El ECM cambia de paradigma hacia la composición de aplicaciones

En el entorno empresarial de hoy en día, las compañías aún se encuentran bajo presión para reducir los costes operativos y los riesgos organizacionales, mientras cultivan las relaciones con los clientes con la vista puesta en el incremento de la competitividad. En esta lucha por transformar y automatizar, con recursos limitados, las operaciones y los procesos de negocio para conseguir un mayor rendimiento empresarial es clave hacer uso de aplicaciones dinámicas, que tengan un bajo TCO y demanden pocos recursos. Y en áreas tan importantes como la gestión documental corporativa, esta premisa de dinamismo se convierte en casi una obligación.
Con este escenario de transfondo se ha desarrollado la Tertulia que COMPUTING ha organizado en colaboración con EMC, en la que se reunieron los responsables de ECM (Enterprise Content Management) de algunos de los principales integradores del sector, y en la que quedó manifiesto que el modelo tradicional de vender una aplicación documental ha cambiado ante la demanda, entre los clientes, de soluciones verticales para cubrir necesidades más específicas.
Iniciaba el debate Jorge Martínez, director de Information Intelligence Group de EMC para España y Portugal, destacando los beneficios de utilizar una plataforma como EMC Documentum xCelerated Composition (xCP), que permite crear y desplegar rápidamente aplicaciones basadas en casos (un 50% más rápido), al combinar una serie de tecnologías plenamente integradas con herramientas de desarrollo e instalación, las mejores prácticas y con un mayor enfoque en la configuración frente al código. “Hace un año y medio lanzamos xCP, una plataforma de gestión de aplicaciones que ha supuesto un cambio muy importante en ECM al permitir pasar de una solución departamental a otra más corporativa y de composición de aplicaciones. Pretendemos dar al mercado una plataforma con una serie de componentes para que los clientes puedan ágilmente desarrollar soluciones en el ámbito del ECM, y obtengan así una ventaja clara en la reducción de los tiempos. Vemos que buscan soluciones específicas y por ello hemos decidido evolucionar nuestra plataforma común; y con objeto de que los integradores puedan aportar su experiencia en el desarrollo de soluciones”, comentaba.
“Este cambio de aproximación en las soluciones de gestión documental corporativa es el resultado de más de 20 años de experiencia en este mercado”,apoyaba Mario Montesinos, director de Consultoría Tecnológica de Information Intelligence Group de EMC para España y Portugal. “Los clientes ven rápidamente el beneficio de utilizar la plataforma de composición que les permite reducir los tiempos de desarrollo, utilizando menos recursos para obtener un resultado más estable, seguro y evolucionable”.
Hoy en día, a la hora de acometer un proyecto de gestión documental, reducir los tiempos de implantación es vital, y “en soluciones como xCP, la aproximación es muy interesante porque se hace una parametrización del proceso de negocio desde el punto de vista del caso. Se trata de un nuevo modelo que limita lo que se puede hacer con la gestión de contenido en un contexto concreto. Obliga a analizar y automatizar. Es un cambio de paradigma en la gestión de los procesos de contenido”,concretaba Juan Angulo, director de Servicios de Aplicaciones de Fujitsu.
Efectivamente, este cambio de paradigma de pasar de una solución departamental de ECM a una plataforma corporativa de composición de aplicaciones es un cambio en las necesidades del cliente a nivel coyuntural, y algo que los integradores necesitaban para poder desarrollar con agilidad y fiabilidad sus soluciones verticales. Jacobo Monsell, director de Soluciones Tecnológicas del área ECM de Indra, así lo afirmaba al señalar que “el concepto de Enterprise Content Management es muy amplio porque abarca el formato de contenidos digitales, su exportación a portales, intranets, gestión documental, tramitación electrónica derivada de la Ley 11, gestión del caso… y precisamente ahora, cobra importancia el centro del proceso. Partiendo de la tendencia de pasar de un formato físico a uno digital, el contenido aporta valor al negocio y tiene un concepto espacial muy importante asociado al mundo de la colaboración. Y todo esto hay que tenerlo en cuenta para dar a los clientes una solución end to end que cubra una necesidad de negocio concreta y con un time to market muy rápido. Aquí es donde entran las soluciones verticales que nosotros podamos desarrollar e implantar de manera rápida, combinando software y hardware. Por tanto, la plataforma de composición de aplicaciones es algo que necesitábamos, un marco de componentes reutilizables sobre el que podamos verticalizar soluciones ya que nuestros frameworks eran más reducidos”.
