiene Cuevas.
El objetivo último de la iniciativa pasaba por disponer de una aplicación que permitiera centralizar los datos provenientes de distintas áreas, contar con un acceso en tiempo real a la información y optimizar los recursos a través de la mejora de los procesos internos, sin olvidar la simplificación y automatización de las tareas. En esa tesitura, el Grupo Ensa inició un proceso para la evaluación de diferentes soluciones de mercado considerando fundamentales una serie de requerimientos. “Necesitábamos un sistema ágil, potente, modular y flexible que nos facilitara la gestión, la coordinación y el control de la información y los procesos”, indica Cuevas.
En ese proceso de valoración, el Grupo Ensa estableció asimismo un requisito indispensable. “Además de una entrada única de datos, el sistema tenía que ofrecer diferentes mecanismos de control que permitieran detectar errores e incluso anticiparse a ellos, con el objetivo de poder aplicar las medidas correctivas oportunas”.
Finalmente, el Grupo Ensa se decantó por el ERP Primavera en su versión Professional, cuya propuesta fue presentada por el ‘premier partner’ de Primavera, Onuba Technology (OnuTech). “Además de su alcance funcional y su elevado nivel de integración, otros factores que inclinaron la balanza a favor de Primavera fueron su extensibilidad y adaptabilidad para adecuarse de forma rápida a las necesidades actuales y futuras de la compañía, sin olvidar la viabilidad del proyecto en términos tanto presupuestarios como de plazos de ejecución”, indica.
No hay que olvidar que la implantación del ERP del Primavera se enmarca dentro de un plan estratégico de avance que contempla las TIC como un aliado. “En los últimos años”, señala Cuevas, “hemos realizado un importante esfuerzo humano y económico encaminado a actualizar nuestras empresas en el marco de las TIC con el objetivo de mantener la solidez y poder continuar ofreciendo el servicios que nos ha distinguido en los 50 años de trayectoria que llevamos en el mercado, y todo ello incrementando también la calidad y las garantías para nuestros clientes”.
En el desarrollo del proyecto, OnuTech ha jugado un papel clave en el diseño, la parametrización y la implantación del nuevo ERP, Primavera Profesional, del cual se han desplegado los módulos de finanzas, logística, proyectos, activos, RRHH y CRM/ERM. OnuTech tambien se encargó del desarrollo del interface que permite la integración entre el ERP Primavera y las aplicaciones a medida que se llevaron a cabo para adaptar la solución a las singularidades de la empresa y en las que se recoge el proceso productivo de su actividad.
Avance modular
El proceso de implantación de la solución en el Grupo Ensa se ha llevado a cabo en varias fases y tras una primera de análisis en la que se realizó un riguroso diagnóstico que permitió comprender las metodologías de trabajo y conocer al detalle las necesidades del Grupo Ensa. Se procedió a continuación a la implantación de los módulos del área Financiera (Contabilidad, Tesorería, Bancos, Cuentas Corrientes, Add-in Financiero) a través de los cuales se mantendría organizada la contabilidad general, presupuestaria, analítica y de costes; con la posibilidad de registrar de forma centralizada todos los movimientos comerciales, cobros y pagos, así como efectuar diferentes operaciones o tramitar de forma automatizada los diferentes informes oficiales. De esta forma, “dábamos un impulso a nuestra gestión, agilizando y simplificando las tareas administrativas”, destaca Cuevas, para apostillar que “la integración de los datos contables con Microsoft Excel nos permitía operar con la información de forma sencilla y automática, creando informes a la medida de nuestras necesidades”.
Por su parte, con el despliegue de los módulos del área Logística se ha garantizado el tratamiento de todo el circuito comercial (compras, inventarios, ventas, pedidos) que, en integración con el área Financiera, “nos permite optimizar la gestión mediante procesos automatizados convirtiendo, por ejemplo, documentos de órdenes de pedidos en albaranes y, posteriormente, en las correspondientes facturas y liquidación de las mismas de forma totalmente automática, lo que supone un gran avance y simplificación de tareas, así como un ahorro significativo”, relata Cuevas.