La limitación de los recursos con los que cuentan las organizaciones, junto con la presión de reducir los costes, está provocando que los clientes demanden ahora soluciones específicas y verticales para cubrir una necesidad de negocio específica, más que emprender un proyecto más general y amplio. Y esta realidad ha causado que el modelo tradicional de los integradores de comercializar una aplicación documental esté desapareciendo. “Estamos viendo que los clientes que quieren soluciones verticales y especializadas ya tienen aplicaciones de gestión de contenidos integradas. Buscan implantaciones rápidas para diferenciarse de la competencia y con TCO lo más óptimo posible. Y para aquellos clientes que quieren abordar un proyecto bajo una arquitectura única, las soluciones que EMC aporta facilitan esa capacidad”,declaraba Antonio Villaverde, ECM Key Offering Manager de Atos Origin. “También estamos viendo una mayor demanda de soluciones end-to end que están cambiando el modelo de negocio, clientela que busca soluciones globales en las que paguen por el servicio que se les ofrece o por el uso. Y esto es importante porque los proyectos son más grandes y globales, y necesitan herramientas y plataformas que les permitan configurar su proyecto más rápidamente”, añadía Villaverde.
EL EFECTO DE LA LEY 11
En este punto del Encuentro, Javier Gómez Goñi, director del Centro Experto de Tecnología Documental y Workflow de Informática El Corte Inglés -que ya está utilizando la plataforma Documentum xCP-, destacaba la existencia de otra tipología de proyecto asociada a la gestión documental que cada vez está siendo más demandada por los clientes. “Se trata de clasificar los componentes empresariales; un proyecto muy organizativo que el cliente quiere integrar en todos sus procesos. Esta tendencia se está dando mucho en la Administración española, que se ha encontrado con una gran cantidad de contenido que tiene que tener perfectamente archivado y estructurado por la Ley 11. Además, los nuevos esquemas de seguridad le obligan a dar un paso más en esta clasificación. En este ámbito es preciso proporcionar soluciones a estas nuevas necesidades que van a tener un impacto muy fuerte en el mercado en los próximos años”, exponía.
Pero al mismo tiempo, Pedro Marín incidía en el hecho de que“sigue habiendo obligaciones departamentales, aunque se hayan minimizado. Ahora todos tienen una visión corporativa y empiezan a aparecer otras componentes tecnológicas de la misma importancia que las organizativas. Las empresas no sólo quieren comprar tecnología de por sí, también necesitan saber cómo organizar los contenidos. No se trata de hacer un desarrollo rápido para un determinado departamento, sino de tener un modelo general soportado por un buen sistema ECM. Ese es un salto espectacular por el que los clientes quieren que la información sea fácil y rápidamente integrable en todos los procesos. A veces hay que desarrollar aplicaciones, pero necesitábamos un modo de integrar todos los contenidos rápidamente para mejorar la eficiencia de los proyectos”.
Del mismo modo opinaba Jacinto Estrecha, gerente del área tecnológica ECM de everis, quien manifestaba que “al principio, el enfoque de todo cliente es montar una plataforma, pero el planteamiento inicial del proyecto se lanza por una necesidad específica. Los proyectos ya nacen ante esta necesidad concreta de negocio y con el espíritu de crear una plataforma corporativa, pero al final acabamos cubriendo los requerimientos inmediatos porque el cliente se encuentra con la obligación de dar un resultado rápido”.
Precisamente para dar solución a esta problemática de cubrir la necesidad más inmediata y facilitar la capacidad de gestionar y optimizar procesos, minimizando el tiempo de despliegue, EMC ofrece Documentum xCP, que “ofrece una visión corporativa con soluciones verticales y en un ratio de tiempo muy corto, ayudando a justificar la inversión realizada”,apuntaba Mario Montesinos.
LA GESTIÓN DOCUMENTAL, UNA COMMODITY
Las plataformas de gestión de contenidos empresariales no son una tecnología nueva, ya vienen de años atrás, y podría decirse que ya constituyen una práctica habitual en las organizaciones. Entre los años 2000 a 2004 se querían aplicaciones corporativas de gesstión, ahora se demandan plataformas SOA, de servicios, estándares, y que permitan construir aplicaciones orientadas al negocio sobre una base corporativa.