El proyecto de implantación de Primavera en el Grupo Ensa se completó con la integración de los módulos de Proyectos, Activos, RRHH y CRM/ERM, así como con los desarrollo a medida, configurando una potente solución de gestión integral. Desarrollado en tecnología COM y .Net, el sistema se ha personalizado utilizando el lenguaje Visual Basic for Applications (VBA) y corre sobre plataforma Windows atacando SQL Server como BBDD.
En este punto, Cuevas insiste nuevamente en las capacidades de extensión de Primavera. “Gracias a los numerosos mecanismos de extensibilidad”, destaca el director financiero del Grupo Ensa, “fue posible adecuar la solución a las necesidades reales de la empresa con lo que el grupo empresarial conseguía, no sólo automatizar todos los procesos productivos, sino también simplificarlos y optimizarlos al máximo, contribuyendo a reforzar el control sobre cada tarea y proceso”.
A raíz del despliegue de Primavera y como indica Cuevas, “ya son cuatro las empresas del grupo que han pasado a utilizar las herramientas de Primavera”. El potencial impacto de esta transformación es importante teniendo en cuenta, como precisa Cuevas, que “en las empresas del Grupo Ensa, el 85 por ciento de los trabajadores utiliza en mayor o menor medida sistemas informáticos para desarrollar su trabajo”. Con la implantación de Primavera, el Grupo Ensa ha obtenido grandes ventajas directamente relacionadas con su competitividad. “Ahora contamos con una infraestructura de software de gestión de última generación que aglutina tecnologías punteras y en la que todos los datos procedentes de las distintas áreas han quedado centralizado bajo una plataforma única, lo cual se traduce en una mayor capacidad de organización y respuesta en un mercado en continuo cambio”.
El proyecto ha redundado asimismo en una mejora en términos de productividad. “Con el proyecto de implantación del ERP Primavera”, señala Cuevas, “se estableció una redefinición de procesos y responsabilidades con lo que hemos conseguido incrementar los niveles de productividad y competitividad empresarial”. En la misma línea, Cuevas añade que “al poder disponer de una herramienta automatizada para la ejecución de las tareas cotidianas tales como la formulación de presupuestos, la adquisición de materiales, la facturación, el control de stocks, etc., el equipo se ha visto liberado de la obligación de realizar tareas que no repercuten en la cuenta de resultados, disponiendo ahora de más tiempo para realizar otra serie de gestiones con mayor valor añadido”.
Pero lo que el director financiero del Grupo Ensa considera aún más importante es el avance logrado a nivel decisional. “Hemos pasado de movernos en un escenario en el que la intuición y la improvisación eran los pilares sobre los que se sustentaba la toma de decisiones, a un nuevo escenario en el que todo está mucho más fundamentado y racionalizado”. En este punto, Cuevas destaca la usabilidad del ERP de Primavera ya que “el entorno amigable del ERP y su facilidad de uso hacen posible la transformación de un lento y pesado proceso de extracción, comprobación y análisis de datos en una sencilla y rápida tarea de acceso a información relevante y fiable”. Previamente al despliegue del ERP Primavera, una de las principales preocupaciones el Grupo Ensa radicaba en la falta de información actualizada y fiable en la que apoyar los procesos de toma de decisiones, dejando a un lado los procesos intuitivos. Así y como subraya Cuenca, “los procesos y procedimientos concretos se han desarrollado en base a consultorías estratégicas para optimizar costes, ahorrar tiempos y tener la información disponible en tiempo real para la toma de decisiones”.
Gracias a la definición de indicadores, informes y alertas, “ahora estamos preparados para obtener información a tiempo real del estado financiero del negocio y bajo múltiples perspectivas”. Y, del mismo modo, también se ha dado un gran paso al existir la posibilidad de detectar los puntos fuertes y débiles dentro de la organización ya que “nos permite disponer de margen de maniobra y capacidad para mejorar dichos aspectos antes de que se cometan errores”.