Antonio Villaverde de Atos Origin observaba en esta línea que“ciertamente el ECM es una commodity, pero estamos detectando con una visión a dos tres años que este tipo de soluciones se están englobando en la estrategia de las compañías. Por eso se plantean proyectos faseados y plataformas que se puedan reutilizar. Los clientes cada vez más trazan iniciativas a dos tres años de plazo, con estrategias de dónde estoy, a dónde quiero llegar, y con independencia de los mercados. En general, todos tienen esa visión, sobre todo, el sector bancario, donde las piezas ECM encajan muy bien en su estrategia para salir de la crisis”.
Sin embargo, quedaba de relieve durante la Mesa Redonda que para que las plataformas de gestión de contenidos formen parte de la estrategia global de las empresas, tienen que tener una justificación muy clara de negocio para su aprobación entre la directiva. “Las decisiones de los clientes van en esta línea, necesitan un driver que sea el detonante para iniciar un proyecto ECM”,ratificaba Jorge Martínez de EMC. “La gestión documental se convierte en una cuestión corporativa ya que impacta en muchas áreas con temas de gestión de archivos, procesos, aplicaciones de negocio, recursos humanos, finanzas, comunicación, portales, imagen corporativa… al final la plataforma xCP homogeneiza toda esa integración”.
Además de esta capacidad de integración, otros factores que pueden inclinar la balanza y que quedaron expuestos fueron el time to market en la implantación, la mejora de los procesos de negocio, la obtención de resultados tangibles implantando un ROI con indicadores de negocio, o la reusabilidad. “Asimismo, lo que ha hecho EMC con Documentum xCP va más allá de la plataforma software, al crear una comunidad online donde se reunen nuestros ingenieros, responsables de productos, partners, clientes… no sólo para participar en foros sino también para intercambiar documentación, componentes reutilizables para la plataforma, diseño de patrones, etc. También existe un catálogo de soluciones xCP donde nuestros partners pueden colocar sus soluciones verticales y venderlas en cualquier parte del mundo. Sería como una solución OEM para xCP”,señalaba Mario Montesinos de EMC.
EL ROI, LO PRIMERO
De nuevo volvió a la mesa de debate la cuestión del ahorro de costes, siempre presente en la mesa de negociación en clave de ROI. “Cuando nos sentamos con el cliente nos pregunta los precios, los ahorros, el nivel de eficiencia en los procesos, la mejora en la atención al cliente… pero lo primero, el precio”,alegaba Antonio Villaverde desde Atos Origin.
Igualmente, aportaba Juan Angulo de Fujitsu, que“hay sectores y escenarios distintos en los que nos demandan interoperabilidad para un proyecto más global; mientras que en la Administración, por temor a la presión regulatoria, quieren soluciones coordinadas, optimizar un proceso concreto, o rediseñar un proceso. Pero, sin duda, lo que piden primero está enfocado al tema de los precios”.
Hay que tener en cuenta que las soluciones ECM son plataformas tecnológicamente maduras, y que las organizaciones se han dado cuenta de que la información es uno de sus mayores activos. Por eso, desde la experiencia de Informática El Corte Inglés, se habla de tres factores:“ahorro de costes, mayor eficiencia en los procesos y competitividad, y aquello relacionado con la atención al cliente. Y ahora mismo, la eficiencia de los procesos y las relaciones con los clientes hay que materializarlos con un ROI que los clientes puedan ver”, definía Javier Gómez.
También coincidía Jacobo Monsell de Indra, en que“el activo más importante de las organizaciones son las personas y gestionar el personal, así como la información que maneja, que es por donde hay que empezar a trabajar desde el punto de vista de la colaboración y de los nuevos modelos de negocio. Es una disciplina que aporta negocio pero que se debe estructurar a través de plataformas como la de composición de aplicaciones, para las que tenemos que contar con la colaboración de los fabricantes”.
Finalmente, se habló del rol que están jugando los estándares en el ámbito de las soluciones de gestión de contenidos empresariales, como el CMIS, que facilita el intercambio de datos entre las plataformas de distintos fabricantes. Y quedaba manifiesto que hay clientes que piden este tipo de estándares a la hora de decantarse por una solución en concreto, si bien es cierto que una vez seleccionada la plataforma, en ocasiones no se termina aplicando posteriormente en los proyectos. “Creo que al final, el beneficiario no es tanto el cliente final como los integradores porque nos aporta muchas facilidades como puede ser la homogenización de la integración”,concluía Jacinto Estrecha de everis.